02c48bfbc2f1aee716d834e50cfe41d2 利用 Excel 製作資料表格時,經常會隨著時間及樣本數變多,而讓表格愈來愈龐大,甚至會因為累積的資料量太大,而無法快速及準確地找到關鍵內容。這邊就要教你如何使用 Excel 的格式化條件設定,來找出重要數據資料。

利用Excel製作資料表格時,經常會隨著時間及樣本數變多,而讓表格愈來愈龐大,甚至會因為如何使用累積的資料量太大,而無法快速及準確地找到關鍵內容。當然,雖然說透過建立函數條件,可以在龐大的資料庫裡,篩選出符合條件的資料,但要建立函數條件,說難不難,說簡單也不簡單,最基本的要先知道函數怎麼選擇,才能進行之後的條件設定,其實,還真不是件容易的事。

因此,如果在時間緊迫下,又或是不了解函數怎麼使用時,不妨可以試試Excel內建的格式化功能,透過內建的樣式,再依照情況進行細部的設定調整,就可以在龐大的Excel資料表中,快速突顯出想要的訊息。甚至進一步還可以搭配小圖示使用,讓表格能夠更佳精準的呈現重要資訊。

通常設定格式化的條件,有基本的顯目提示,例如標示大於、小於、等於,又或是將儲存格中的數字,以橫條或色階顯示,甚至也能依條件設定,從表格中挑選出百分比等。這裡就以簡單的個人帳簿為例,透過格式化的條件,可以檢示一年中的各項支出費用裡,哪些超過預算,哪些又符合標準值。

▲在「設定格式化的條件規則管理員」裡,可以針對預設或自定的條件,進行內容的修改

Step 1

選取要做為格式化的儲存格,並選擇「設定格式化的條件」→「醒目提示儲存格規格」→「大於」。

Step 2

跳出視窗後,先點選要做為比較條件的欄位,此例為B2,視窗裡便會出現「$B$2」。

Step 3

為了將此格式條件通用整個表格,將「$B$2」改為「B$2」;並設定表格資料的顯示條件,下拉選單可以選擇預設及自訂。

Step 4

在「設定格式化的條件」→「管理規格」項下,檢查設定條件是否無誤。

Step 5

於出現的視窗可以按下「編輯規格」,進行格式條件的修改。

Step 6

重複步驟1至步驟3,設定其他格式條件。切記每項格式條件設定時,務必要重新選取格式化的儲存格。

Step 7

選取設定的條件格式欄目,並按下選單功能列的「複製格式」圖示。

Step 8

當出現油漆刷的小圖示後,就可下拉到想要套用的行列裡,表格資料就會自動依格式化條件顯示。

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