某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料 數位化以來,我們每天處理的文件數量越來越多,幾乎已超出了大腦能夠記憶的範圍,尤其當幾個專案同時進行的時候,真的搞不清楚自己到底把某一份文件儲存在哪個資料夾,一旦不小心將 A 專案文件放到 B 專案去,這看似小小的錯誤,可能會造成日後相當巨大的困擾。當資料量越大,「怎麼找到正確的文件」不只是數位時代最重要的課題之一,也是提昇工作效率的重要關鍵。

提到企業組織的資料管理,許多公司會透過區網設置網路硬碟,也就是俗稱的「公槽」,讓大家可以把需要共用的檔案放到上面。但後來發現這樣有衍生更多的問題,像是每個人可能都有一份副本、資料不同步、同時存取同一個檔案導致檔案錯誤,更重要的問題是,因為所謂的「公槽」是設在區域網路內,而在這個凡事講求行動的年代,人只要離開公司就無法存取檔案,無疑是拖慢工作效率的大殺手,於是乎 OneDrive、Dropbox 之類的雲端平台應運而生,讓員工們都能在雲端管理資料,無論是私人檔案或是公司檔案,透過帳號以及權限的設定,在管理上能做到公私分明。最重要的是,再也不必受限於區域網路、可以隨時隨地存取需要的檔案。

但是,正如一開始所說的,雲端儲存固然讓存取檔案這件事免受時空限制,但文件的管理靠的還是大腦,而需要的文件到底放在哪這個問題可能還是會持續困擾著你。不過,微軟針對這個狀況,在 Office 365 裡提供了一個叫做「Delve」雲端數位文件推薦器的服務,可以幫助用戶管理、探索真正需要的文件資訊。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

3 張圖快速瞭解 Delve 如何使用

Delve 是一個整合社群平台與檔案管理兩種概念的複合產物,所以你可以在 Delve 的介面上看到被大量存取的熱門文件。Delve 本身並不具備儲存檔案的能力,只是一個檔案彙整的介面,基本上檔案還是存放在 OneDrive 或 SharePoint Online 上的。或許你會疑惑,如此一來別人不就連你的私人文件都看得到了嗎?這點你不用擔心,因為每一份文件都可以設定權限,因此在平台上大家都看得到的只有自己有權限存取的文件,以及原本就設定為公開的文件。其它人不會知道你讀取了哪些私人文件、或接收了什麼 Email。

Delve 的主要介面如下圖:

(1) 你個人的 Delve 頁面。

(2) 其他成員的 Delve 個人頁面。

(3) 目前最熱門的文件、最多人使用的文件檔案。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

當你點選上圖的(1)「我」的時候,可以進入到你個人的主頁面,匯集的都是你最近使用的文件,省去重新翻找檔案路徑的困擾。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

在個人主頁面中主要的區塊如下:

(1) 個人簡介:列出你的個人資訊,以及今天的文件相關活動。

(2) 最近處理的文件:這裡會顯示你最近處理的文件以及電子郵件中附件的檔案資訊。

(3) 檢視其他人的頁面:如果你組織中的某位成員有共享文件給你,當你點到他的頁面的時候,就可以看見該文件,而該位成員沒有分享給你的文件並不會在這邊出現。

作為比對,假設你在(3)點選了其他人的圖示,就會跳到下面這個畫面,基本上跟你的個人頁面差不多,只是在個人簡介的部分少了一些可以編輯的部分:

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

Delve 如何幫助你快速找到想要的文件?

瞭解完 Delve 的基本架構後,回到一開始我們遇到的問題:Delve 如何協助我們快速找到正在尋找的文件?

不妨想一想當我們在尋找特定文件時,我們的思路是什麼樣的?首先,我們會想到用檔案名稱來找,但我們不一定會記得檔案的正確名稱。於是我們接著會開始回憶這份檔案是什麼時候建立的、由誰建立的、檔案的內容主要是在描述什麼....諸如此類的。如果依照傳統的思路,或許我們的下一步就是去詢問可能與這份檔案有關連的同事。

而現在有了 Delve 這個小幫手後,主要有三種方法來幫助你找到文件。

1. 如果是最近的活動,基本上你只要一登入Delve,就可以在你的個人頁面上看到自己最近文件相關的活動,從這裡就可以找到檔案了。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

