像電腦一樣多工工作才「有效率」?錯!因為你不是電腦

像電腦一樣多工工作才「有效率」?錯!因為你不是電腦

高德拉特博士是以色列物理學家及企管大師,20歲時他就立志要教導別人正確的思考方法,對於傳播正確的觀念抱著極大的狂熱,亦曾於2006年10中旬訪問台灣。創立「高德拉特學會」,於全球廣設分部訓練TOC人才。而他在《關鍵鏈》一書中,曾提到過一個觀點,顯示我們現在的工作方式很有可能是錯的。

他認為:在傳統的生產企業裡面,造成工人工作效率低下的原因,是「沒有效率的多工」。

什麼叫「沒有效率的多工」?舉個例子。你是一名職員,手頭上有擦桌子、買外賣、寫報告三項工作。擦桌子要耗費3個小時,買外賣要耗費4個小時,寫報告要耗費4個小時。這是基本前提。

本來,如果你先擦桌子,再買外賣,再寫報告的話,3個小時就可以擦完桌子,7個小時就可以搞定外賣,11個小時就可以交報告。

但是,實際工作中,分配給你工作的上級,以及和你合作的同事,他們都不會安靜地等著你做完。在實務上,你在進行這些工作的過程中,他們會時時催你:

  • 桌子擦得怎麼樣了?

  • 外賣買好了嗎?

  • 報告寫到哪裡了?什麼,還沒動筆?

於是,為了讓他們滿意,他們每一次催你的時候,你都必須要有進度回報給他們。因此,你不得不先擦一會桌子,再找一下外賣,再寫幾行報告……循環往復,如此交替。

這樣一來,你的工作狀態,就從「桌子(3)-外賣(4)-報告(4)」變成「桌子(1)-外賣(1)-報告(1)-桌子(1)-外賣(1)-報告(1)……」

這樣一來,本來4個小時可以擦完桌子,就會被拖延到7個小時;7個小時可以搞定外賣,就會被拖延到10個小時。

你看,依然是11個小時,依然是這三項工作,本來可以早早搞定桌子和外賣,把後續的工作轉交給對接的人,讓計畫繼續運轉起來,但因為「沒有效率的多工」,因為你需要給其他人回報進度,就導致整個計畫拖延了至少3個小時。

如果在一條生產線上,每個工人都這樣的話,整條線的工作效率,就會被拖垮。

 

沒有效率的多工,如何影響你?

現代很多人都有這樣的工作習慣:寫一會報告,更新一下網頁,查一下資料,收一下郵件,回去做一下資料,點開臉書回應一下,再回去貼圖表……諸如此類。

這是很正常的事情。今天這個時代,專注在一件事情上,已經近乎不可能了。每個人手上都有一大堆任務,Todo List裡都有滿滿的事項,同時開著Word、Excel、PPT,各種即時服務總是同時閃動好幾個頭像……似乎,不能同時處理這些事情,就是能力不夠。

甚至,很多公司裡面,會要求員工能夠進行「多任務工作」——甚至上去104、1111,有好幾個招募要求,就明確寫著:

能夠承受工作壓力,能夠協調多任務工作,能夠同時處理大量事務。

我在第一家公司裡面,親眼見過這樣的景象:AE的桌面永遠開著好幾個聊天框,對面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶,任務欄裡堆滿Excel窗口。她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換,滑鼠飛梭,熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。

但正是這「多任務工作」,正在慢慢地謀殺我們的工作效率。

 

1. 多任務工作,會佔用我們的認知資源

明尼蘇達大學商學院教授Sophie Leroy,在一篇09年的論文中,提出了一個概念,叫做「注意力殘留」(Attention residue)。

他指出,當你從一項未完成的任務A,切換到任務B時,由於A還沒有做完,你的大腦中會有一部分資源,仍然在對A進行處理和運算,你會抑制不住地回想到任務A,從而抑制你對於任務B的投入。

這部分仍然在處理任務A的資源,就叫做「注意力殘留」。

一方面,「注意力殘留」會佔用我們大腦的認知資源,降低對任務B(以及其他任務)的投入程度。

另一方面,「注意力殘留」會在我們的認知中造成「多目標焦慮」,從而使我們產生「認知負擔」(Cognitive Load),降低我們在任務B上面的表現。

什麼是「認知負擔」?簡單舉個例子。當你來上班的時候,我告訴你:你今天要寫完一篇1萬字的報告,寫不完不許下班——你是不是會覺得晴天霹靂?

一整天,這個任務都會沉甸甸地壓在你的心上,讓你心神不寧。你會不由自主地擔憂:要是我完不成怎麼辦?怎樣做才能盡快寫完?

我相信,你這一天的工作,一定表現得非常糟糕。

這就是認知負擔。當一個人大腦中同時存在著越多的目標和任務,他就會越焦慮,用於處理任務的資源會減少,狀態也會下降。

所以,我們常常看到,如果一個人腦子裡裝了太多的事情,他會表現得魂不守舍,對別人的話經常聽不進去,剛交待的事情也很容易忘記——這就是因為,沉重的認知負擔,使他難以騰出更多的資源來處理額外的訊息。

這兩個效應加在一起,共同降低了我們的工作效率。

本質上,人對於未完成的事物,會有一種強烈的衝動,想去把它完成,否則就會一直想到它——這稱為「契可尼效應」。

所以,在工作A和工作B之間來回轉換,不但不會提高效率,反而會不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項任務時,都會因為受到干擾而降低表現。

 

2. 多任務工作,會干擾我們的工作記憶

你也許有一點體會:當你從別的任務切換回去之後,你會忘記之前在想什麼。

人的「工作記憶」(WT)空間,是非常狹小的——它只能同時存放4個單位。即使你透過組塊、分類等方式,把大量訊息聚攏起來,但也很難超過4個單位的限制。

而當你切換出去,哪怕只有幾秒鐘,對新訊息的處理,也會佔據你的工作記憶。由此帶來的後果就是,你剛剛建立起來的記憶,瞬間就被清除出去。

你只能從長時記憶(LTM)中,透過僅存的痕跡,嘗試著把那些訊息再次聚集、組合起來。

先不提這個過程耗費的時間,更嚴重的後果是,也許一個剛剛誕生的點子,就這樣消失了,再也回想不起來。

 

實際上,「多任務工作」的危害,可能比你想的更嚴重。

2014年的一項研究指出,僅僅是幾秒鐘的分心(比如檢查一下臉書、看一下郵件),也會造成錯誤率的顯著上升,甚至可以高達兩倍。

密西根大學的一個研究團隊表示,在企業中,多任務工作幾乎無處不在——每個人在工作的時候,都難免要接一下電話,跟同事討論工作,或是回應老闆的詢問。而這些「多任務」帶來的後果是什麼呢?

它會降低一個團隊20%-40%的工作效率。

這是一個很可怕的數字。當我們在「多任務工作」的時候,實際上被異化了,變成了效率的奴隸:

我們都在想,如何盡快把手頭的事情做完(以便做下一個任務),而不是努力把它做好。

 

像電腦一樣多工工作才「有效率」?錯!因為你不是電腦

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則