【跨平台免費Office軟體大對決】WPS篇:最像MS Office的免費替代方案WPS Office 2016 由於 WPS Office 廠商的開發理念,就是要做到盡可能與 MS Office 的對應程式可以相容,不光是可以開啟檔案,還可以做到在介面、文件顯示以及動畫效果都可以一模一樣的地步,因此與 Libre Office 相比,WPS Office 在文件顯示方面,要比 Libre Office 的顯示更貼近 MS Office 的結果。

尤其是在 MS Office 近年來主推的智慧頁籤的部份,WPS Office 也一樣有提供,因此如果你進入 WPS Office 的時候,乍看之下你一時會看不出來開啟的程式並不是 MS Office 的程式。對於使用者最大的好處就是界面非常熟悉,並沒有需要摸索熟悉操作界面的問題。

更值得一題的是,就連 MS Office 近年來主打的 Smart Art 流程圖,在 WPS Office 裡頭也一樣有。雖然在相容性方面是否與 MS Office 的 Smart Art 可以做到一致還有待測試,但是至少這個功能已經可以幫你做出不錯的流程圖。

比較可惜的是,我們在這裡用的是 WPS Office 2016 Free 的版本,但免費的版本我們僅找到英文版,並沒有看到有中文版可以提供,可能是因為這套軟體的商業版在台灣有代理商的關係。

WPS Office 2016 Writer:文書處理功能實測


          看懂Writer的介面
【跨平台免費Office軟體大對決】WPS篇:最像MS Office的免費替代方案WPS Office 2016

在 WPS Office Writer 中的介面你可以看出與 LibreOffice Writer 就非常不一樣了,不像 LibreOffice 的介面那麼復古,WPS Office 的介面已經趕上了最新的 MS Office 的潮流,整個介面完全引進智慧頁籤,在智慧頁籤的佈局上,基本上與 Word 的介面佈局幾乎一致,因此在使用上來說不需要什麼轉換。

由於 WPS Office 有提供雲端的功能,如果你登入註冊為免費會員的話,每個使用者可以有1GB 的 WPS Cloud 的雲端空間,讓你可以把常用的資料放在這裡,如此一來如果搭配行動版使用的話,就不用為了把檔案帶來帶去而傷腦筋。

選單列比一比
我們可以看這個 Word 2016以及 WPS Office 2016 Writer 中的選單及智慧頁籤的介面比較,基本上主要的選單功能都可以在 WPS Office 2016 Writer 中找到對應的選單,而智慧頁籤中的功能也是一樣差不多。像是以「插入」選單中提供的智慧頁籤功能,我們拿來比較 WPS Office 2016 Writer,發現其實只有功能的排列位置、圖示的大小以及圖案的差異而已,幾乎約有百分之九十以上的功能都可以在 WPS Office 2016 Writer 中找到。
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WPS Office 2016 Writer:與Word文件的文字段落格式相容測試

雖然我們說在免費替代方案中,文件格式、文字段落的設定與原始文件不一致、設定跑掉都是難免的事情,不過 WPS Office Writer 的精準還原程度還真的是嚇了我們一大跳,比照原始文件在 Word 上顯示的結果,幾乎是98%的精準還原程度。以 Writer 來說,開啟 Word 文件的精準程度的確是相當高的。

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WPS Office 2016 Writer:與Word文件的表格、圖表及流程圖相容測試

我們在測試 LibreOffice 的時候講過,MS Office 在表格、圖表以及流程圖等方面都有了大幅的改進,做出來的圖表都相當的美觀而且比較有設計感。但是這些新的帶有設計感的設計,雖然在 LibreOffice 中可以顯示,但是多半都無法修改。不過,WPS Office 卻做到可以相容這些格式,也可以修改的地步,算是相當不容易。

以表格來說,WPS Office 可以完全做到套用表格的版型,然後隨時切換到其他表格樣式的程度,這點相當令人驚艷。而更重要的是,WPS Office 竟然還有提供 Smart Art 的功能,雖然無法做到百分之百與 MS Office 相容,像是在這份測試文件中的流程圖,就還是轉成單純的圖案無法編輯,但是有部分 Smart Art 的流程圖則是可以編輯的,因此使用上的自由度又高出了許多。我們在下一頁會做進一步的介紹。

