微軟:「混合辦公」將成為亞太區企業新常態

微軟:「混合辦公」將成為亞太區企業新常態

新冠肺炎衝擊全球,遠距工作模式崛起,微軟與 TechRepublic Premium 合作發表《開創亞太區辦公新常態》白皮書,預測「混合辦公」模式將成為亞太區新常態。

根據微軟及調研機構 Forrester 合作的研究報告,數位工具的導入平均能為企業帶來超過10倍的投資報酬率(ROI),企業若要在高度變動環境中保持彈性、高效的營運模式並節約成本,數位協作工具的導入與活用將是關鍵。

《開創亞太區辦公新常態》白皮書提出,企業在推動混合辦公型態的過程中,必須重視五大要點:

  1. 時間管理以減低工作倦怠:員工對於「辦公時間」的解讀與以往不再相同;實行遠端辦公時,員工普遍會主動地不間斷工作,缺少休息時間,更明確地劃分工作及私人時間便顯得格外重要。
  2. 員工表現的量化評估:企業需重新思考如何評估員工表現;協作平台只能計算員工的上線時間,而無法用以衡量個別員工為公司創造的價值。有些企業甚至發現,性格內向的員工在家工作時表現更佳,而以往作為團隊核心的外向型員工,則不再如過往受人矚目。
  3. 彈性工作和同理心:近半數(47%)員工表示在家工作時較易分心,可見因家中環境變因較多,企業、管理層和團隊除了應協助員工建立無干擾的工作環境,也應包容彈性的工作安排,體諒員工在家辦公而有小孩扶養或家務管理等與工作的平衡。
  4. 科技培訓和準備:技術逐漸成為現代商業環境不可或缺的一環,現代數位化工作環境的科技力也同時是員工成長、生產力提升的關鍵,因此企業提供的技術培訓需齊頭並進,對硬體和軟體使用熟稔,方能充分發揮工作潛力。
  5. 融入社交互動元素:企業應投注心力因應新型態工作模式建立公司政策與文化。《Microsoft工作趨勢指數》顯示,隨著遠距工作的盛行,使用 Microsoft Teams 進行「視訊」會議的人數比以往增加一倍,反映使用者嚮往人與人的互動。除了視訊會議,企業亦需尋找促進創新、創意交流和製造友好工作氛圍的方法,使每位員工皆能感受到自己在團隊中的重要性。

在辦公模式轉型的過程中,企業可能面臨員工適應性、軟硬體整合複雜、系統串接的資安防護漏洞以及IT維運人力需求增加等隱藏成本,如何節省遠端工作費用、非必要支出,進而降低營運成本、又能確保員工效率,往往是企業主關注的痛點。

台灣微軟 Microsoft 365事業部副總經理陳慧蓉表示:「提前部署混合辦公環境與數位工具,除了能夠提升員工生產力及產品服務穩定性,也能增加企業營運效率。根據研究顯示,投資於重要的數位韌性槓桿會產生 15% 到 25% 的總成本節省效益。顯示出數位環境的部署將有效降低企業營運成本,而若要把握後疫情時代的轉型契機,Reimagine 重塑現代化辦公型態、導入數位科技工具、具備彈性靈活的企業韌性,無疑各企業加速轉型動能的關鍵。」

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