善用 Office 365 筆跡編輯器,不只提升效率還能幫助你思考

在電腦出現之前,很多人可能跟筆者一樣,為了字寫的醜而苦惱不已。不管怎麼對著生字本練字,字跡總是沒有起色。但是拜電腦普及所賜,滑鼠、鍵盤取代了筆的功能,現代人多半煩惱的是要用標楷體還是正黑體,鮮少為了字醜而煩惱了。

鍵盤的問世雖然讓我們的字變得好看、產出的速度也變快了,但還是有些傳統的價值是鍵盤無法取代的。比方說以往用筆寫字時,習慣一邊寫字一邊思考,逐漸產出一篇精緻的文章。反觀現在打字速度太快,腦袋甚至跟不上打字的速度,以致於很多事情在思考上不夠周全、想法也不夠全面。

或許可以說是物極必反吧?邁入數位時代後的步調太快,是不是也使得過去手寫時代那種思考模式跟不上數位化的腳步呢?

幸好現在平板、二合一筆電的出現,讓事情有了轉機。尤其有些手機、平板也都配備了手寫筆,加上感壓技術大幅進展,如今拿手寫筆在數位裝置書寫,也能模擬出傳統紙本時代的手寫體驗。

不過,這裡要談的並不是手寫筆或平板裝置,而是在 Office 365 裡有一個特別的功能:筆跡編輯器。

什麼是數位筆跡?

在 Windows 及 Office 裡有一個名詞叫「數位筆跡」,指的是在不同的裝置上利用手指、數位手寫筆、滑鼠或手繪的方式加上標註、提示文字或繪製圖形。

但是搭配手寫筆裝置,這個功能則可以實現更完整的功能。以 Office 365 來說,像是裡頭有一個「繪圖」的頁籤。如果你使用的是觸控式裝置,則系統會自動開啟 「繪圖」頁籤。

另外,如果你的裝置上擁有手寫筆裝置,而且是「主動式觸控筆」,Office 365 還會偵測觸控筆是否在畫面範圍內,可以讓使用者自動開始手寫數位筆跡。

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接下來我們就進一步來說明,數位筆跡可以幫你做些什麼工作。

基本功能:書寫以及繪圖

這個部分的功能其實應該不用說太多,手寫裝置最基本的就是可以讓你用自然直覺的方式進行書寫以及繪圖。在 Office 365 中的 Word、 Excel 和 PowerPoint,你可以隨時利用手寫筆來進行自然的書寫或是繪圖。

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你可以在「繪圖」頁籤上找到你想要的畫筆,然後選擇你希望的畫筆種類以及筆頭的粗細、色彩。有五種畫筆粗細設定 (範圍介於 .25 公釐到 3.5 公釐之間)。

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當然也有橡皮擦的功能,如果寫錯了你可以選擇用不同的方式來抹去寫錯或是劃錯的部分。

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再來當然是可以直覺地在圖片上進行說明,或是自己繪圖,這對於有時簡報上需要一些視覺輔助的時候也是很便利的。

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利用筆跡選取工具來選取手繪圖案或手寫文字

在 PowerPoint 以及 Excel 裡頭,另外還有提供筆跡選取工具(即 [套索選取] ),讓你可以針對你需要的圖案或是文字的部分進行選取。

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選取了你要的部分圖案或是文字之後,將可以幫你將選取的部分轉成向量物件,然後你可以進行放大、縮小,或是其他進階的筆跡工具應用。

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將選取的部分辨識成文字、圖形、數學方程式

除了將你所選取的手繪圖案變成圖片物件,你可以任意地放大、縮小之外,其實筆跡編輯更有用的地方在於,它還具有智慧功能,可以將你所選取的部分,辨識成你想要的內容。

舉例來講,假如你手寫了一些內容,那麼你可能希望將這些手寫的內容辨識成為數位筆記,方便你將內容歸檔。這時,你就可以選擇將你寫的內容辨識成為文字。

在繪圖工具中,提供了「筆跡轉換文字」、「筆跡轉換圖形」、「筆跡轉換數學」三種工具可以讓你使用。

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其中我們覺得最好用的就是「筆跡轉換數學」這個功能了,過去我們在電腦上要輸入數學公式是最麻煩的一件事情,尤其是平方、分數等等在電腦上很難打出來,用方程式工具也要排很久。而現在,只要直覺的寫下方程式,三秒鐘馬上轉成方程式,省下非常多的時間,的確是方便許多!

