結合LINE、Telegram、ZOOM打造最佳團隊交流方案,遠端協同工作不該「只有一套」!

遠距工作與實際到公司上班最大的差別,莫過於無法與同事、夥伴面對面接觸,這也造成了很多事物溝通上的困擾。

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隨時與同事保持聯繫,在家上班社交不中斷

幸虧網路突飛猛進的發展,人與人之間變得越來越沒有距離,無論是直接利用台灣民眾相當熟悉的通訊軟體 LINE,進行簡單的交流來輔助作業,或者尋求新興平台 Telegram,組織小組會議高效管理檔案,甚至於透過專業軟體 Zoom,開一場零時差的視訊會議,只要擁有網路,依然可以感覺到同事們似乎彷彿身處同樣空間,毫無距離的隔閡。

特色1:國人常用的LINE除了有貼圖、付款功能外,別忘記它本身是套通訊軟體,有許多小訣竅可以輔助工作流程。

特色2:Telegram的群組功能比起LINE要強大許多,也具備更完整的管理權限與檔案管理方案,相當適合用來進行業務交流。

特色3:專業視訊會議軟體Zoom比起其他競爭對手,有著不可思議的輕便性與易學度,即使免費使用也以非常足夠。

最簡便的會議軟體,透過LINE與他人面對面交流

國人常用的 LINE 除了文字傳訊和貼圖功能外,其實在群組、語音和影像通話方面,還有許多近期追加的新功能。假設公司的同僚們都懶得尋找其他的通訊軟體,那麼 LINE 內建的多樣化視訊方式,其實在工作上就已經十分堪用,拿來辦場小型的會議不會有太大問題。只不過,LINE 的通話與視訊品質並非上等,要使用複雜功能協助團隊作業流程時,還是得求助於專業軟體比較好。

 1.在群組中發起語音對話的途中,可以點選攝影機圖示,直接轉換成視訊會議,當然直接發起視訊會議也是可以。

2.LINE電腦版升級到最新版本後,新增了分享螢幕畫面的功能,點一下相應圖示就可以用電腦畫面替代視訊鏡頭。

3.要停止分享自己的電腦畫面,點一下右下角的「停止」,或者回到聊天室再按一次圖示即可。

4.LINE群組中還有一種「單向視訊直播」稱為Live,啟動後只有發起者的畫面會被播送,適合用在簡報、教學等情境。

5.當發起者開始Live直播後,聊天室畫面的上方,會直接出現視訊畫面,其他人在下方聊天區塊則能維持討論。

善用Telegram群組各式功能,提高小組溝通生產力

最近 Telegram 是套非常火紅的通訊軟體,雖然它的群組功能無法發起通話或視訊會議,不過卻能夠非常高效率管理訊息、文件與各式檔案。Telegram 群組至少能容納十萬名用戶,雲端空間容量無上限、不會自動清除檔案,絕對可以成為輔助團隊工作的一大助力,隨時翻找訊息也不怕過期。最近,Telegram 也為群組加入了投票功能,以及依時間過濾搜尋結果等,配合原有的置頂訊息一起使用,相信小組工作反而可以因此變得更為流暢。

1.群組建立後,點一下電腦版Telegram右上角的選單圖示,找到「檢視群組資訊」選項。

2.接著於群組資訊視窗中,按一下上方的選單圖示,找到「管理群組」選項。

3.請在這裡設定新成員加入群組後,看不看得到先前在群組中討論的訊息,預設為隱藏,但若為了工作方便可以改成顯示。

4.Telegram近期新添加了群組投票功能,在聊天室上方選單列中,找到「Create poll」(部分翻譯文檔可能已有中文化)。

5.接著輸入問題(標題)與最多十個選項,預設為匿名投票且可多選,能在下方的核選方塊中變更設定。

6.第三個「Quiz Mode」選項比較特別,它會要求投票建立者先指定「正確解答」,其他群組成員則是競猜選項;設定完成後點「CREATE」。

7.群組投票方法非常簡單,選擇想要的選項後點擊「VOTE」即可,手機、電腦版Telegram都能投。

8.已投下的票在舉辦者手動關閉票箱前,任何人都可以按右鍵後點「Retract vote」撤回;要關閉票箱則需由建立投票者按「Stop poll」。

9.無論投票或任何聊天室訊息,都可以按右鍵開啟選單後,選擇「置頂訊息」Telegram還能在訊息被置頂時,再通知一次所有群組成員。

10.搜尋部分Telegram引入了「指定時間範圍」的好用功能,如果群組訊息太多,想要過濾搜尋結果的話可以善用。

11.Telegram會將所有人傳送至群組的檔案進行分類並歸納,例如照片、音樂、檔案等,在群組資訊中直接點選就可以存取,十分方便。

Zoom 專業視訊會議軟體,免費註冊超簡單

一直以來於各界有著響亮名號的軟體 Zoom,確實是款硬體要求極低、免費且輕鬆好上手的專業視訊會議程式,橫跨各大平台都能安裝使用。目前 Zoom 的免費方案對於小團隊來說,已經是非常夠用。Zoom 的會議主持人能夠舉辦一場最多十人同時參與,存取功能完整,而且不必付出半毛現金的視訊會議。若是公司團隊人數較多,或者有一次舉辦多場會議的需求,則可以考慮 Zoom 提供的付費計畫。

