你期待實現「郵件自由」嗎?

你期待實現「郵件自由」嗎?

今年4月,《紐約時報》發起了一場關於新冠疫情如何使人疲憊的主題討論,其中有幾十名讀者將疲憊的源頭指向了電子郵件。一位讀者稱電子郵件為「永恆的痛苦」。另一位讀者說:「在最糟糕的日子裡,它讓我流下了眼淚。」

人們使用電子郵件也至少有二十年了,不過,對於電子郵件相對帶來的問題,似乎越來越多。比方說,詐騙郵件、垃圾郵件越來越頻繁,再加上人們轉向社群網路成為主力的溝通工具,電子郵件似乎也沒有那麼有必要。

隨著越來越多Z世代年輕人步入職場,電子郵件泛濫的情況是否可以改變?未來的職場溝通,還會需要電子郵件嗎?

郵件目前仍然是職場溝通的重要工具。圖片來源 Unsplash |攝影 Stephen Phillips 

Z世代:我們選擇新的職場辦公軟體

Z世代——指1997年至2012年之間出生的一代人——正在引領低腰牛仔褲、流行龐克和艾德·哈迪(Ed Hardy)等令人眼花繚亂的復古潮流回歸。

不過,在數位技術上,Z世代似乎跟老一代的人一樣:他們都討厭電子郵件。而且,如果我們夠幸運的話,或許這些年輕人可以把我們從未讀郵件的茫茫海洋中解放出來。 

根據咨詢公司創意策略(Creative Strategies) 2020 年的一項研究,不同世代在主力辦公軟體溝通的選擇上有很大的區別。調查發現,30 歲以上的人首選信箱。30 歲以下的人在協同工作時,首選是 Google Docs(即Google文件),其次是 Zoom(網路會議) 和 iMessage(即時通訊)。

 24 歲的亞當·西蒙斯(Adam Simmons)選擇通訊工具的標準是「只要不是電子郵件就行」。西蒙斯於 2019 年從大學畢業後,在洛杉磯創辦了一家影片製作公司。 他主要透過手機簡訊、Instagram(照片牆) 和 Zoom 與他的八名員工和他的客戶(主要是運動團隊)進行交流。

「電子郵件是你在一個領域的所有壓力來源,它讓本就令人倦怠的工作更加艱難,」 他說。「你查看你的電子郵件,有工作,這是優先事項;然後是房東發的收租單;最後是 Netflix帳單。我認為這是一種非常消極的生活方式。」 

他表示,曾經有客戶寄來的一封工作郵件,被信箱自動分到了垃圾郵件中。他對於現在的電子郵件技術表示:「這真是太過時了!」

他在採訪中越來越激動:歸入垃圾郵件的有時並不是垃圾郵件、他還必須在發送電子郵件之前,將要給客戶審查的影片,先剪輯上傳到其他雲端以備客戶的審查。

「你可以把影片放在Google雲端硬碟,但過程也很痛苦。」

「現在我自己出來做,不想幫別人打工的一部分原因是,我不想經常檢查我的信箱以確保老闆沒有發郵件找我。」西蒙斯說。「這是最有壓力的事情。」

收件箱焦慮:每一代都有

早期,電子郵件剛問世時,每一個有電子郵件的使用者,最常做的動作就是動不動去檢查自己的信箱,看看有沒有人找自己。這叫做「收件箱焦慮」。

就像是後來即時通訊、臉書興起後,我們一樣會動不動就打開LINE、臉書,看看有沒有訊息湧進來是一樣的邏輯。

而當人們主要的注意力集中到臉書、即時通訊軟體後,我們的郵件信箱中,真正找我們的私人信件越來越少,剩下的就是垃圾信件,以及一些公務上的信件。而這個趨勢,帶給我們另外一種新的「收件箱焦慮」:我們不用時時檢查自己的信箱,但是每次打開一次信箱,都帶有壓力。

「每次我收到一封電子郵件,就像被刺傷了一樣。那表示我要做的事又多了一件。」

電子郵件的缺點因新冠疫情而凸顯。本可以靠面對面討論決定的事,現在像皮球一樣在電子信箱里踢來踢去。

郵件信箱中的信件變多了,回覆大量的電子郵件,往往會導致員工忘記其他任務,這造成了一個低效、讓人惱怒不已的循環。

「發送電子郵件後,我必須認真回憶才能記起,在回郵件之前,我在做甚麼事情。往往要想很久才能接回先前的工作。」46歲的紐約建築師維沙卡·阿普特 (Vishakha Apte) 表示。 

電子郵件的訊息令人眼花繚亂。圖片來源《紐約時報》|作者 Genevieve Ashley

多年來,一些人一直試圖擺脫電子郵件。

卡爾·紐波特(Cal Newport)的《沒有電子郵件的世界:在通訊過載的時代重新構想工作》(the World With Email: Reimagining Work in A Page in A Communication Overload)於3月份出版。

書中認為:在「收件箱的暴政」下,我們會失去集中注意力的能力。在電子郵件、工作任務和生活瑣事之間快速切換會把我們的大腦搞得亂七八糟。 「我們也感到沮喪、疲倦和焦慮。因為人類的大腦受不住。」 紐波特在三月份接受《泰晤士報》採訪時說。從2016年起,他就一直在反復強調這一點。

2017年的一項研究發現,大家的收件箱里平均有199封未讀郵件。新冠以來,許多白領員工遠距工作已經近16個月,可想而知近兩年的平均未讀郵件只會更多。 因疫情造成的不穩定對年輕人的工作影響巨大。他們正在重新思考工作任務的優先級排序。也許他們真的能做紐波特所做不到的事情。 

選擇其他辦公工具會更好嗎?

23歲的哈里森·史蒂文斯(Harrison Stevens)在俄勒岡大學就讀時創辦了一家復古風服裝公司,2020年大學畢業後開了一個店鋪。他把他的電話號碼留給客人,並讓客人給他發簡訊或打電話,他說這有助於減輕負擔。

但這也引發一個新的問題——沒有明確的工作和生活的界限。 

史蒂文斯說,發電子郵件跟社群焦慮特別相似,「我認為很多人都覺得發簡訊比寫電子郵件更容易、更方便。(發郵件時)感覺總有一雙眼睛在盯著我,逼著我做到非常專業和一絲不苟。」

他說,比起用電腦鍵盤打字,用手機鍵盤打字感覺上就沒有那麼正式。 而對一些人來說,增加簡訊聯繫這一方式會搞得更復雜,因為這又引入了一種新的溝通方式。 

22歲的奧羅拉·比格斯(Aurora Biggers)是一名記者,她剛從喬治福克斯大學(George Fox University)畢業。她說她經常把電話號碼留給別人。但她收到的簡訊太多,以至於過度佔用私人時間。

她認為,她這一代不傾向於把電子郵件作為主要溝通方式,盡管她很喜歡電子郵件可以明確區分工作和生活界限這一優點。但最困難的一點,是沒有統一的聯絡形式。

電子郵件的主要問題不一定是郵件太多,而是在現在這個科技時代中,生活中同時存在太多別的溝通管道與方式。

「我們不可能期望電子郵件成為主要的聯絡方式,因為一部分人總在辦公室收發郵件,而另一部分人卻不在辦公室坐班。」她說。

「我認為不應該總期待別人會只透過電子郵件聯絡你。」

 

  • 本文授權轉載自:36kr

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