法蘭克福展覽台灣分公司展會經理王麗薇「People Business」專訪: 商用彩色雷射印表機是高品質首要選擇

在二十一世紀的現今,國家之間的貿易往來十分密切,各國透過實體的交易活動互通有無已經是經濟發展乃至於推動科技進步不可或缺的一環,而這些貿易活動的基礎正是源自於數百年前中古世紀即問世的「市集」,尤其是歐陸地區更是隨著大河流域延伸出往來頻繁的交易活動。

以德國為例,領土內流域最長、最廣泛的緬茵河,早在 800 年前就已經有聚集商人、產品的「展覽」活動,發展至今也成為一種重要的交易形式,而本篇文章的主角:法蘭克福展覽有限公司,就是一個以策劃展覽,為廣大商家帶來蓬勃商機的企業。

就如同公司的品牌名稱,這間企業正是發跡自德國法蘭克福,而德系的展覽公司也有不少是直接以城市為名,像是科隆、慕尼黑,都有著不同產業擅長的展覽活動,而法蘭克福展覽公司,主要專注人們生活最息息相關的傳統產業如民生用品、樂器、衣物的布料開始,歷年來一直延展到汽車零配件、建築技術、自動化機械…等類型的展覽,涉獵可說是相當廣泛。

法蘭克福展覽台灣分公司展會經理王麗薇 Karen,擁有多年客戶服務的經驗,經手品牌展覽也不計其數。


目前法蘭克福展覽公司全球名列前三大,也因為發展超過百年,擁有穩固的基礎,因此在全球各地都設有許多分公司,當然台灣也不例外,早在 1993 年,法蘭克福展覽公司就看中了台灣興盛的製造及出口貿易實力,擁有來自海外大量的訂單,大大小小的企業有極大的參展必要性需求,因此成立了台灣分公司,發展至今邁向第 27 個年頭。

法蘭克福展覽公司位於德國的展覽中心(圖片由香港商法蘭克福展覽有限公司台灣分公司提供)


雖說「展覽」這件事人人都理解,但一個規模龐大的展覽活動到底是怎麼從零開始策劃成型、並付諸於現實的,恐怕就不是一般人所能想像的,為了讓 T 客邦的讀者能夠進一步深入了解這個領域的箇中秘辛,我們也非常榮幸的邀訪到法蘭克福展覽台灣分公司的展會經理王麗薇 Karen,為大家詳細介紹這個行業到底是如何運作的,又有哪些「眉眉角角」呢?

 

展覽規劃不只是一門專業,產值與市場貢獻超出你的想像!

從法蘭克福展覽公司的名稱不難看出這間公司以「展覽」為核心業務的定位,但事實上一個成功的展覽規劃,並非只是單純處理報名、找好場地、做好場佈就能讓展覽順利開張,事實上光是與參展的數百家企業、品牌溝通,了解需求並提供最佳的解決方案,就是一件大工程,尤其對於企業規模在 30人、甚至 20人以下的公司來說,通常公司中不會有專職行銷宣傳人員,因此更需要像法蘭克福展覽公司這樣專業的公司提供全面的諮詢與規劃服務。



簡單來說,像法蘭克福展覽公司這樣的策展單位,就是會展單位與參展廠商之間的「橋樑」,甚至是「翻譯」,但大家可別誤會,這裡指的「翻譯」並非是單純的中翻英、英翻中,而是進一步以「展覽語言」協調雙方的需求與可提供的服務範圍,尤其對於台灣廠商來說,英文並非母語,在參加國外展覽時,可能會不了解展商提出的問題,其中最主要就是在費用與服務範圍的定義,國外廠商的統包服務其實與台灣大大不同,往往在雙方各說各話時就容易造成誤解。
另外,像是台灣廠商會期待透過花錢買到理想中的展出位置,但實際上展覽規劃時可能會有主題、業別的區塊劃分,因此不見得能滿足廠商的所有期待,甚至有時候廠商的期待的展出攤位位置根本就不適合他們的展出內容,導入的人流也並非最適合的 TA…等問題,這時候像法蘭克福展覽公司這樣「居中協調」的角色就非常重要,也決定了展商能否招募到適合的企業參展,而廠商是否真的能藉由展覽達成行銷宣傳的目的。


以法蘭克福展覽公司所擁有的展覽活動來說,一年就多達 100場以上,其中台灣廠商會參與的就多達一半以上,每一次需要服務的廠商也從數十到數百不等,因此每年的產值其實相當可觀,除此之外,對於法蘭克福展覽公司來說,每年繁多的展會活動另一個重要的責任就是「推動產業的整體發展」,以展覽來說,參展能吸引龐大的人潮來到所在地城市中,因此也能同步帶動餐廳、交通運輸與住宿…等產業的發展,對於整個市場的影響力甚鉅。

 

一場大規模的展覽,除了展場中交易帶來的極高產值,也能因為人流而帶動週邊產業獲利(圖片由香港商法蘭克福展覽有限公司台灣分公司提供)

 

成敗皆在「人」,經營的重心不僅止於「溝通」,更在於「關係」

Karen 目前在法蘭克福展覽公司台灣分公司工作已經有相當多年的經驗,在被問到工作上面臨最大的挑戰是什麼,Karen 非常直截了當的回答道:「信任感」。雖說法蘭克福展覽公司在台灣成立分公司已經有 26 年歷史,但還是有許多廠商並不太熟悉這個公司,因此目前 Karen 也正努力拓展公司品牌的影響力,而已經合作過的公司如何進一步獲得他們的信任,也是她認為需要持續努力的重要目標。


