習慣視訊會議後回來開實體會議效率真有比較好嗎?到底什麼是會議的正確打開方式?

習慣視訊會議後回來開實體會議效率真有比較好嗎?到底什麼是會議的正確打開方式?

過去幾個月,你才習慣了視訊會議,發現其實不需要面對面,開會一樣可以達到目的。現在,隨著疫情的舒緩,我們回到了辦公室,又開始忙著預約會議室,大家互相喬時間、面對面開實體會議。

疫情之前,你不放心視訊會議,覺得視訊會議沒有效率、容易失焦。但是,現在回來開了實體會議後,你覺得實體會議真有比視訊會議更有效率嗎?

或是,你覺得兩者同樣都沒有效率?

到底什麼形式才是會議的正確打開方式呢?

開會,到底需不需要「面對面」?

可以說,會議貫穿了幾千年來人類文明的發展。

古埃及人發明了很多象形文字來表達「會議」的概念。由此我們可以推斷,至少他們中的一些人會花一些時間聚集在一起進行協商。一個不經常舉辦會議的市政議會,就像一個沒有公牛的鬥牛士競技會——只不是一群坐在一起的小丑。

四千年後,會議一詞也經歷了翻天覆地的變化,出現了各種變體:「站著開會」(stand-up)、「全體會議」(all-hands)、「簽到」(check- in)……當新冠疫情的爆發使傳統的面對面會議無法繼續進行時,人類更發明了各種新的會議形式,遠距會議、VR會議、語音會議......這些變化的到來勢不可擋,就像月球引力帶來的潮汐奔湧向海岸一樣。

線上會議雖然會有延遲、卡頓的問題,但人類已經很滿意了。然而,有些人認為僅僅看到、聽到同事是不夠的,這些人大多來自管理階層。

他們認為,必須在實體上足夠接近彼此,才能達到會議應有的效果。只有員工重新回到辦公桌前,會議的瘋狂魔力才會再次在工作場所綻放。

很多公司正透過強制要求員工回到辦公室,來慶祝疫情的逐漸緩和,而疫情最嚴重時的線上會議,也被打上了「效率低下」的標籤。

實情真是如此嗎?

人類為什麼需要開會?

加州大學柏克萊分校(University of California, Berkeley)的歷史學家Caitlin Rosenthal認為,現代會議最早可以追溯至工業革命時期大型企業的興起和「員工也是人」的觀念的誕生。

Rosenthal說:「這是從手工業轉向工廠大量生產時期的重要轉變。」她曾在麥肯錫公司(McKinsey & Co.)擔任顧問,在那兒參加了「很多次會議」。

Rosenthal指出,在一個只有少數員工的小型製鞋作坊,並不需要太多的內部溝通,但如果一家鞋廠雇了數百名員工、透過現代化機器來提高產量,就需要在員工之間分配工作任務,並透過鐵路等基礎設施進行分銷配送。

「突然之間,你需要以一種正式的方式分享資訊,會議隨之而來。」Rosenthal說。

與此同時,許多大型企業也在重塑其所有權結構。「市場上出現了更多的公司,」Rosenthal說,「尤其是股份制公司,需要定期召開股東大會或董事會會議。」年度會議發揮了審查的作用,也提供了規劃擴張的機會。

開會時我們在做什麼

不是每一次會議都是為了就重大問題進行投票。有時會議的內容很簡單:討論晚會的主題;向員工公佈最新的資料數據;確定春季運動會的日程安排。當面討論能有效地實現這些小目標。

當然,在工作場合傳遞資訊的方式還有很多——同事之間的口頭交流、即興或是準備好的演講,抑或是超大聲的爭論。

但有些糟糕的會議本是出於好意。

英國作家Antony Jay在1976年發表的關於有效職場溝通的著作《如何舉辦會議》(How to Run a Meeting)中警告讀者,一場會議如果必須等待每個人都到齊後才正式開始,但往往一定會有人遲到,「別無他法,唯有準時開始。」

Antony Jay在書中介紹了無數種會議類型,分別闡釋了其目標、領導策略、討論結構、座位安排、會議議程等——所有會議的最終目標都是提升生產力。然而,Jay本人卻是堅定的會議反對者,他認為有更多有效的溝通方式,可以取代無效率的會議。只有在不召開會議帶來的後果足夠嚴重的情況下,才有開會的必要。

哈佛商學院(Harvard business School)工商管理學教授Tsedal Neeley則將職場會議的氾濫歸咎於一種不言自明的假設,即口頭交流是最好的溝通方式。她說:「我敢打賭,人們完全可以取消至少50%的會議。」

簡而言之,開會可以是一件好事。但前提是,每個人都知道,這個會議是在「不得不開會」的情況下召開的。

Neeley還認為,一場會議的參與者最好不超過6人,以減少與會者打混的可能。

科技改變會議

2020年2月中旬,Google Meet的工程師們收到警報,稱亞洲伺服器的流量異乎尋常地高,如果不加控制,可能超過伺服器的最大荷載;此後不久,來自義大利的流量警報再次出現。為了應對「流量風險」,Google特別組建了一個由來自不同時區的工程師組成的事故響應團隊,以確保Meet能夠全天候正常執行。

「一夜之間,視訊通話變成了一項最重要的業務,」Google的產品高級總監Sanaz Ahari說。

為防止當機,Google增加了23個國際資料中心的伺服器負載能力,並允許所有Gmail帳戶免費註冊Meet(以前是付費服務)。目前,Meet在全球有超過15億使用者。

據Google分析,2020年1月至3月期間,Meet的每日使用量峰值增長了30倍;從2020年3月到2021年3月,一年之內,全球使用者在Meet參加了超過60億次會議;在夏季的高峰時期,Meet的每日會議時長為75億分鐘。

雖然遠距視訊會議的激增是為了保證公司業務能繼續進行,但這種線下到線上的轉變也對員工的個人生活產生了負面影響。

為了帶孩子,歷史教授Rosenthal不得不拒絕一些會議,「其中大部分都不是必要的。」

會議的「臨場感」重要嗎?

Kristin Arnold將自己的職業描述為「高風險會議主持人」。

多年來她一直在抱怨會議純屬「浪費時間」,許多與會者「不知道他們為什麼要參加會議」。「如果每個人都討厭糟糕的會議,為什麼我們還要繼續開會?」

Arnold認為,顯而易見的答案是,許多人不知道會議的「正確打開方式」,僅僅是參加過會議「不一定意味著你知道如何主持會議」。

Arnold提議,有專注的目標能夠提升會議效率,就像在荒野上依照指南針前行一樣。她認為,與其邀請人們參加會議、討論重返實體辦公室的政策,不如討論如何保證那些仍然在家工作的人有更多的參與感。

根據Rosenthal的經驗,當會議有明確目標時,就不再會「讓你顯得很忙但其實什麼都沒做」。她說:「你得知道要在會議中做什麼。」

總而言之,會議的正確打開方式,是否面對面並不是重點,重點是儘可能清晰的目標和儘可能少的與會者。

 

  • 本文授權轉載自36kr

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