2. 如果你記得與這份檔案相關的同事的話,也可以點選他的個人頁面來尋找,但前提是你有跟該位同事共享此份檔案或是該位同事有分享此檔案的權限給你。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

3. 你也可以利用搜尋的方式,輸入關鍵字,一樣可以找到相關的檔案。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

不過,Delve並不支援所有的檔案,它支援的檔案類型是有限制的。支援的內容類型、儲存的位置主要有三種:

1. 儲存在商務用 OneDrive 或 Office 365 中的 SharePoint Online 文件:這些位置中的 Office 文件、PDF、OneNote 文件、SharePoint Online 網站中的內容(例如工作和頁面)、影像檔等等。

2. 電子郵件的附件:在 Delve 中以電子郵件附件形式共用的文件,會在與人員進行的電子郵件交談中顯示。在你自己的頁面上,會看到已透過電子郵件傳送附件給其他人。而其他人會看到您以附件形式與他們共用的文件。

3. 已上傳至 Office 365 影片入口網站 Stream 的影片。

在 Delve 中將文件進行分組或是共用

其實上述的這些方法,已經可以讓你用最直覺的方式來進行檔案的尋找以及管理了。不過,因為在組織裡頭,有許多文件通常都是小組成為之間共用的。針對這種型式的文件,習慣上我們可能還是希望有一個共用資料夾之類的方式來進行管理,會比較像是傳統的管理方式。

Delve 並沒有所謂的「共用資料夾」,不過他們有一個功能叫做「版面」算是替代的方法。其實所謂的「版面」更可以理解為標籤,你可以針對一個專案中的文件建立「版面」,將所有與這個專案成員共用的文件全部都加入這個「版面」來。如此一來,同一個專案的成員就可以透過這個版面,來找到所有專案相關的文件。另外要說明的是,因為不同的專案可能會用到同一份文件,因此同一份文件也可以設定許多個「版面」來管理。

下面就是快速建立版面,以及與其他成員共用版面的步驟。

1. 在文件區塊中,點選「版面」的圖示。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

2. 接下來會跳出這份文件的「管理版面」的視窗,在下方輸入這個版面的名稱,範例中我們命名為「A專案」。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

3. 設定完之後,在你的首頁左側欄下方,就會看到新增的「版面」內容。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

4. 點選進入之後可以看到「A專案」這個版面之下所有的文件。如果你要將這個版面與其他人共享的話,則要點選上方的「傳送連結」

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

5. 接下來就會開啟你的Email程式,將這個連結傳送到你要共享的小組成員即可。

某份文件「之前好像看過」? Delve 雲端數位文件推薦器讓你在對的時間找到對的資料

但「版面」只是 Delve 中的輔助功能,Delve 的存在還是針對個人檔案管理而設計,如果是專案團隊成員間的檔案共存建議還是使用 Microsoft Teams 的團隊檔案存放功能比較直覺。

邁入數位文件時代,你需要一名負責管理文件的幕後軍師

從上面的介紹不難看出,有了 Delve 整個過程中其實你需要針對「管理」進行的設定並不多,甚至可以說是只要文件編輯完畢,管理工作就算完成了。你不需要花時間跟心力在「管理文件」這件事情上,幕後自然有 Delve 幫你搞定。

你不妨試著想想,也不過就是五、六年前的事,你每天花了多少時間在管理公司的文件?而花了那麼多的時間管理文件,每天在那邊建立資料夾名稱、檔案名稱、還在文件檔名標註版本一、版本二......重點是費了這麼多工,對於「找到文件」這件事的實質幫助有多少?

而幾年後的現在,我們每天處理的文件量呈現倍數成長,而且文件只會越來越多,如果還依靠那種傳統的手工方式來管理檔案,管理系統遲早會崩盤。而 Delve 則真正做到了讓你管理檔案於無形,而且又能更快速、更正確地協助組織中的每一個人,在對的時間點找到每一份所需的文件。

而且你完全不需要擔心有隱私的問題,Delve 中可被搜尋的檔案都是你有權限使用的;換句話說,除非你主動提供該份檔案的權限給某位同事,否則他是無法從任何地方看見或是搜尋到此份檔案。

如果你或你所在的公司正在使用 Office 365,那麼趕緊把 Delve 打開來用吧!有了這個文件管理軍師助陣,你會赫然發現原來「不用管理」才是管理檔案工具的最高境界。

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則