以網路取代實體筆記、帳單、說明書、文件,生活全面數位化

跟紙本帳單說掰掰,這些網路服務幫你做好

家裡最明顯的紙本雜物要屬各式各樣的帳單、廣告 DM,收信後就往客廳桌子或是進門的玄關丟著,或是冰箱上有各式各樣的通知單,無時無刻提醒著你要記得繳費、繳稅等等。即使完成繳費,還會有紙本收據留底,信用卡、水費、電費、瓦斯費、電話費、保險費⋯,經年累月下來抽屜裡滿滿的帳單。

電子 DM 快速建立購物筆記

幾乎各大百貨公司、超市、量飯店,都有電子化的 DM,建議大家可以多加利用,畢竟每次收到紙本 DM 只會勾選某些產品,利用電子化 DM 可節省紙張,也能夠事先利用 Evernote 筆記功能擬定購物計畫,對金錢做有效控管。

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▲百貨公司可線上看 DM 或下載:家裡不再有紙本 DM 堆積,也可事先列出購物清單,加快購物時間。

電子帳單好方便

此外,這些帳單、DM 現在都可以透過網路化服務完成,台電以及自來水公司都已經提供自動扣繳的功能,不僅可以自動從你的存款帳戶扣繳,也可以合併信用卡扣繳,繳費成功之後就會收到收據。如果你想先看到自己這個月需要繳多少的水、電費,可以上電力公司及自來水公司的網站,申請電子帳單寄至你的電子郵件信箱。而利用上期講到的信件標籤功能,日後就能自動搜尋到含有帳單的信件,十分方便快速,省去整理帳單、到超商繳費的時間。

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▲台電線上申請電子帳單:直接在 email 裡查看這個月電費,並透過 email 標籤,直接搜尋帳單。

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▲銀行也可代繳公共事業費用:以國泰世華銀行為例,已經可以用信用卡代繳許多公共事業單位的費用,只要查看電子帳單即可。

公營事業單位網路服務

使用說明書直接掃描存檔

家居生活還有一項大家想丟但又不敢丟掉的紙本,整理收納起來又不知該放哪裡,這個紙本文件就是使用說明書。購買電視、冰箱、烤箱、微波爐等的家電通常都會有使用說明書,一般來說很少人會真的詳細閱讀使用說明書,不過在需要派上用場時,卻又發現自己早已經將它丟棄,或是不知道收在哪裡,因此花了許多時間在找尋上。

Evernote 掃描使用說明書

想要好好整理收納一本本的使用說明書,其實有更聰明的方法,利用記事軟體 Evernote 是其中一個,在 Evernote 中選擇新增相機記事,用手機或是平板將文件拍下來,Evernote 提供多種文件儲存的方式:相片、文件、彩色文件、Post-it 便利貼、名片等,一般來說選擇「彩色文件」是較適合的格式,系統會自動幫你裁切掉照片中不是文件的影像,只留下文件並且加強照片畫質。可以一次掃描多張照片,記得為這篇記事加上標籤「使用說明書」,日後有需要時只要利用搜尋功能就能夠找到。

掃描的時候記得將單一使用說明書記錄至單則記事中,意即一本使用說明書就是一則記事,有的人或許會嫌手機一頁頁掃描文件很花時間,試想,若是前面花費的時間能夠換來之後快速找到物品,為何不在前面多下功夫?將收納紙本的空間省下來儲存更多需要的物品,也不用到火燒眉毛了還沒找到電器問題的解決辦法,減法生活的開始總是要先經歷一番陣痛期,之後才能更簡單有效率的生活。

