善用Adobe文檔處理小工具,實現無紙辦公提升企業社會責任

善用Adobe文檔處理小工具,實現無紙辦公提升企業社會責任

以保險業與銀行業為例,無紙化跟減碳是科技化與數位化的重點。2010 年 2 月起,台灣證交所與櫃買中心訂定「上市上櫃公司企業社會責任實務守則」後,各大上櫃上市公司每年便撰寫「企業社會責任報告書」;此外,在環境永續的層面上,環保署也祭出碳足跡標籤和減碳標籤。

而過往的保險業務員被戲稱為「三袋公主」,出門就帶著要保書、商品建議書和契約變更書,但是利用 Adobe Sign 行動應用程式或者在平板上以網頁版簽署,不僅省下大量碳排放,也不怕寫錯字需要更改。如此,業務人員即可隨時開始工作,即使遭遇如疫情影響等突發狀況也可以移動或者在家辦公;或是企業內部開會只用一次的文件,亦可善用 Adobe Scan 應用程式掃描文件,建立 PDF 後傳送給各部門成員,方便同事即時討論及跟進,有助實現業務及檔案管理無紙化。

Adobe 香港及台灣區高級數位媒體技術工程顧問黃耀興(Ernest)表示:「電腦網路的發達、雲端服務的普及等科技發展,為全面無紙化辦公促成有利條件。此外無紙化辦公在技術上亦已相當成熟,電子簽名的安全性及法律效力等問題已解決。再者在很多公司嘗試讓員工居家工作的當前,更是企業開展無紙化辦公的好時機。」

根據 Adobe 委託 Forrester Consulting 發布的一項《Adobe Sign 的總體經濟影響》調查顯示,企業使用 Adobe Sign 可獲得420%的投資回報率,在三年內為企業帶來680萬美元的收益,並為每筆交易節省6美元。

分析認為,電子簽署不但能節省印刷費、郵遞費,讓員工專注在更有影響力的工作。此外,無紙化亦能增加企業社會責任,對外提升企業形象、強化利害關係者對企業的觀感、增進客戶忠誠度並增加國際競爭力和市場地位,企業社會責任甚至已成為企業吸引優秀人才的因素。

除了為企業用戶提供數位文檔解決方案之外,自疫情以來, Adobe 開放了更多線上資源以供試用,有助個人用戶或者中小企業進入無紙化工作流程。如選擇登入 Adobe Acrobat 網頁版,將可免費使用部分進階工具。 

除了 Adobe ID,連接 Google、Facebook 或者 Apple 賬戶都可以使用 Adobe Acrobat 網頁版的免費進階工具

除了上文提到可供用戶免費使用的應用程式,Adobe 近日亦與 Google 合作,推出五個無需登入、即可通過瀏覽器使用的快捷域名,包括將各種檔案格式轉換為 PDF 的 PDF.new、將 JPG 影像轉換為 PDF 的 JPGtoPDF.new、填寫表格和簽署電子簽名的Sign.new、壓縮 PDF 的 CompressPDF.new 以及創作專案的免費線上工具 Create.new。若能善用以上的文檔處理小工具,誰都可隨時隨地開展工作。

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