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WPS Office 2016 Writer:使用SmartArt製作流程圖

SmartArt 是 MS Office 在後期推出的功能,主要是針對過去 Office 裡頭所謂的「圖表」,都是針對一些統計圖表所設計,但是近幾年來隨著企業越來越講究科學管理,因此一些企業管理的流程圖、組織圖也越來越多人會用到,但是又不是那麼多人習慣用 VISIO 這種專門的流程圖工具,因此微軟就在 Office 中加入了 SmartArt,讓使用者可以快速地做出漂亮又專業的流程圖表。

而在 WPS Office 2016 Writer 裡頭提供的 SmartArt 介面,與 Word 一樣是在「插入」功能表中,可以找到「Smart Art」的頁籤來進行使用。不過你可以從比較圖中看出來,Word 提供的 Smart Art 流程圖的類型相當豐富,而且分門別類歸類的很好,但是 WPS Office 2016 Writer 的 SmartArt 數量就沒那麼多,因此一定有一些類型在 WPS Office 2016 Writer 裡頭是找不到的。

至於在 WPS Office 2016 Writer 裡頭使用「Smart Art」的步驟,與 Word 裡頭使用的步驟差不多,一樣是選擇了你需要的流程圖類型後,就可以在編輯區中顯示的流程圖中,預設會有讓你可以填入文字的地方,你就依照指示在該填入文字的部分填入,就可以完成流程圖的設計。而在 Word 裡頭,當你選擇好一種類型的流程圖,是可以在事後轉換成其他流程圖類型的。不過,在 WPS Office 裡頭,你選擇了一種類型的流程圖之後,你只能修改這個流程圖的色彩配置或是文字樣式,但不能更換成其他的流程圖風格。

除此之外,如果你用 WPS Office 2016 Writer 原生建立的「Smart Art」,是否能夠用 Word 來開啟呢?答案是可以的,你不但能用 Word 開啟,也一樣可以改變流程圖的色彩配置或是文字樣式,不過,依然不能在 Word 終將這個流程圖更換成其他類型的流程圖。

Word與WPS Office 2016 Writer的SmartArt介面比一比
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使用SmartArt的步驟【跨平台免費Office軟體大對決】WPS篇:最像MS Office的免費替代方案WPS Office 2016

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WPS Spreadsheets:試算表功能實測


          看懂 Spreadsheets的介面
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雖然說 WPS Spreadsheets 以及 LibreOffice Calc 都不一定能完整支援 Excel 所有的函數以及巨集指令,不過因為 WPS Spreadsheets 還有付費給微軟取得了巨集使用的授權,因此相容性應該還要更高一點。不過,實際上使用者還是需要自己檢查看看,你實際上會用到的函數或是巨集功能是否能夠正常運作。

另外,針對圖表方面的功能,由於 Excel 近年來在圖表視覺呈現方面有了許多的改變,因此有些圖表功能也不一定能顯示出來。不過,基本上如果是單純數據轉換的主流圖表類型,則圖表的數據應該是可以正確無誤的顯示出來,不過在呈現樣式方面則不一定能夠忠實呈現。但是,相對之下 WPS Spreadsheets 對於圖表的還原度還是要比 LibreOffice Calc 來得高。

介面比較
在介面方面,WPS Spreadsheets 的智慧頁籤也真的與 Excel 的智慧頁籤做的相當近似,不但是頁籤的選項非常接近,就連上頭的縮圖也相當近似,因此如果你本來就很熟悉 Excel 的話,應該馬上就能上手。

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WPS Spreadsheets開啟Excel檔案示範:員工出席紀錄

這份「員工出席紀錄」內含有5份工作表,然後會自動去抓取不同的工作表內容,統計出來每一位員工一年內的出席紀錄,自動統計該名員工的休假紀錄以及出席紀錄、出缺勤狀況。基本上,在下方統計員工出缺勤紀錄的這邊,WPS Spreadsheets 所算出來的結果與 Excel 是一致的,表示用到的相關函數轉換過來是沒有問題的。

至於在呈現的樣式以及功能方面,我們可以將這裡的比較結果,與前一篇 Calc 與 Excel 的相容性比較結果拿過來對照,我們可以發現先前 Calc 在表格樣式無法正常顯示框線、缺席日無法顯示的問題,拿到 WPS Spreadsheets 來就全部都不存在。

