不在公司上班卻要處理文書作業時，就一定得在家中的電腦上，安裝微軟 Office 系列軟體嗎？答案是你或許可以不用小題大作！除了與微軟 Teams 協同工作的 Office 網頁版以外，不要忘記 Google 文件也特別適合用來處理簡易的文書處理情況，只要擁有 Google 帳號，二話不說打開網頁就能使用，稱得上是更加簡便的 Office 替代方案。
大約在去年初左右，官方為 Google 文件、簡報與試算表等應用程式，追加了所謂的「Office相容模式」，大幅改善微軟 Office 格式檔案在 Google 雲端硬碟中的呈現與排版，由其是 Word 檔案（doc、docx）的改進最為顯著。只不過，雖然排版變得更好看了，但 Office 相容模式卻有個最大缺點，那就是使用者無法對文件進行大幅度的修改（類似於唯獨檢視）。對此，我們如果要在 Google 雲端硬碟中，透過 Google 文件等服務來編輯檔案，就必須要先進行格式轉換的動作。
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開放Google文件共享，邀請協同編輯
雖然同事不在身邊，但既然文書工作上了雲端，那就絕對不能不提 Google 文件強大的協同編輯功能。只要擁有 Google 帳號，所有檔案都可以開放給共同編輯者進行存取。當多人共同撰寫一個檔案時，最重要的自然是權限的管理，對此，Google 文件具備擁有者、編輯者、註解者與檢視者四種身分，擁有檔案的人可以依照每個人的工作需求開放權限，避免一份檔案被多人共筆後變得雜亂無章。
追蹤Googl文件版本記錄，有誰修改一目瞭然
當一份文件有許多人共同編輯時，難免會出現操作失誤或預期外的修改，使得編輯者必須回到舊版本檔案重新來過。Google 文件在雲端加持之下，擁有非常完善的檔案恢復能力，任何人在任何時間點的任何操作，Google 文件都會自動記錄、儲存，而且還提供了能夠手動記錄某個時間點檔案內容的「文件版本」功能。善用「文件版本」的管理技巧，不但可以避免編輯失誤所造成的損失，追加備份方便日後下載，也能確定協作者究竟對文件做出了哪些改動，比起 Word 的追蹤修訂更加直覺且實用。
利用Dropbox檔案請求功能，大量收取他人文件
與同事、同學間的工作交流，並不僅有編輯同一份文件如此簡單，無論各種類型的檔案交換工作，尤其是向他人「收取」資料時，通常以「分享」為出發點的 Google 服務就顯得不敷使用。於是，我們將透過另一個雲端硬碟服務 Dropbox 內建的檔案請求功能，提供給他人一條不需登入就能上傳檔案的連結，藉此收取工作上的必要文件。比起利用通訊軟體聊天室對傳，Dropbox 解決方案更具備隱私性和安全性，也能有條有理管理他人提交的各種檔案，提高工作效率。