Karen 也提到,其實展覽策劃這個行業就是「People Bussiness」,也就是以「人」為組成的一個行業,在客戶還未實際走入展場、看到自家攤位之前,其實他們並不會了解自己公司「買了什麼」,而廠商從提出參展需求到真正配合參展,往往都會有數周或數月的醞釀期,也因此策展公司在這段期間是否有和廠商保持聯絡,有沒有主動詢問需求,是否有主動關心公司的現況,甚至進一步交流業界資訊,都會是廠商未來是否可能合作的關鍵。
即便與廠商走到了合作這一步,在訪談客戶需求到實際規劃攤位,並進一步擴大到內部跨部門協作,甚至與外包商配合…等,都需要綿密的溝通作為基礎,也正因為這樣持續不斷的溝通,最終才能建立穩固的合作關係。

一場成功的展會活動,需要溝通的人可能成千上百,由此可見展覽活動策劃公司的價值所在(圖片由香港商法蘭克福展覽有限公司台灣分公司提供)

 

想入行?精準溝通,兼具熱情與同理心會是核心能力!

在前面的訪談中可以看出,法蘭克福展覽公司這樣以「人」為核心的業務型態,工作內容真的十分具挑戰性,而 T小編也相當好奇,如果想要到這間公司上班,到底需要具備哪些核心能力呢?根據 Karen 面試新員工的經驗分享,她認為除了最基本的英文溝通能力是必要的之外,其他的學經歷並非是唯一考量的重點,反倒是「個性」會是更讓她關注的地方,也因為展覽從規劃到執行,擔任客戶服務窗口會是一個「面對很多人」的工作,是否足夠熱心、有耐心且具備站在客戶角度思考的同理心,都會是相當重要的關鍵。

Karen 本身是德語系畢業,過去也曾任國內知名航空公司的空服員,豐富的客戶服務驗也讓她建立在法蘭克福展覽公司中與客戶「搏感情」的重要能力。


而 Karen 在法蘭克福展覽公司多年也服務過相當多品牌,過去曾是空服員出身的她,因為曾在第一線服務機上的乘客,因此也練就了一身「理解客戶需求」的專業,對她來說,比客戶更在乎自己品牌的思維是相當必要的,往往在多為客戶設想的同時,也為未來可能發生的狀況有所「解套」。
當然,站在客戶角度設想的另一個好處,就是自己也能涉入相關領域更深,也更能為客戶帶來更多新點子、更具效益的解決方案,相對的,能夠做好「聆聽者」的角色,更是這個行業的從業人員需要進一步學習的地方。

 

公司承襲德系血統,著重細節、追求高品質也成為日常事務處理的準則!


在受訪中 Karen 也提到,因為自己是德文系畢業的背景,再加上公司本身也是德系血統的企業,因此對於工作方面的細節十分嚴謹,其中對於展覽策劃、申請所需要的書面列印文件,更是講究成品的品質,除了整份文件的排序不能亂,封面與 LOGO 位置的方向也都會審慎考量之外,文件本身的文字與圖樣夠清晰也是基本要求,更不用說文件不能有髒污,再加上在會展期間的說明會、申請文件的列印量也相當龐大,為了滿足每月上千甚至上萬的高品質列印量,也因此法蘭克福展覽公司採用的列印設備都以雷射列印為主,而且為了確保在展會截止期限前能完成所有文件的準備,他們也一次準備了多款不同的產品,包括大型影印機、彩色雷射印表機與黑白雷射印表機…等。


而今年法蘭克福展覽公司也引進了 Brother HL-L8360CDW 高速彩色雷射印表機,主要看重的就是它高品質、高效率的列印能力,另外這款印表機也能搭配最高可列印達 9000 張的高容量碳粉匣與可彈性擴充的進紙匣,除了滿足大量列印不中斷的需求,單張列印成本也能做到更精省。


法蘭克福展覽公司今年也導入了具備無線連結與高速列印能力的 Brother HL-L8360CDW,看中的就是他它的高品質與易於使用。


除此之外,HL-L8360CDW 在操控的反應速度也相當快,優異的首頁列印輸出速度,在執行列印工作之後,隨即就能在印表機的出紙匣取得文件,更能滿足員工需要的高效率。此外,HL-L8360CDW 中文彩色螢幕操作非常容易,並提供購買後登錄享三年保固的服務,對於企業來說,日常使用更無後顧之憂,相對的也省下無謂的維修時間。


Brother HL-L8360CDW 具備可觸控的彩色液晶螢幕,單機操作十分容易上手。


Brother HL-L8360CDW 本身也內建了 USB 埠可直接連結隨身碟並輸出內存的文件,完全不需要經由電腦操作,更為省時省力。

 

核心理念相同,成就 Brother 作為法蘭克福展覽公司指定事務設備品牌之契機

相較於一般提供產品、服務的公司,法蘭克福展覽公司最為與眾不同的就是作為品牌「後援角色」的定位,更是推動整體產業升級的重要推手,也正是因為「以客戶為重,站在客戶立場考量」的思維,法蘭克福展覽公司選擇了擁有相同核心理念的 Brother 作為事務設備的指定品牌,更重要的是產品的功能性很單純地滿足日常工作所需,這也與德系企業務實為本的精神相契合。


對於法蘭克福展覽公司來說,高可靠度且功能性皆為使用者著想的 Brother 雷射列印產品,會是值得信賴的優質選擇。


也正因如此,Brother 這個百年日系品牌所推出的雷射印表機與複合機,就連吹毛求疵與注重環保的德國人也高度肯定,並在德國擁有高達超過 35% 的超高市佔率,主要原因正是產品設計的用心與產品本身的高耐用度。


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