Microsoft Teams教學:帳號申請安裝、線上視訊會議、一對一私訊、群組聊天、雲端檔案共享

線上協作的工作方式,在網路及行動裝置興起後,一直都是被眾多企業所關注的議題之一,如Slack以及後來的 Microsoft Teams 等服務,在國外可說是行之有年,不過這種不需直接面對面的工作型態,對於台灣以中小企業為主的辦公室環境來說,因為 LINE 的方便性,所以一直都並未成為主流的解決方案,頂多算是備而不用,平常大家還是得進公司辦公室打卡上班。

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以溝通為中心的Microsoft Teams

然而沒有人會預料得到,疫情竟來得如此又急又快,在不影響工作效率的前提下,不得不重新考慮「在家上班」這件事的可行性,如此一來,傳統的 LINE、FB 等個人化工具,在兼顧即時溝通、視訊會議以及共同作業上,就不免顯得有些侷促,甚至有安全上的疑慮,選擇打包成單一平台的服務會省事得多,本篇就以 Microsoft 旗下的 Teams 來進行範例。

重點1:最多人用的LINE雖然也有桌面版程式,但由於公私聯絡人、群組混雜在一起,加以廣告又多,並非理想的解決方案。

重點2:針對在家進行視訊會議的隱私性,微軟Teams則加入AI臉部辨識的背景模糊功能來因應。

重點3:Teams的每一項功能拆開來,都有其他程式可以取代,但Teams的最大優勢,就在於它強大的整合能力。

Teams的帳號申請與安裝

微軟的 Teams 其實是歸屬在 Office 365之下的團隊合作平台,並透過「聊天室」的表現形式,促進同事以及團隊之間的溝通,同時 Teams 也將工作上會用到的相關應用,包括郵件、文書處理、檔案交換、視訊會議等功能全都整合在一起,方便對應不同的工作情境需求,其中免費版本主要針對個人與小型團隊,如果公司規模較大,則需購買商務版本的 Office 365,才可支援更多使用者及開放進階功能,如果你的公司或學校原本已經有採購 Office 365,就無法再重複申請 Teams 免費版。 

申請網址:https://long.af/bpkujp

1.至Teams申請網頁,按下「免費註冊」。

2.在輸入電子郵件這邊以Microsoft帳號為優先,如果沒有的話,後續流程也會協助你建立新帳號。

3.接著會詢問你的主要用途,這裡便以「公司使用」為例,按「下一頁」。

4.如果不是用Microsoft帳號申請Teams,網頁會協助你建立帳戶並登入,接著會請你輸入公司與地區,按「設定Teams」。

5.Teams有提供Web網頁版及Windows程式版,功能相同,如果擔心沒開網頁而漏接訊息,也可使用安裝版較安心。

建立頻道邀請工作伙伴加入

Teams 本質上算是一套傳訊軟體,因此「團隊」與「頻道」即是 Teams 的核心,可以把它想成是一種公開的聊天室,團隊是由多個頻道所組成,就如同公司組織是由眾多部門所組成,不過 Teams 的團隊與頻道應用方式較為靈活,團隊的成員可以閱覽並搜尋所有公開頻道的內容,並可自行決定是否接收每個頻道的通知,而即使是在公司體系之外的成員,也可以用「來賓」的身份加入頻道,參與相關的工作討論,針對較敏感的資訊,管理者也可建立私人頻道,邀請特定成員加入,至於不需要的頻道亦可刪除,不過要注意該頻道內的聊天記錄也會消失。

