電子簽名—「後疫情時代」企業保持業務連續性的選擇

電子簽名—「後疫情時代」企業保持業務連續性的選擇

疫情打亂了世界的腳步,卻加速了企業的數位轉型。過去需要面對面處理的業務相繼轉為線上,以保持業務連續性、提升生產效率。甚至受嚴格管制的金融業和醫療相關產業,均推出電子簽名服務,以助用戶及內部員工作業流程更加迅速便捷。

Adobe 香港及台灣區高級數位媒體技術工程顧問黃耀興表示:「今天『電子簽名』從檔案性質、工作流程以至檔案管理,均為中小企業的工作模式帶來了翻天覆地的轉變。」

疫情期間各行各業遭遇個人困境或面臨財務壓力,此時銀行更要隨時隨地為客戶提供即時服務。舉例來說,英國 TSB 銀行透過數位轉型,不到一週內即運用 Adobe Sign 和 Adobe XD 在網路上推出了許多重要表單。

過去 TSB 的企業客戶需要前往分行驗證身份,但透過用 Adobe Sign 將表單數位化後,申請流程自頭至尾,客戶都可在家完成,免除客戶冒險前往當地分行的需要。

醫療相關產業應用上,Adobe Sign 同樣扮演了重要角色。以美國來說,醫療和生命科學公司的業務受到美國食品藥物管理局(FDA)監管。透過 Adobe Sign 的完善的「填寫和簽署」新功能,用戶在簽署重要表格時,無需擔心整個數位元流程是否違反規範。如此一來,企業用戶將能把注意力放在提升遠距工作效率,而無需憂心技術層面問題。

台灣於 2001 年通過電子簽章法後,開放銀行行員在線上簽署、處理內部的公文作業(仍視不同銀行法規而定)。至於醫療業,醫師、護理師、藥師等均已力行減少使用紙本公文,改為電子簽章。

同樣地,過去需要繁瑣紙本簽定保單的保險業,近幾年來也逐步推動無紙化,顯示出電子簽名應用在全球無紙化趨勢中具有指標性意義。

除了在非常時期協助保持業務連續性,電子簽章還可以極大地提升企業運營的效率和降低成本。Forrester Consulting 受託於 2019 年 8 月為 Adobe 進行研究《 Adobe Sign 的整體經濟效應》(The Total Economic Impact of Adobe Sign),據研究發現,Adobe Sign 用戶簽署與完成文件的所需時間減少了 96%,從 7 天縮減至 2 小時。

各地電子簽名的法規雖可能略有不同,但多數依循相同的基本原則。以Adobe Sign 為例,使用者可選擇標準的電子簽名方式,例如手寫、鍵盤輸入或匯入簽署、或者使用憑證式數位ID和PIN碼的進階電子簽名。

整個簽署過程也經過系統安全追蹤,可隨時在上網查看合約的進度,紀錄也在稽核紀錄中。簽署後的文件均受到完整的保護,不法分子無法利用其他軟體修改合約的任何部分。

簽完合約更能保存在雲端,以便日後查詢。Adobe Sign 近來更與 Google Drive、Dropbox、Microsoft Office、Microsoft SharePoint 等第三方應用程式合作,用戶只需下載相關的整合工具,登入帳戶並上傳檔案,便可開始進行簽署流程,協助企業簡化工作。

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