公司數位轉型的成功關鍵,從檔案協作開始!利用 NAS 私有雲打造多人協作平台,提升團隊生產力

公司數位轉型的成功關鍵,從檔案協作開始!利用  NAS 私有雲打造多人協作平台,提升團隊生產力

近幾年因為疫情影響了全球企業既有的營運模式,過去以集中公司員工在同一辦公場所進行團隊工作的方式被打破,員工的工作場域也由「實體」轉為「虛擬」,而後疫情時代又再度進化之為介於兩者之的「混合型」辦公方式,也就是可能會有部份員工到公司上班,但同時也會有人透過遠端方式與公司同事進行協作。

混合型辦公本質上就是將工作需求的應用工具有系統化的進行整合,並有著完善的管理機制,而其中最主要的關鍵,就在於「資料的歸檔與取用」是否能滿足高彈性、高便利性並符合經濟效益,同時又需要滿足企業高標準的安全性。為了有效統合辦公生產力與管理機制,許多企業都選擇了既有的雲端解決方案,而這類型服務如 Google Workplace、Microsoft 365 …等雲端平台都採用以使用者數量來計價的訂閱制,長期使用使用下來的成本十分可觀。

同時兼具傳統辦公與遠端協作特性的「混合辦公」已成為當下不可忽視的主流形態,也考驗著企業對於數位轉型的未來因應策略。對於規模較小、IT 資源不足的中小企業來說,公有雲端服務的成本問題成為數位轉型的一大障礙;因此,對比擁有完整解決方案且成本相對較低的「 NAS 私有雲」 ,就成為符合經濟效益的做法。在接下來的文章中,筆者就將帶大家了解企業採用混合辦公之後可能會碰到的挑戰,以及如何利用 Synology NAS 私有雲幫助企業數位轉型 打造更便利且費用合理的混合辦公解決方案。

企業採用混合式辦公後會面臨哪些挑戰?

整合「實體」與「虛擬」兩種辦公形式的「混合式辦公」可以預期將成為未來主流,尤其是在後疫期時代實體工作場域逐漸解封的態勢之下,即使有部份企業開放員工返回辦公室工作,但仍然有企業保留原本的遠端工作形式,也因此商務人士會同時面對兩種工作形態。不過雖說混合式辦公看起來只是「雙軌並行」,但實際上仍有不少問題將成為企業經營面的一大挑戰!

挑戰一:多存取來源

對於混合式辦公的運行,「多存取來源」是其中要克服的難題之一,不同於在辦公室內員工使用的設備都是由公司統一配發管理,在混合式辦公型態,員工可能使用的是自家內的電腦或筆電,也可能是行動裝置或其他設備工作,而這些設備非常多元化;因此,公司的資料儲存伺服器或雲端平台需要考量常見的 Windows 之外,mac、Linux 或是行動裝置是否能相容等問題。

此外,混合辦公意謂著員工可以在家或是咖啡廳等其他地點上班,因此除了上述提到的設備多元之外,工作場域的多元性也是需要納入考慮的,而員工身處這些不同的場域,要如何兼顧存取資料的安全性,也會是企業管理上的一個難題。

挑戰二:大量的協作需求

根據統計,現代企業中有高達 83% 的文書工作,都仰賴專業人士共同編輯完成,其中需要耗費大量內部溝通與協作,涉及的人員也包括公司內部與外部的協力者,也因此在混合辦公的趨勢下更需要有高效率的解決方案,讓工作流程的運作更為順暢。

企業該如何面對多存取來源和多協作需求的挑戰?

綜合上面關於混合式辦公的兩大挑戰,不難發現企業需要更具彈性、更靈活的檔案存取機制,讓工作團隊無論是否齊聚同一空間也都能順暢地進行檔案資料的傳輸、分享、歸檔整理甚至是共同編撰。當然,這樣的需求自然也能尋求現有的公有雲端服務來滿足,但如同前面提到長時使用的「成本高昂」問題將會是一道高牆,成為企業數位轉型道路上的阻礙,也因此相較之下,自建 NAS 作為企業私有雲使用是最佳方式,除了相對成本更低,直接使用 NAS 廠商提供的雲端服務應用也能滿足分散式辦工、協作的需求。

以知名的 NAS 解決方案商 Synology 群暉來說,除了選擇性多元的 NAS 產品之外,發展多年已臻成熟的 DSM 作業系統,就是非常簡單易用且擁有多種符合企業混合辦公需求的應用,除了將 NAS 當作檔案伺服器,也能透過各類型應用套件的搭配,建構團隊協作、遠端辦公、即時溝通…等工作模式的需求。

Synlogoy 以 NAS 為基礎打造了功能完整的雲端解決方案,能夠完美符合企業混合辦公的需求。

Synology 如何幫助企業解決混合辦公的多存取來源和多協作需求等挑戰?