Evernote

step 1

開啟 Evernote,點選相機開始掃描新增記事,將相機置於文件正上方開始掃描。

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step 2

掃描完成後可以選擇儲存方法,建議選擇彩色文件,完成後按下儲存。

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step 3

儲存完畢的記事會內含這次掃描的所有頁面,恰為一本使用說明書。

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step 4

記得在記事本的標籤區加註「說明書」,日後可使用搜尋功能,找出所有的說明書。

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重要文件數位化備份

比起使用說明書,更不可丟的是像保固卡、證書等等,對有些人來說可能是從小到大得獎的獎狀、服務證明。這些文件在生活中佔了很大一部份,卻無法隨意丟棄,即使分類收納並且標示標籤,但日久沒有整理,甚至有些文件的「保存期限」過了,依然還是躺在文件盒裡佔空間。

設定文件到期日提醒

其實如同上頁提到的,可以利用掃描文件的方法備份儲存,一來不怕重要文件遺失,二來找尋文件十分快速,更重要的是可設定文件到期日,提醒你該處理到期的保固卡。

除了 Evernote 可以直接掃描外,我們也能夠試試相關的附屬 App Scannable,這是一款專注於掃描的 App,打開 Scannable 即可掃描文件,文字圖像辨識也十分清楚,而且一次可掃描多張,最後再統一選擇輸出位置,要使用 Evernote 搜尋就選擇輸出至 Evernote。

在 Evernote 選擇該記事編輯,設定處理記事的時間,雲端軟體的自動提醒,文件到期再提醒你要採取相關的行動,比如說會員卡到期要續約,或是定存要解除等等,省去不時察看資料夾的時間,只在該整理時整理,讓你更專注於生活其他事。

不過也要注意儲存資料的地方安全性是否足夠,畢竟重要文件內含機密資訊,網路上的儲存空間仍有其風險,是否會讓有心人士取得採用,都是在整理資料時需再三考慮的,需慎選你要儲存到雲端的文件種類。

Scannable

http://goo.gl/JOvGn5(iOS)

step 1

除了 Evernote 本身的相機,你也可以選擇 Scannable 搭配使用,加快掃描。

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step 2

在這邊選擇 Evernote,當然如果你怕資料遺失,也可以選擇輸出到其他地方。

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step 3

在 Evernote 記事的下方有個鬧鐘,選擇鬧鐘可以設定提醒日期。

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step 4

滑動選擇你要設定的日期,按下完成即可。

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電子發票記錄消費習慣,自動兌獎超方便

講到要怎麼讓生活過得更有品質,許多人想到的應該是提升物質層面的享受,要完成此理想必須有財務自由,理財第一步其實是記錄自己的消費習慣,其中又以發票為重要的紀錄,不過紙本發票這麼多種,該怎麼整理才好?有沒有更快、更方便的兌獎方法?

線上購物索取電子發票

目前許多購物網站也提供載具服務,包含 PChome Online、博客來、Yahoo 奇摩購物中心,你可以在購物時選擇索取發票的方式,若選擇電子發票出貨時並不會附上發票,而是自動將你的發票儲存雲端帳戶中,並提供兌獎服務,若中獎了系統將通知你,省去手動兌獎的時間。

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▲在博客來購物時,最後你可以選擇你的發票是要電子方式開立,抑或是取得紙本。

數位載具自動兌獎

若是有使用悠遊卡、一卡通等可儲值金額的載具,現在都可以選擇將發票儲存在載具中,不必再列印發票,省去發票整理的時間,而自動兌獎的功能讓載具能在統一發票開獎後,自動對照號碼、檢查你是否有中獎,不怕發票遺失獎金也飛了。

悠遊卡公司發行的 App 中,會記錄你所有的交易記錄,包含何時加值、加值方式、自動加值銀行,連捷運的進出站都記錄非常清楚。第二代的悠遊卡可直接在手機裡查看消費記錄及發票,但第一代的悠遊卡則需至便利超商使用 ibon 或是其他服務機器,連線認證後才可使用。

悠遊卡 Easy Wallet

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▲下載悠遊卡官方 App,綁定帳號後,可看到悠遊卡交易記錄,及所有電子發票交易記錄,拉到最下面可察看最近是否有中獎。

(後面還有 e 化生活的介紹)

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