1.進入Teams之後,團隊名稱預設為申請時所輸入的公司名稱,亦可自行更改,按下方「邀請人員」來新增成員。

2.共有三種方式,包括提供連結、匯入通訊錄等等,適合一次邀請多名人員進入團隊。

3. 如果要新增公司之外的人員為來賓,可透過「團隊」旁的「…」按鈕,選擇「新增成員」。

4. 輸入對方的Email之後,即可選擇「將…新增為來賓」,並按下「新增」即可。

5.收到邀請信的人,打開信內連結並按下「接受」,如果本身沒有Microsoft 帳戶的話,仍需要申請一個才可登入Teams。

6.受邀請者登入後,輸入名稱按「下一步」即可加入,成為團隊中的成員或來賓。

7.要知道團隊之內有多少成員,可在團隊的「…」點選「管理團隊」。

8.在「成員」的分頁即可查詢目前團隊的所有成員,管理者可在此提高成員權限為「擁有者」或刪除成員。

9.由於所有新增的成員都歸在同一團隊之內,為了使討論內容不要都混雜在一起,在團隊之下可再「新增頻道」。

10.輸入頻道名稱後,在「隱私權」項目有標準及私人兩種類型,可依實際需求選擇。

11.如果選擇「私人」的話,還需要「新增」指定的團隊成員,在私人頻道的聊天內容只由有頻道成員才看得到。

一對一私訊以及群組聊天

團隊管理者為了頻道管理上的方便,對於成員權限多少會有所限制,因此一般成員可能無法像管理者一樣自由的建立頻道,而且在公開頻道的內容,是所有成員都看得到的,有些與工作沒那麼相關的事,或只是想跟同事分享有趣的影片,不想廣而告之,便可利用 Teams 的聊天功能,在此除了可以進行一對一的私聊,也能拉幾個工作上較密切的同事自由組成群組,其對話內容也只有群組對象才看得見,不會公開到頻道上,甚至還有貼圖可用,等於是將過去我們所習慣的 LINE 對話功能,也一併整合到 Teams 當中了。

1.在Teams中點選「聊天頁籤」,並按下上方的「筆形」按鈕新增聊天。

2.輸入Email搜尋團隊成員,點擊後即可進行聊天,不必像LINE一樣需加入好友。

3.點開下方聊天視窗的文字編輯器,可以看到各類格式、段落以及縮排功能均相當完整。

4.貼圖功能除了表情符號與GIF動圖外,也可支援自行輸入文字內容。

5.在步驟2的收件者欄位右方點選箭頭圖示,則可建立對話群組,同樣以Email搜尋成員加入群組即可。

立刻進行線上視訊會議

雖然 Teams 免費版及商用付費版均支援線上視訊會議功能,不過只有付費版本才能夠整合 Outlook 行事曆,提前進行線上會議的排程,如果是免費版的話,僅能在團隊頻道由管理者或成員來召開即時性的會議,最多可以支援250人一同進行會議,並可自由決定是否要開啟麥克風與攝影鏡頭,同時也可分享簡報資料與建立白板,由於會議本身是對團隊開放的,除非會議發起人是在私人頻道召開,否則任何成員看到頻道訊息後,其實都可以直接加入會議,不一定要等待邀請才能進入。

1.進入團隊或頻道頁面,點選下方聊天工具列的攝影機按鈕。

2.輸入會議名稱後按下「立即開會」。

3.在人員的欄位用Email搜尋或按「…」選擇「要求加入」,他們的Teams頁面就會跳出要開會的通知訊息。

4.如果成員有開啟攝影機,便可進行多方視訊會議,如果要分享電腦畫面,則按工具列的分享圖示。

5.除了分享電腦桌面的視窗外,平板使用者也可分享「白板」來手寫會議重點,要退出會議則按「掛斷」。

檔案的共享以及線上文件協作

同事之間免不了會有工作檔案交換的需求,如果檔案較大,大家又不在同一間辦公室內,可能就需要透過雲端空間來傳遞, Teams 本身也提供了檔案共享的功能,可透過 Teams 直接上傳檔案,也可 Tag 特定成員或頻道,讓需要的人可以立即獲得通知並取得檔案,不用再透過Email或轉寄連結的方式,日後要查詢、整理也比較方便,如果上傳的是 Word、Excel、PowerPoint 等  Office 文件檔案,還可以直接讓成員在線上進行即時協作,就算同時間有其他人也在編輯同一份檔案,最後也會自動將所有人的變更合併在一起。

 1.在團隊頁面對話框下,按下迴紋針圖示來新增檔案。

2.除了從自己的電腦與 OneDrive 空間上傳外,也可以從以前團隊與頻道上傳過的檔案去搜尋。

3.上傳完成後,可用「@」來 Tag 成員或頻道,讓他們獲得即時通知,按下箭頭圖示即可發送。

4.雖然有 Tag 成員,不過因為發在公開的頻道,所以在團隊中的所有成員均可存取檔案。

5.至「檔案」的頁籤便可檢視過去團隊成員曾經分享過的檔案列表,不用再從歷史對話中去尋找。

6.按下「新增雲端儲存」可以加入個人雲端帳號,之後就能從自己的雲端空間分享檔案到 Teams。

7.針對成員所分享的檔案,按下「…」除了可以選擇「下載」,亦可直接「在Teams中編輯」。

8.如果是 Office 的 XML 編碼格式文件檔,如docx、xelx檔,便可直接在 Teams 視窗下進行內容編輯。

9.同時間若有其他成員進行編輯,工作列會出現用戶名稱,也能看到即時的變更,按「交談」可即時傳訊。

10.如果擔心文件編輯視窗擋住了團隊的聊天視窗,可按「…」另外以瀏覽器進行文件編輯。

11.接著會開啟線上版 Office 365讓使用者繼續工作,此外還可透過「共用」按鈕將文件分享給團隊成員之外的人。

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