1.首先來到Zoom網站首頁,網址為「zoomnow.net」,並點選上方藍色的「註冊」按鈕。

 2.在此輸入E-Mail或透過Facebook、Google帳號進行註冊,記得同意使用條款。

3.填寫完畢基本資料後,Zoom會要求使用者到信箱收取認證信,可能要等幾分鐘才會收到,近期Zoom伺服器負載相當大。

4.完成認證後登入Zoom網站,第一個頁面為設定個人資料,建議可將E-Mail修改為暱稱,下方則會顯示目前選用的方案為免費或付費。

5.點選左邊欄的「Zoom軟體下載」,依裝置類型下載並安裝好Zoom軟體後,就可以準備發起第一場視訊會議。

透過電腦舉辦Zoom視訊會議,並邀請他人加入

申請好 Zoom 帳號,並且安裝完畢對應程式後,接著主持人就可以開始舉行第一場視訊會議。邀請他人加入正在 Zoom 中舉辦的會議,可以透過幾種方法來實現,第一種為複製 URL 後,透過其他方式如 LINE、Telegram 等,傳送給他人點選開啟;第二種為記下該場 Zoom 會議的編號,通常會出現在上方視窗列,將一串數字傳給他人;第三種則是利用 E-Mail 寄送相關資訊傳遞邀請,無論透過哪個管道加入開會都不會有任何差異。

1.安裝好Zoom桌面版軟體後,開啟並點選「登入」才能夠發起會議,換言之會議發起者一定得要有帳號。

2.接著輸入先前註冊好的帳號與密碼,也可以用Google或Facebook帳號登入。

3.進入Zoom主畫面後,點選「新會議」旁邊的小箭頭,勾選「視訊會議」,最後按一下橘色的新會議圖示。

4.接著就會開啟視訊會議主視窗,點選下方的「邀請」讓其他人得以加入;結束會議按鍵在右下角,亦可直接關閉視窗。

5.點一下最底部左邊的「複製鏈接」按鈕,即可將URL分享給其他人加入會議;注意上方的九碼數字則為會議編號,記下並分享給他人用意相同。

免帳號加入Zoom會議,操作內建多樣功能

視訊會議軟體 Zoom 有相當特別之處,那就是所有舉辦 Zoom 會議的主持人都必須先申請帳號,但是加入者卻完全不需要,僅僅只需下載對應軟體並開啟、輸入會議位置和暱稱後,馬上就能參與討論。目前 Zoom 可以在 Windows、MAC、iOS 與 Android 四大主流平台使用,徹底涵蓋了所有人需求。只不過,電腦版 Zoom 下載時會被網站要求進行註冊,繞過辦法也很簡單,先請他人傳送 Zoom 的安裝檔並開啟就好,不一定都得透過官網進行下載。

1.下載並開啟Zoom主程式後,點選上方的「加入會議」藍色按鈕。

2.接著於第一欄貼上會議主持人分享的連結,或者輸入會議號碼,任意填寫姓名後按「加入會議」。

3.接著畫面會轉到Zoom的會議室中,按下方「與會者」按鈕即會看見所有開會人員暱稱,上方可選擇檢視方式、是否放大到全螢幕等。

4.右下角可以開啟Zoom群聊進行文字對話,能夠指定只私訊給某個參與者進行聊天,或者傳送訊息給會議中的所有人。

5.Zoom群聊還能夠傳送任意各種格式的檔案,無論是自電腦中上傳,或者從雲端抓取通通都行。

6.注意右邊Zoom群聊的上方有個「舉手」按鈕,可以點擊他向會議主持人示意將進行發言,舉手者在與會者清單中有個特別標記。

▲ 7.點擊下方的「分享畫面」可以將自己螢幕上的內容傳送出去,同時也可以勾選是否要分享電腦上發出的聲音。

8.開啟共享螢幕畫面時,Zoom工具列會跑到正上方,甚至給予他人遠端控制權、加入註記等;點「停止共享」即可結束。

9.共享功能中有個極度方便的工具稱為「白板」,上面可以任意輸入文字、作畫,就如同會議室中的白板一樣。

10.會議主持人在視訊時擁有幾個較為進階的權限,例如能夠將與會者「分組」進行討論,彼此之間互不干擾。

11.另外主持人還能夠允許與會者是否可以錄影、分配輸入會議字幕的工作等;若指定他人為主持人則是下放權限,即便主持人退出,會議也能繼續。

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