微軟 Office 365：5大雲端辦公應用詳細解說

微軟的雲端辦公室方案：Office 365，被微軟視為是年度重量級的產品，包括免費的Office Web Apps (Word、Excel、PowerPoint)、做線上會議的 Microsoft Lync 2010、在 Outlook Online 管理信件、用 SharePoint Online 建立小組溝通網站、建立對外網站。能不能幹掉 Google Docs，請看我們的詳細介紹。在今年六月底，微軟終於正式推出了官方的雲端辦公服務Office 365。由於微軟的MS Office依然是目前全球市佔率最高的辦公軟體，因此雖然已經晚了對手Google Docs好幾步，但是這個雲端方案依然備受矚目。雖然Google Docs也有提供協同工作的特性，不過僅限於可以將文件分享給多個使用者，並且可以記錄文件版本更動的歷史資料。http://www.office365.com ▲ 透過Office 365，可以讓小型的企業或是工作室不需外聘IT人員或是購買商業版Office，也能享有協同工作的便利。雖然Office 365與Office單機版比較起來，在使用上的成本大大的降低。不過Office 365並不是完全免費的，還是要支付月費。目前每個月為美金6元，折合新台幣約為210元左右，與完全免費的Google Docs比較起來價格較高，但是與定價一萬元上下的Office軟體價格比較起來，則成本是大大的減少。 至於這每個月210元的服務，到底能夠擁有哪些功能呢？我們簡單的劃分為三大部分來說明。Office Web Apps是線上版的Office，也是與Google Docs相對應的功能，主要有Word、Excel、PowerPoint、OneNote等四大線上Apps。這些都算是精簡版的MS Office雲端版，在介面上與MS Office一樣，但是主要是讓你用來編輯、修改文件為主，一些單機版比較複雜的功能就沒有提供。比較值得一提的是，在Office 365有提供給MS Office的安裝套件，安裝之後可以直接透過外掛來存取Office 365的雲端文件，加強雲端與單機版本之間的無縫工作，再加上Office 365直接支援新版的Office文件格式，就文件使用的一致性來說，是比較好的選擇。 如果你只是看中Office Web Apps這個方面的功能的話，那麼其實你不需要使用付費的Office 365，因為你只要登入到微軟的雲端硬碟SkyDrive上，就可以使用Office Web Apps，而且還完全免費。▲ Office Web Apps所提供的都是精簡的功能，不過對於多數的文書應用來說，其實也堪使用。SharePoint Online主要可以提供兩大功能，第一是讓小組工作者協同工作，透過共同管理文件來讓工作更有效率。第二則是可以提供簡單的範本，讓你快速建立內部以及外部的網站。內部網站可以讓你建立工作小組的知識庫，將一些常用的知識文件、規範、範本放在內部網站上，供大家存取使用。而外部網站則是可以建立一個公開的網站，讓你行銷你的小組工作，或是宣傳目前正在進行的計畫。▲ 透過SharePoint Online可以快速建立起小組工作成員的內部知識庫，共享重要文件， 以及外部可以訪問的網站。Microsoft Lync 2010是用來進行工作小組成員之間彼此溝通、互動的一個通訊服務功能，可以把它想像成是企業版的MSN Messenger。除了可以進行即時的文字訊息溝通之外，也支援視訊會議或是語音通話。除此之外，針對工作小組彼此之間協同工作的需求，可以讓彼此之間分享桌面、簡報來進行互動溝通、或是啟動線上白板即時透過輸入文字、畫筆等功能，不用會議室也能夠在線上隨時進行溝通。▲ Lync 2010主要的功能在於小組成員間的協同工作方面，包括視訊、語音的即時溝通，以及透過電子白板、簡報、桌面共享來協助的溝通。下面介紹Office 365的重點功能，進一步瞭解這個服務要如何操作使用。＜後面教你如何使用Office Web Apps＞ 當你登入Office 365的主頁面後，Word、Excel、PowerPoint、OneNote等編輯功能是被歸類在「小組網站」的類別之下，你可以任選一種文件類型來開始編輯。選取之後，要先為新建的文件進行命名。在Office Web Apps中建立的文件格式為Office 2007之後的新版格式，例如word所建立的檔案為DOCX，不能儲存成舊版格式。以Word為例，雖然上方與Word 2007、Word 2010一樣也有Ribbon介面，不過可用的功能則少了很多，僅有基本的文字排版功能而已。儲存之後，會跳到「小組網站」的頁面之下， 你所建立儲存的文件，都會在「文件」下方的清單之中列示出來。在Excel方面，也僅能進行簡單的文件輸入的功能。