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WPS Spreadsheets開啟Excel檔案示範:損益表

在這份損益表的試算表中,由於大多數儲存格所顯示的都是純數字,因此在各個工作表上的數字無誤是很基本的。不過在原始檔案中,他們用了一個在 Excel 2010才加入的新功能叫做「走勢圖工具」,這個工具的作用就是能在儲存格中顯示資料列的趨勢,讓報表更容易閱讀。以範例來說,它可以將每個損益表上面的項目,依照每一個月份的收入或是支出,自動繪製走勢圖顯示在前面的儲存格中。

與先前在 LibreOffice Calc 的測試結果一樣,WPS Spreadsheets 一樣沒有加入走勢圖的功能。因此可以看到每一欄前面用來顯示走勢圖的儲存格,就只有顯示藍底而沒有任何走勢圖的圖案。

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利用WPS Spreadsheets製作圖表

當我們在使用試算表的時候,常常會有很多時間需要用到圖表的功能將數據以視覺化的方式表達出來。而在圖表製作這一塊方面,WPS Spreadsheets 也幾乎做到了跟 Excel 的圖表製作「一模一樣」的地步。從插入圖表的界面,乃至圖表的類型、操作方式,以及視覺的呈現效果,幾乎都與 Excel 完全分不出差別來。

我們可以從 Excel 與 WPS Spreadsheets 圖表界面比較圖中看出,兩者在圖表的界面設計上,縮圖按鈕的設計除了顏色之外兩者幾乎一模一樣。唯一的差別只有在 Excel 中的樞紐分析圖原本歸在「圖表」區塊,而 WPS Spreadsheets 則把樞紐分析圖移到最左邊與樞紐分析表放在一起。

Excel與WPS Spreadsheets圖表界面比較【跨平台免費Office軟體大對決】WPS篇:最像MS Office的免費替代方案WPS Office 2016

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圖表製作流程【跨平台免費Office軟體大對決】WPS篇:最像MS Office的免費替代方案WPS Office 2016

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WPS Presentation:簡報工具


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如果說前面在 Writer、Shreadsheets 兩者已經讓你覺得跟 Word、Excel 很像的話,那麼對於功能相對簡單的簡報來說,WPS Presentation 與 PowerPoint 之間的相似程度就自然更不在話下了。在開啟相同的靜態簡報檔案的時候,版面根本不用擔心有差異的問題,至於帶有特效的動態簡報檔案,雖然不敢說也能一模一樣,不過我們在測試過程中還沒有發現有出不來的效果。

而在先前我們在測試 Libreoffice Impress 的時候,我們當時曾經抱怨過, Impress 將備忘錄的設計獨立出來,因此當你要使用簡報時,必須要切換到備忘錄模式才能夠看到自己在備忘錄上紀錄的事項。而這個問題在 WPS Presentation 也不存在,他的設計就跟 PowerPoint 一樣,將備忘錄直接設計在簡報編輯區的下方,因此只要該份簡報有加註備忘錄,使用者直接就可以在同一個頁面看到,非常方便。

WPS Presentation的動畫功能設計缺失

在 PowerPoint 中的特效,分為「轉場」以及「動畫」兩種特效,所謂的「轉場」就是投影片與投影片之間切換的時候,會有的淡入淡出的特效。而「動畫」指的是單獨投影片之內,針對圖片或是文字素材進行的動態效果。

在 PowerPoint 中,「轉場」以及「動畫」是分為兩個獨立的頁籤,可以讓使用者進行設定,設定起來毫無困難而且直覺。不過,在 WPS Presentation 中,僅有一個「Animation」動畫頁籤,而這個動畫頁籤中最主要的特效區塊,卻是用來設計轉場特效的。如果你要針對圖片或是文字進行動畫的設定,則要另外點選「Custom Animation」之後,在右側的側邊欄來設定動畫。