針對前面提到「混合式辦公」的兩大挑戰,我們都能利用 Synology NAS 搭配 DSM 系統的套件來因應,其中「多存取來源」可以透過為企業量身打造的「Synology Drive」來滿足多存取來源的「設備多元」與「不同工作場域」所衍生出的安全存取問題,同時也支援檔案分享、遠端資料存取、跨裝置及跨點同步、隨需檔案還原及備份等功能。

另外面對大量的協作場景,能與 Synology Drive 完美搭配的 Synology Office 協作應用工具,可滿足編輯文件、分享檔案、管理電子郵件、寄送即時訊息等,不論是本地或是遠端工作者工作效率皆可大幅提升,也能實現跨平台運行,而且完全可以透過瀏覽器存取與編輯,無需額外安裝應用程式,也能適用於行動裝置。

無論是實體辦公或是與其他團隊成員遠端線上協作, Synology Drive 都能輕鬆勝任。

支援多裝置、多平台,輕鬆存取、上傳工作檔案

Synology NAS 內建 Synology Drive 套件,它能讓你不論你身處何地或是使用電腦、手機或平板等多樣化的裝置,都能在網頁、桌面端程式或行動 app 輕鬆取用 NAS 內的檔案;此外, NAS 也能當作資料備份的檔案伺服器,自動化地將電腦中重要的工作資料進行排程備份。

相較於同類型的雲端平台服務或是套裝軟體需要支付訂閱費用,Synology Drive 平台提供企業與個人完全免費使用,沒有額外的軟體與授權費用,即可享有 NAS 為基礎的雲端整合平台服務,透過瀏覽器、行動 APP 或是桌面端的應用程式等多元存取入口更為方便。

對於經常不在辦公室的使用者來說,Synology Drive 能透過手機 APP 瀏覽、編輯與分享資料的便利性更佳。

多人在線即時共編,團隊協作效率滿分

針對混合式辦工不可或缺的文件存取與編輯,與 Synology Drive 整合的「Synology Office」也成為最符合需求的協作工具,可即時在線進行文件、試算表與簡報的協作,除了支援常見的文書格式檔案之外,也能直接透過 Synology Drive 瀏覽專案文件並直接在瀏覽器中開啟,直接取代市售 SaaS 服務商推出的 Office 套件,並能直接轉換為 Synology Office 格式直接編輯,甚至也能邀請其他工作同事一同線上即時編輯,省去了本地端編輯檔案後再上傳的麻煩,也能避免多人編輯時的版本混亂問題。

在 Synology Drive 中可直接上傳像是微軟 Office 格式的檔案,並能直接在瀏覽器中開啟。 ▲ 像是 PowerPoint 簡報就能直接在 Synology Drive 預覽,若要編輯可點選上方的「在 Synology Office 中開啟」。 ▲ 這時候檔案會轉換為 Synology Office 的簡報格式,即可在瀏覽器中直接編輯。 ▲ Synology Office 也提供與 Excel 功能格式相同的試算表。 ▲ Synology Office 也有對應 Word 的文字檔案。像是 PowerPoint 簡報就能直接在 Synology Drive 預覽,若要編輯可點選上方的「在 Synology Office 中開啟」。這時候檔案會轉換為 Synology Office 的簡報格式,即可在瀏覽器中直接編輯。Synology Office 也提供與 Excel 功能格式相同的試算表。Synology Office 也有對應 Word 的文字檔案。

也因為 Synology Office 具備優異的格式互通性,因此可無縫相容於微軟 Office 的 OpenXML 格式文件、ODF 開放式文件檔案格式,更能無阻礙地與外部組織或客戶端進行檔案交換與協作,同時也能直接使用行動裝置存取檔案,跨平台的支援性十分完整。

除了自己編輯,在 Synology Office 中,也能直接透過分享文件的方式,邀請其他團隊成員即時共同編輯。

推薦使用 Synology NAS 作為混合辦公平台的三大理由

  • 理由一:軟硬體整合的高品質

    無論硬體規格與軟體整合度, Synology NAS 、 DSM 作業系統與相關軟體套件都有更好的效能表現,兼具優異的生產力表現,並易於使用。

  • 理由二:絕不妥協的產品安全

    Synology 擁有專屬的安全團隊 PSIRT 持續監控作業系統與軟體安全,值得一提的是,全球有 69 個組織加入美國 MITRE 通用漏洞揭露計劃 (Common Vulnerabilities and Exposures)的 CVE 編號管理者 CNA 計劃,而 Synology 是台灣首個加入CNA 的組織,不只積極參與國際事務,也承諾 24 小時內會回應安全漏洞問題,有效保障企業資料安全。

  • 理由三:商用服務免授權費

    不像商用軟體有些是訂閱制,有些是買斷制,不是要付年費就是要付更新費,免授權費的 Synology Office 協作解決方案長遠來說可以為中小企業客戶省下許多成本。

