從團隊協作的四個階段談起,如何運用Evernote、Workchat、Google、Dropbox解決團隊工作大小問題 大家合力去完成一件事,就是「協作」的概念,傳統辦公室便提供了這樣的作業環境,不過隨著社會變遷,你是否也曾感覺到,有很多工作其實不一定要在辦公室也能完成,辦公室好像就是讓老闆方便監視大家的集中營罷了!

這種工作模式一旦習慣下來,無論是個人或團隊的效率都難以提昇,因為辦公室的環境好壞直接影響工作情緒,而這還只不過是最輕微的問題。

大家都有過這樣的經驗,以往我們都是都是用電子郵件來夾帶工作文件,你改完傳給我,我改完再傳給他,改的次數多了,往返之間,常常可能會有漏看某封信的狀況發生,等到發現改錯版本了,又得重來一次,非常耗時且容易出錯。又或者換一個情境,開個會,非要等大家都到齊才有辦法開始,開了半天,明明已經討論通過的提案,隔天主管又來問一遍,這到底是哪招?工作要用的重要檔案沒有留備份給同事,不小心電腦掛了就一切掰掰,連加班加到死都救不回來⋯

說實在,到底為什麼要雲端協作?就是為了避免以上這些問題重複發生。

四個階段剖析雲端協作

要從傳統工作模式跳到雲端的工作模式並不難,許多雲端工具包括 Google 的服務、Dropbox 與 Evernote 等等,也許你目前已經正在使用,也幫助你提昇了不少個人的工作效率。不過若將思維從「個人」延伸到「團隊」上,除非你是獨立工作者,否則個人就算效率再高,終究得要跟著團隊的腳步才行,要講雲端協作,當然得是大家一起上雲端才行。

發想與溝通,暢通無障礙

過去在團隊工作時,我們會經歷一些事前規劃、工作協調與產出成果的階段,雲端協作同樣需要這些過程,不過運用的工具與方法就大不相同了。像是在專案計畫發想階段,我們可以透過 Evernote 的共用筆記本,先分享工作相關的想法、素材,建立共通的工作知識庫,同時也讓同事彼此之間心裡有個底,大致預測之後的工作規劃與任務走向,如此一來,就可以大大節省在溝通階段工作開會討論、建立團隊共識所花費的工夫。透過傳訊功能,工作團隊不必都集合到辦公室才能開會,另外還可運用 Google 表單建立問卷,線上蒐集同事意見,所以工作地點更為彈性,想在星巴克上班也沒問題。

協作與管理,安全有效率

進入協作階段我們可以使用諸如 Google 文件的共享功能,所有人就能即時透過網路編輯修改文件,在協作的過程中,因為大家都在線上,其實也就一併解決等待往來修改回覆的時間,所有的內容變更馬上就能看得到,大大縮減工作時間。上述階段都是在雲端完成,所以檔案當然也都是放在雲端,這就與管理階段相關了,雲端檔案的分享比用隨身碟傳來傳去更為方便,一份檔案要提供給多人,只需要轉寄分享連結就可以,而 Google 雲端硬碟以及 Dropbox,都具有保存多個版本檔案的功能,不用擔心舊檔被不小心覆蓋之後,無法還原的情形發生,就資料的保全性來講,甚至會比單機作業更為可靠。

方便又多樣的雲端工具

從團隊協作的四個階段談起,如何運用Evernote、Workchat、Google、Dropbox解決團隊工作大小問題

從團隊協作的四個階段談起,如何運用Evernote、Workchat、Google、Dropbox解決團隊工作大小問題

從團隊協作的四個階段談起,如何運用Evernote、Workchat、Google、Dropbox解決團隊工作大小問題

▲現今各式免費雲端服務、協作平台盛行,如 Evernote、Google、Dropbox 等等,協力工作者可輕易將工作搬上雲端,大開方便之門。

(後面為發想階段的介紹)

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