Teampel:結合專案管理和即時通訊的效率工具

專案管理:快速建置專案分配進度

在 Teampel 裡建置專案很快速,只要設定專案名稱,並選擇成員就可以完成了,每個專案都會有自己的專屬資料夾,資料夾內可以放入專案所需的資料,不必擔心不同專案的資料混淆。

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▲ 一開始使用時你的專案可能是零。

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▲ 選擇「建立」,新增一個專案。

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▲ 輸入專案的名稱,選擇專案的成員,按下「確定」就完成建置一個專案了。

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▲ 完整後你可以看到專案有「聊天」、「任務」、「文件」、「動態」等等功能。

專案的「聊天」欄中,可以和同一個專案的成員進行即時通訊溝通,右下角的「成員人數」則可以新增成員,或是指定成員為管理員;右上角則是可以輸入專案公告,當專案人數多時,寫在聊天對話框裡的訊息不容易找到,使用專案公告的功能,可以確保所有人都看到公告訊息。

將專案分割為任務,掌握進度

建立專案後,一個專案裡當然不可能只有一件事要做,應該要一一列出有什麼任務要執行,比如說一個活動專案可能會有企劃、設計、文案、攝影,一個雜誌出刊可能會有編輯、美術、攝影、印刷等等,將這些任務逐項條列新增到專案下。

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▲ 在「任務」這個頁籤中,選擇「新增任務」。

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▲ 輸入任務的名稱,必要時加上「描述」,接著選擇專案的負責人及參與者,完成後按下「確定」即可。

隨著任務愈來愈多,你的清單也會愈來愈長,並且要隨著時間的改變調整任務進度,如果你覺得這項任務的進度已經達到10%或20%,需要做調整,就直接在任務上快速點兩下,進入編輯模式。

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▲在任務上快速點兩下進入編輯。

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▲調整你的進度或是時間,若需要設定提醒也可在這執行,完成後按下確定。

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▲ 系統會請你填入這次的修改記錄,可填可不填,完成後按下「確定」即可。

進度條功能並不是依據你的任務做到哪裡,自動幫你選擇進度百分比,而是要你自行評估目前進度的百分比,這點需要較高的判斷力,也比較適合較有自制力的使用者執行。

Teampel 將任務分為「我的」及「全部」,各自又有「已完成」和「未完成」的任務,瞭解自己還有多少任務尚未完成,可以督促自己加緊腳步,而看到已完成的任務數目,則能激勵自己。

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▲ 「我的」表示你在專案中有參與的任務,「全部」則指全部的任務。

檢視任務也有很多種方式,包含清單、月曆、類似甘特圖的任務條,在「重新整理」的旁邊可以選擇。

月曆型的檢視,可以清楚知道任務開始及結束的時間,大約執行的期限,如果是有重疊到日期,就知道自己哪一天會比較忙碌,事先幫自己排定工作優先順序。

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▲ 月曆的方式來看,知道每個任務執行的時間。

也有類似甘特圖的時間和進度條可搭配著檢視,上方列出日期,下方是進度條,一看就知道目前各個任務完成的進度百分比是多少,如果時間快到了,但是進度還是非常落後,就知道要加快流程。

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▲ 你也可以切換成進度條的方式,知道各個任務的進度如何。

如果只是想單純的檢視目前誰負責哪個任務,也可以切換回清單模式,可以看到任務的名稱以及負責人,任務名稱前會有圓形圖示,依照任務完成的程度,顯示百分比,如此一來就不怕漏掉專案哪個部分沒執行了。

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▲簡潔的清單檢視,右邊顯示截止日期,負責人名字則在專案下方。

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