Synology NAS 兼具軟硬整合的高效能與出色的生產力表現,並兼顧資料安全性與完全免授權費的優質服務,因此相當值得推薦給需要升級混合辦公環境的企業。

中小企業提升團隊生產力的最佳夥伴 - Synology DS923+

而在今年 11 月「壓軸」登場的 Synology DS923+ 是一款符合居家工作、小型工作室與中小企業使用需求的 4 Bay NAS,淨容量可高達 64 TB 容量的儲存設備,也能搭配 Synology DX517 擴充裝置輕鬆擴充至 9 顆硬碟的配置;除此之外,內建的兩組 GbE 級 RJ-45 網埠也支援 Link Aggregation 鏈路聚合功能實現自動化網路故障轉移與負載平衡,甚至也能利用預先配置了 10 GbE 網卡擴充槽升級為更大的網路傳輸頻寬。

 Synology DS923+ 是一款 4 Bay 容量的機型,整體設計與今年推出的 DiskStation 系列產品有著相同的風格。此外,DS923+ 也能透過內建的 PCIe 插槽額外安裝 M.2 NVMe SSD 作為系統快取,或建置速度更快的儲存集區進一步提升存取效能,記憶體也能最多擴充至 32 GB DDR4 ECC 規格,可透過自動修正資料錯誤來保護資料;在檔案傳輸效率方面,最高可達循序讀取 625 MB/s 與循序寫入 599 MB/s 的存取效率,能夠高效率支援多人同時進行檔案分享、同步、串流與備份。

 Synology DS923+內建了兩組 GbE 規格的 RJ-45 網路埠,可支援 Link Aggregation 鏈路聚合功能,下方也用了 eSATA 接口與電源供應器連結口,右方則提供了一組 PCIe 3.0 x2 介面的擴充槽,還有一組 USB 3.0 埠。▲ 可搭配使用的 10 GbE RJ-45 擴充卡 E10G22-T1-Mini。▲ 可直接將 E10G22-T1-Mini 插入完成安裝。安裝完成後, DS923+ 就多了一組 10 GbE 的網埠可以支援高速傳輸環境。可搭配使用的 10 GbE RJ-45 擴充卡 E10G22-T1-Mini。可直接將 E10G22-T1-Mini 插入完成安裝。安裝完成後, DS923+ 就多了一組 10 GbE 的網埠可以支援高速傳輸環境。

除了硬體之外,發展成熟穩定且兼具易用性的 Synology DSM 作業系統更為使用者帶來絕佳的便利性,除了便於存取的網頁介面能夠支援各類裝置隨時登入使用,內建的「套件中心」更為 NAS 系統帶來更多可能性,包含基本的檔案管理、多媒體應用、資料備份等應用,可一次滿足 IT 愛好者、專業創作者與企業生產力等多樣需求。

 透過  DS923+ 內建 DSM 作業系統的套件中心,可以為 NAS 擴充更多功能,當然也包括混合辦公環境的建置解決方案!

結語

對於企業來說,面對數位轉型浪潮,除了工作團隊的管理與協作方式的改變,與工作流程息息相關的軟硬體方案也需要不小的投資,不過對於 IT 預算有限的中小型企業來說,如何將預算花在刀口上更為重要,也因此 Synology NAS 所提供完備的軟硬體整合方案,就成為最適合企業邁向數位轉型的敲門磚。

Synology DS923+ 會是非常適合打造多人共用混合辦公平台的選擇,除了硬體效能表現不俗,功能完整的軟體套件也能兼顧多平台的支援性。以本篇文章開箱介紹的 Synology DS923+ 來說,就是符合多人團隊協作的入門之選,同時也兼具未來升級的靈活性,包括儲存容量、網路傳輸速度與系統效能都能「按需擴充」,不一定需要在建置時「一次到位」,也讓企業的數位轉型過程更加平順,減少沉重的成本壓力。

透過 Synlogy NAS 建置混合式辦公平台最大的優勢,主要在於其完整的軟體應用,包括 Synology Drive 與 Synology Office 都能符合多人協作的需求,且使用簡單並能滿足跨平台、跨裝置存取的條件,而且完全免費,讓企業無需額外花費購買套裝軟體、訂閱雲端服務的費用就能直接升級完整的解決方案,也能合理掌握長期花費。

當然,對於企業來說,資料存取的安全性也絕對是打造混合式辦公環境的核心要件之一,透過 Synology NAS 私有雲,客戶能妥善保護與管理自家企業的重要資料,享有完整資料自主權,無需擔心受到監控或是重要資料流出的問題,再加上 Synology 持續進行 DSM 作業系統與套件更新,承諾用戶 24 小時內回應安全漏洞問題,對於企業的資料安全提供最完善的保護措施,在數位轉型的路上更加安全有保障!

了解 DS923+ 更多資訊:https://sy.to/ngmnv

Axiang Chin
作者

阿祥,本名秦庭祥(Axiang Chin),是一個專注於3C領域、尤其是行動通訊領域的部落客,自2004年10月開始經營部落格超過18年之久,長期關注3C產品資訊與應用,也有豐富的講師經驗。

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則