企業如何為員工打造最合適的遠距辦公環境?從設備、環境到心境都要考慮

企業如何為員工打造最合適的遠距辦公環境?從設備、環境到心境都要考慮

疫軍突起,不少企業實施居家辦公(Work from home,WFH),員工對數位工具的需求度大增,這也成為企業的新考驗,企業必須在遠距環境中,規劃最適的數位工具提供給員工使用。

五倍紅寶石共同創辦人趙子皓分享了幾個影響員工居家辦公的現象,第一是設備問題,因工程師習慣使用雙螢幕寫程式,這樣便於預覽,但家中螢幕卻不夠大,家裡的椅子也沒有辦公椅來的舒適,不適合長時間坐在椅子上辦公,或者家中頻寬不夠等。

其次是環境問題,家中有同居者,尤其有長輩及小孩在家走動,就是最直接的工作干擾。想要在家裡隔出一個適合辦公的空間並不簡單,另外與「紙本」有關的業務也很難作業,像是合約用印、政府公文、人事流程文件等「無法省略」的步驟,還是都要進到公司處理。

除了設備及環境因素外,員工也有心境問題要面對。有部分企業擔心員工在家沒有如時工作,要求他們配合工作監控規範,或用工作時間量化員工工作產能。對此,趙子皓也表示,企業應該更信任與體恤員工,與員工培養溝通默契,在交辦工作事項後,讓員工選擇用自己的節奏做事,而非時時刻刻訊息往返;員工也要有意識的做到主動回報及回饋給主管等,達成有效率的溝通。

並非每個員工都是時間管理大師,企業應積極建立工作上的儀式感,輔助每一個員工遠端進到工作狀態,例如每日晨間會議、每日工作目標等,把平常在公司例行運作的行程搬到線上緊密連結,其餘時間再讓員工自由調整。趙子皓表示,目前五倍紅寶石在疫情特殊期間,也提供員工每週有8小時「家庭照顧假」的福利,即使在上班時段也可以外出採買糧食,降低員工在居家工作及家庭照料上的心理負荷。

趙子皓提到,即使沒有疫情的影響,企業也應該於平時就培養員工使用數位工具的思維,並建立三項重要的基礎IT建設,包含資安防護意識、虛擬桌面架設(Virtual Desktop Infrastructure,VDI)、單點登錄(Single Sign-On,SSO)等。未來遠距工作的型態將可能持續存在,趙子皓認為企業必須趕快找到一套符合企業的「數位工具解決方案」,帶領員工適應高度變動的工作環境。

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