第5招 用Google文件分享PDF檔

雖然Google文件無法直接建立PDF檔,但同樣也能利用分享的功能,將PDF檔共享給其他人觀看。只要先將PDF檔案上傳至Google文件,再如同一般Google文件的分享設定方式,指定分享的使用者後,就能夠順利將PDF分享給其他人觀看。也因為Google文件也提供了PDF檔的讀取功能,所以使用者在Google文件上,就可直接開啟PDF檔閱讀,而 不需要其他的PDF閱讀軟體。

Step 1

在Google文件裡,點選欲分享的PDF檔,按下滑鼠右鍵,選擇「共用」裡的「共用」。

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Step 2

在新增使用者的視窗下,可由通訊錄選擇欲分享的對象,或是自行輸入e-mail後,按下 「共用」。

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Step 3

於被邀請分享者的Google文件裡,已可見此份分享的PDF檔。

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Step 4

直接點選就可開啟內容,因為在Google文件也提供了PDF基本的瀏覽功能。

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第6招 Office 2007直接儲存PDF檔

在微軟Office 2007版本以上, 都提供了儲存PDF檔的功能,但Office 2007得先自行下載及安裝擴充工具,才能夠在儲存檔案時選擇儲存為PDF或是XPS(XML Paper Specification格式,而XPS是一種版面配置固定的電子檔格式,Office 2010則把此功能內建了。

Step 1

至Microsoft下載中心的2007 Microsoft Office增益集,下載及安裝「Microsoft另存PDF或XPS檔」的工具程式。

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Step 2

不管是Word或Excel下,按下Office按鈕,選擇「另存檔案」下的「PDF或XPS」。

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Step 3

選擇檔案存放的位置後,再選擇「存檔類型」為「PDF(*.pdf)」,完成後按下「發佈」。

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Step 4

檢視剛儲存的檔案,可發現副檔名已為「.pdf」,並可選擇以習慣的PDF閱讀軟體開啟。

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第7招 存檔後的PDF檔也可瘦身

在PDF檔裡,常見有許多圖片、表格、繪圖等等,這些都是會讓完成的PDF檔變得肥大的 原兇,因此在製作PDF檔時,可以透過PDF編輯軟體,將檔案壓縮小一點,以控制最後完成的PDF檔大小。但如果是收到大型的PDF檔,又有儲存的容量限制時,其實還是可透過軟體,將肥大的PDF檔適度瘦身,不過,這類軟體大都得付費購買。

Step 1

連上NicePDF Software的官網,選擇「Products」,下載及安裝「Nice PDF Compressor」。

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Step 2

於「Single PDF File」處,選擇欲縮小的PDF檔案位置,之後按下「Next」。

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Step 3

之後會出現幾個設定的視窗,只要依序按下Next,並在此視窗選擇縮小後PDF檔的存放位置。

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Step 4

接著會倒數25秒,再按下Next,就可開始壓縮,完成後則會出現壓縮的百分比。

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第8招 分割龐大的PDF檔

PDF檔的頁數不受限制,小的也許只有一頁, 大的可能有數百頁,但是檔案愈大,開啟的速度就會相對變慢,甚至得佔用更多的儲存空間。因此,如果只需要PDF檔中的其中一部分,其實可以透過工具軟體, 將龐大的PDF檔,切分為多個各別的檔案,且坊間有些免費軟體就可使用。

這裡介紹的「PDF Split and Merge」,還提供多種切割PDF檔的方式,包括了指定頁數、均分頁數、檔案大小等等,選項已經很多元,不過,在執行PDF Split and Merge前,得先安裝Java Runtime Environment才可使用。

Step 1

連上官網後,點選「Download」下載及安裝「pdfsam basic 2.2.1」版本。

Step 2

安裝過程中可以選「TranChines」語系,主視窗就會為中文介面,提供的功能則條列在視窗左側。

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Step 3

點選「分割」後,於視窗的右上方按下「新增」,並指定欲分割的PDF檔位置。

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Step 4

視窗中間的「分割選項」裡,提供6種可以分割PDF檔的方式,這裡以「每n頁分割成一個檔案」為例。

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Step 5

接著在「目的地資料夾」處,指定分割的PDF檔將存放的位置,之後再按下「執行」。

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Step 6

完成後就可在設定的資料夾裡,看見一個大的PDF檔,已被分割為數個小的PDF檔。

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(後面還有:合併數個PDF檔、擷取單張PDF變JPG、擷取PDF內的圖片、擷取PDF裡的文字)

延伸閱讀:

什麼都不用裝, Chrome 就是 PDF閱讀器

PDF Split and Merge:分割超大PDF!

 

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