以Excel 2010版的功能來比較，像是「公式」、「資料」等常用的重要功能，在Excel online上也都看不到。至於在PowerPoint方面，則是在提供的播放特效動畫以及範本方面大幅的減少。不過你可以在線上進行PowerPoint的簡報播放作業。你也可以上傳電腦端的檔案到Office 365的雲端上來，必須在「小組網站」中的「文件」下方，找到「新增文件」這個選項。按下「新增文件」之後，就可以選擇上傳文件的方式，在右邊按下「瀏覽」來指定要上傳的文件檔案了。＜後面看看如何用Microsoft Lync 2010來線上開會＞ 必須下載安裝Lync 2010的主程式，而且單機版的Office 2007 SP2以上的版本才能支援。 安裝後就可以用Web Cam來進行溝通互動。在Lync 2010中下拉「共用」選項，就可以與其他的工作小組成員進行線上的互動溝通功能。比方說我們選擇共用桌面，則你的桌面上方會跳出一個視窗框。在這個窗框中的畫面就會顯示在跟你共享的其它小組成員的視窗中。也可以共享PowerPoint檔案，則會在視窗右邊跳出一個簡報播放視窗，搭配語音功能你就可以跟其他成員進行線上簡報。在「共用」功能中如果你選擇「新增白板」的話，則右邊的這個視窗就會變成一個線上白板，你可以在裡面輸入文字或是繪圖。透過下方的工具切換，不同的成員都可以在這個白板上針對討論的事項加入文字，或是圈選重點。在共用功能中還有一個「新增投票」的功能，選擇之後只要將投票名稱、問題、選項依序填寫即可。所有相關成員就會在右邊的視窗中看到這次投票的主題以及選項，簡單的勾選就可以自動進行統計投票結果。＜後面還有：在Outlook Online管理信件＞ 切換到Outlook Web App之後，右邊會列出一些「可以執行其它工作的捷徑」，幫助你快速找到管理郵件的功能，比如說「告訴別人你在休假」。在這裡就可以設定在特定時間內， 任何傳送到你郵件信箱的郵件，都會自動接收到你所輸入的回覆訊息。你也可以設定收件匣規則，就跟使用標準版的Outlook一樣， 設定郵件接收之後的處理規則。它也允許你將你單機版的郵件聯絡人， 透過匯入的方式來新增到網站上。在左下角點選「行事曆」，可以排定你的約會時間表。在行事曆的上方還有「排程助理」，可以設定指定要出席的小組成員，並且選取會議的地點（會議室）是哪一間。左下角還有一個「工作」選項，可以讓你設定待辦事項，將重要的工作放在這裡進行提醒。設定在「工作」裡頭的項目，會在時間快到之前，自動跳出視窗來提醒你不要忘記。＜後面還有：用SharePoint Online建立小組溝通網站＞ 在Office 365的首頁中，選擇上方的「小組網站」連結。預設會給你的小組網站一個範本頁面，這個頁面中上方有小組網站的名稱以及說明的區塊，下方則有可以共享文件的區塊。你只要在上方點選「編輯工具」， 就可以點選任意的區塊進行編輯。點選要編輯的區塊之後，右邊就會跳出一個視窗，可以讓你修改該區塊的標題以及相關屬性。在這個範例中，我們很快就把小組網站的標題以及第一個區塊的說明文字修改完成了。你還可以插入自己的圖片到網站上，只要在「編輯工具」的「插入」點選「圖片」， 就可以選擇要上傳的圖片了。在選擇圖片的視窗中， 選擇要上傳的圖片檔案。插入的圖片可以在網站即時調整圖片的大小。不過建議圖片還是不要太大，否則就算你以線上縮放的方式把圖片縮小，未來在載入圖片時還是會花很多的時間。調整完畢後，按下「儲存後關閉」的選項，接下來就會「瀏覽」的模式下檢視你的小組網站。在這個狀態下， 就不能修改網站的內容了。＜後面還有：建立對外網站＞ 在「瀏覽」的頁面下，在「小組網站」的頁籤右邊，還有一個「網站」的頁籤，這個「網站」指的就是外部可以連接的網站。點選「網頁」選項，則會在右邊列出可以編輯的網站內容。編輯內容非常的簡單，預設已經設定好了網頁區塊以及示範的文字，你只要直接在編輯區中，把你要輸入的文字取代原本預設的文字，就可以進行修改。如果要修改的是標題文字的話，則點選了標題文字後，會跳出一個視窗。在上方「網站標題」的欄位中，輸入你要修改的網站標題，然後按下「確定」按鈕。很快就可以看到對外網站的網頁標題已經修改完成了。當你修改完網頁內容後，要離開的時候，記得要按下儲存的選項，把任何所進行的修改儲存下來。接下來就可以看到修改之後的內容。如果你要讓其他人連到你的公開網站的話，你可以在首頁下方「網站」的地方，看到「檢視您的公用網站」下方附有這個公開網站的網址。只要將這個網址傳給別人，就可以連線過來觀看了。（本篇範例）

微軟 Office 365：5大雲端辦公應用詳細解說

在Outlook Online管理信件

◆ 設定郵件管理規則

Step 1

Step 2

Step 3

Step 4

◆ 執行行事曆及工作提醒事項

Step 1

Step 2

Step 3

Step 4