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提昇工作效率的筆跡編輯器 

在 Office 365 的 Word 裡頭,則另外針對數位筆跡還有一個特別的功能叫做「筆跡編輯」。用處是針對 Word 文件,你可以善加利用觸控、手寫的功能,讓你用更直覺的方式來編輯整理 Word 文件。

過去我們在紙本筆記本上,你可能會用螢光筆在自己的筆記上畫線標註重點,或是將需要的段落圈選起來、當作重要註記,或是直接將多餘的段落用筆刪除掉。這些作法都是相當直覺的,而現在微軟的筆跡編輯器,就是希望你在數位的 Word 文件上,也能夠實現類似的功能。

那麼實際上筆跡編輯器用起來感覺到底怎麼樣?就讓我們來實際操作看看。

1. 將重點段落標註

當你要使用筆跡編輯器的時候,首先要在「繪圖」頁籤中,點選「筆跡編輯」的功能。

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再來就是用筆將你要的段落圈選起來。

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你圈選起來的段落會直接被選取,接下來你就可以透過下方浮現的工具列,針對這個段落來選擇是否要加粗或是變更段落格式、更換文字顏色,用來加強這個段落。

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2. 用螢光筆進行重點註記 

再來我們看看螢光筆的功能,首先當然還是要選擇「筆跡編輯」功能,然後在畫筆中選擇螢光筆。

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現在我們就用平常在傳統筆記中使用螢光筆一樣,在你要的段落文字上用螢光筆劃過去。

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你會發現原本歪歪曲曲的重點線條,會自動變成工整的螢光筆重點線條,讓整個筆記看起來更整齊。

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除了上述的功能之外,如果你覺得整段文字都想要用螢光筆標重點,你不需要一一畫線下來,像是下圖這樣,你只要在需要的段落上圈選起來即可。(為了方便區隔,這裡我們選擇用綠色螢光筆)

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圈選的段落就會自動幫你標示成螢光筆的段落了。

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3. 直覺地將不要的段落刪除

再來則是刪除不要的段落或是文字,這裡一樣是使用「筆跡編輯」功能之後,選擇螢光筆之外的其他畫筆都可以使用。 

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將你要刪除的段落,整段用曲折線選擇起來。

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然後你就可以看到剛剛選擇的段落已經刪除了。

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同樣的方式你也可以用在刪除部分文字上,只要在要刪除的文字部分用曲折線劃過就好。

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你可以看到文字已經被刪除了。

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筆跡重播

除了上述的功能之外,如果你在一個筆記上,畫了很多的重點,有時你可能會忘記自己標註的順序,以及忘了自己當初標註這些重點時,標註的邏輯是什麼。

針對這個問題,Office 365 還提供了「倒帶」、「重播」等筆跡功能,可以追蹤你的筆跡工作,並且加強文書溝通的架構以及邏輯,讓協同工作都可以更直覺。

如下圖,是我們已經針對一份文件進行的筆跡標註。

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現在點選「繪圖」中的「筆跡重播」功能。

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你會看到整個頁面下方出現一個類似影片的播放列,隨著影片的播放,可以重新回顧當初你在這一頁手寫下這些標註的過程。

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結論

十幾年前,我們還覺得手寫的速度太慢、字寫的太醜,所以當電腦出現之後我們通通都學會了打字。在過去這些年來,我們產出文字的速度的確是變快了,但是相對來說,我們也失去了以往的品質,像是越來越多文章中會出現錯別字,而且文字的內容含金量也越來越少,這些也都是在數位時代下,因為產出速度變快,人腦跟不上的結果。

因此,手寫的需求又漸漸的浮現,畢竟「用手寫字」還是人類最自然、最習慣的一件事。但是,數位化時代,重回紙本寫字是不自然的,因此,我們必須重新學習怎麼讓手寫的傳統,與數位的文件可以變得並存。

而微軟在 Windows 以及 Office 365 中這幾年開發的「數位筆跡」,以及一系列的這些工具,就是微軟針對傳統與數位並存的需求,進行的一個嘗試。用最直覺的方式來協助我們處理文件,並且也能夠兼顧效能與效率的需求,尤其是數位筆跡編輯器,就帶給我們文書處理的一種新體驗。

MS Office 初代推出的時間是 1990 年 11 月,發展至今已經有 28 年了。但是長期以來都還是以滑鼠、鍵盤為主要輸入工具。而數位筆跡的加入,可以說是為近三十年以來的 Office 帶來介面的新革命。某些功能或許現在看起來還不見得很成熟,但是相信在持續的開發以及完善之後,將會帶給使用者更驚艷的使用體驗。

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