這樣的設計非常奇怪而且很不直覺,就連 LibreOffice Impress 裡頭對於動畫以及轉場的設計,都要比 WPS Presentation 的設計要來得直覺很多,尤其對於簡報來說,動畫算是一個很重要的功能,WPS Presentation 卻在界面上用了最難找到的方式來把這個功能隱藏在一個角落,感覺很不合理,甚至這個部份的功能讓人感覺像是一個未完成品的半調子設計。這也是我們在整個 WPS Office 測試過程中,感覺設計最糟的一個部份。

不過,雖然它的動畫功能在界面上設計的有點「掉漆」,不過在功能上倒是都還算齊備,只是設定上很不直覺。此外,如果將放在 PowerPoint 裡頭設計好帶有動畫、轉場的簡報,拿來 WPS Presentation 播放的話,也是沒有問題的。

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如何切換WPS Office為傳統Office界面 

WPS Office 預設是採用了 MS Office 最新的智慧頁籤的設計,讓所有的功能都能夠呈現在工具頁籤上。不過,並不是所有的人都喜歡這樣的設計,也有些人會懷念傳統舊式的單純工具列的設計。因此,WPS Office 其實也有提供不同的選擇可以讓你選。你可以在 WPS Office 裡頭隨時選擇切換到不同的介面形式,就可以在新、舊介面之間進行切換。

當你切換完畢之後,必須要重新啟動程式才能轉換。另外,雖然可以在新舊介面之間切換,不過實際上不管切換到哪一種版本,功能都是一模一樣的。使用起來並不會因為你切換到哪一種版本而有差別。

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你需要WPS雲端功能嗎?

MS Office 的雲端功能,主要是用來實現協同工作的目的,讓合作工作者可以透過雲端來編修、瀏覽同一份文件。而在 WPS 裡頭雖然加入了雲端功能,但是離協同工作的實現則還很遠,目前僅是用來當成雲端儲存空間使用。

當你免費註冊的時候,可以得到 WPS 提供的1GB 的雲端空間。透過這個雲端空間,可以將你編輯的文件自動上傳到這個雲端,用來實現日後你在外面的時候,也可以透過手機等行動裝置來處理文件。這個雲端空間就跟一般的 Dropbox、OneDrive 一樣,只是它可以整合在 WPS 的介面,使用起來更方便。但是雲端空間目前僅在桌機版可以使用,行動版似乎還沒有將這個空間包含進來。

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在手機、平板上使用WPS Office行動版

由於越來越多人需要在手機、平板上的行動文書處理方案,因此 MS Office 很早就已經推出了相對應的 Android、iOS 版本。而 WPS Office 也很早就跟進,同樣推出了在手機、平板上可以使用的 WPS Office 行動版。

不過,其實你在手機上使用文書處理工具,需要的功能與在桌機上使用一定有很大的不同。原本桌機上那麼複雜的工具,拿到小小螢幕的手機上來,無論是在操作、瀏覽上其實都會是一個很大的挑戰。因此,雖然說在功能上來說或許不是問題,但是就實用性來說,其實手機上使用 Office 工具,根本不需要把桌機的所有功能都原封不動地搬過來。

以 WPS Ooffice 行動版來說,一個 App 就包含了所有 Writer、SpreadsheetsPresentation 等功能,另外還有 PDF 瀏覽、以及可以將圖片轉換成 PDF 的附加功能。不見得可以滿足你編輯所有類型文件的需求,不過當你臨時有需要的時候,還是不錯的好幫手。

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Android行動版本界面檢視

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加入其他雲端到WPS Office行動版

由於手機的特性,檔案搬移不是很方便,因此從雲端來下載檔案會比較便利。WPS Office 行動版支援讓你加入你常用的雲端空間,包括 Dropbox、Google Drive、Box、Evernote、Onedrive 都可以。不過比較奇怪的是,在這裡卻不能綁定他們自家的 WPS Cloud,可能是這個功能在行動版目前還沒有加進來,這也顯得有點「掉漆」。

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掃描圖片成PDF 

在 WPS Office 的行動版中,附有一個「掃描器」的功能也滿值得推薦的,就是它可以讓你利用的手機相機來將需要記錄的文件拍下來,並且帶有簡單的剪裁功能,將多餘的版面去掉。然後將這個圖檔經過處理加強文字的清晰度,最後變成 PDF 的檔案格式保存下來。對於有資料保存習慣的人來講,這個功能應該是挺實用的。

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