【Office 實用技能精選】12招 PowerPoint 超實用技巧 自從我們開始被要求要上台簡報後,PowerPoint 就成為我們簡報時不可或缺的利器了。從再熟悉不過的換頁特效到各種五花八門的佈景主題,PowerPoint 已經成了大家展現簡報技巧的一個重要工具,而且許多已經出社會的上班族也會經常用到PowerPoint 向客戶簡報,如何製作出簡潔有力的簡報也變成大家必修的課程。

隨著 PowerPoint 2016推出,也更新了許多以往大家較不順手的介面,還有新增許多隱藏的實用小技巧,像是加入了更依賴雲端的協同合作功能,讓多人可以編輯同一份文件,加快作業流程;另外還有更聰明的助理,只要輸入口語化的指令,PowerPoint 就可以幫你辦到。大家即使更新到最新版的 PowePoint,卻可能還是依照以往的習慣操作,實在是有點可惜,PowerPoint 已經變得更智慧也更直覺,不妨將一些小技巧學起來,讓簡報效率再提升吧!

技巧1. 全新螢幕錄製功能可直接插入簡報中

相信許多人都有過需要將工作過程錄製下來並插入 PowerPoint 中的經驗吧?以往的版本也有支援 PowerPoint 螢幕錄製的功能,但過程繁瑣,使用較不便。在2016版的 PowerPoint 當中,將螢幕錄製功能大大簡化,只要幾個步驟就可以快速錄製你的工作過程,並插入簡報中,快速製作簡報。除了可以自動插入簡報之外,PowerPoint 2016也會幫你把影片檔儲存下來,就算簡報不小心刪除,影片還是不會不見。另個相當好用的功能是你可以決定要錄製螢幕的某個區塊,不必將整個螢幕畫面錄製下來,大大提升你的簡報效率,也讓讀者目光更聚焦。但要特別記得,若你需要將你的聲音錄進去,你的電腦必須要有安裝麥克風才能辦到。

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▲1. 點選「插入」,接著點「螢幕錄製」就可錄製螢幕畫面。

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▲2. 點選「選取區域」進行錄製。

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▲3. 選擇好範圍後就按下「錄製」。

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▲4. 按下「Windows 標誌鍵+Shift+R」就能暫停錄製。

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▲5. 影片會自動插入,在影片上按右鍵選擇「另存媒體為」。

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▲6. 選擇你要儲存的位置及檔名後,按下「儲存」。

技巧2. 活用更多圖表讓簡報內容更靈活

圖表功能可說是設計簡報不可或缺的一項工具,無論是我們再熟悉不過的柱狀圖、圓餅圖還是流程圖,都是幫助我們簡報更清楚易懂的好工具。微軟也深知圖表工具對簡報者的重要性,於是在 PowerPoint 2016年版本中加入了多個全新的圖表,要讓使用更靈活。這些圖表包含了矩陣式樹狀結構圖、放射環狀圖、長條圖、盒鬚圖以及瀑布圖。以往沒有這些圖表的話,往往會讓畫面塞滿各種數據,而且不易使觀眾了解,如今新增了這幾個圖表,可以讓資訊的呈現更清晰易懂。以下將針對這幾個新圖表介紹,尤其是當中的放射環狀圖及矩陣式樹狀結構圖,對於費用支出的紀錄相當好用。

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▲1. 點選「插入」,接著選取「圖表」。

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▲2. 點選「選取區域首先選取「矩陣式樹狀結構圖」。

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▲3. 矩陣式樹狀結構圖可以藉由區塊大小呈現出開支的比例。

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▲4. 點選左鍵選取特定區域,並點選右鍵可快速編輯。

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▲5. 接著選取「放射環狀圖」。

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▲6. 放射環狀圖與矩陣式樹狀結構圖類似,可輸入一樣的數據。

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▲7. 可以點選格式切換區域進行各區域編輯。

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▲8. 接著選擇「盒鬚圖」。

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▲9. 盒鬚圖可以呈現某一數值如何受到一系列正負數值的影響。

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▲10. 接著我們選擇「長條圖」。

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▲11. 長條圖通常被拿來計算頻率,可以看出整體數據的出現頻率。

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▲12. 若要更改圖表的數值,只要點選右鍵即可開啟 Excel 進行編輯。

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▲13. 更改完畢後直接關閉視窗就會套用到該圖表中。

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▲14. 點選任一圖表右邊圖示就能快速切換樣式。

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