6. 超大工作表用「凍結窗格」留下表頭

當工作表的編輯範圍很大時,一旦捲動工作表就會看不到欄或列的表頭,以至於無法立即反應表格裡的數字代表什麼,得經常上下左右不斷來回捲動工作表比對,一來一往,浪費太多時間,尤其在工作表不斷擴充下,更顯得麻煩。因此,不妨善用Excel提供的「凍結視窗」功能,只要選定欄列為分界,日後工作表再怎麼擴編,都不會影響到檢視的內容,而凍結視窗又分為凍結窗格、凍結頂端列、凍結首欄,可依需求自由設定。

 【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲在工作表中,選擇「檢視」索引標籤的「視窗」類別,找到「凍結窗格」,再從中選擇想要凍結的方式即可。

7. 啟用「切換視窗」快速鍵

當同時開啟多個活頁簿進行查詢或比對的工作時,得來來回回在不同的活頁簿中切換,且超過兩個之後,利用滑鼠在工作列中點來點去,不僅不夠有效率,還容易出錯,因此Excel內建「切換視窗」功能,方便使用者進行檢視及編輯。另外,還可以利用「Ctrl」鍵加「F6」鍵的組合,在鍵盤上就能快速切換活頁簿。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲1.當開啟多個活頁簿時,可以在「檢視」索引標籤的「視窗」類別下,並找到「切換視窗」,就可選擇想要看的活頁簿。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲2.利用「Ctrl」鍵加「F6」鍵的快速鍵組合, 不用滑鼠點選,就能更快速的切換活頁簿。

8. 善用視窗「併排顯示」,資料比對更容易

如果螢幕夠大,在多個活頁簿要同時進行檢視及比對的工作時,還可以使用「併排顯示」的功能,讓活頁簿同時顯示在一個視窗裡,如此要切換活頁簿就不用使用滑鼠點選,也不用鍵盤的快速鍵組合,一次就能查看所有活頁簿,且併排的方式還有磚塊式並排、垂直、水平⋯等,多種組合可以選擇。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲1.開啟多個活頁簿時,可在「檢視」索引標籤的「視窗」類別下,找到「併排顯示」,從出現的視窗中選擇要併排的方式。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲2.選擇「垂直併排」後,活頁簿以左右兩側併排呈現,上步驟若勾選「重排使用中活頁簿的視窗」,則會以相反的順序排列。

9. 將多個活頁簿儲存在一起,一個檔案就能全部開啟

經常得開啟多個活頁簿進行編輯時,可以利用上述的「切換視窗」及「併排顯示」功能,讓檔案的編輯過程更佳便利,然而,若每次編輯都得開啟多個固定的活頁簿,不妨將這些具有連動關係的活頁簿儲存在一起,日後只要開啟一個檔案,就能一併打開所有連動的活頁簿,省下一一開啟活頁簿的時間。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲1.開啟多個連動的活頁簿後, 在「檢視」索引標籤的「視窗」類別下,找到「儲存工作環境」選項。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲2.於出現的儲存視窗中,依照平時習慣選擇儲存位置與建立檔名,在此會發現副檔名為「.xlw」。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲3.日後開啟上步驟儲存的檔案時,會發現Excel圖示跟過去有些不同,這就是多個活頁的圖示,直接點選即可。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲4.開啟檔案後就會發現,所有活頁簿都一併開啟,可再配合切換視窗及併排顯示功能,進行檔案的編輯。

10. 重要活頁簿自動備份及設定密碼

在儲存編輯後的活頁簿時,若以另存新檔的方式儲存,還可以設定自動備份,為這份活頁簿新增一個備份檔,以備不時之需。此外,在同一個設定選單中,還可以設定活頁簿的密碼,當中又分為「保護密碼」,及「防寫密碼」。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲1.在另存新檔時,於出現的視窗右下方,找到「工具」,於下拉選單勾選「一般選項」。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲2.接著就可以在「一般選項」的視窗中,勾選「建立備份」,以及設定「保護密碼」及「防寫密碼」。

11 認識Excel儲存格常見的錯誤訊息

組合成Excel活頁簿的單位是工作表,而工作表裡的單位又是儲存格,不管是輸入數字、文字、公式、函數⋯等,都得對應在儲存格裡,資料才會有意義,但相信許多人都遇過儲存格出現錯誤訊息的畫面,尤其在精心製作完工作表的內容後,儲存格卻不如預期的產生結果,反而是一堆英文組成的錯誤訊息,一時之間還很能判斷到底哪裡出了錯誤。不過,其實這些錯誤訊息都有其意義,只要記住幾個經常會出現的錯誤訊息,相信就能快速解決工作表的錯誤內容。

Excel 常見的錯誤
######## 表示儲存格的寬度不夠
#N/A 計算資料用函數及公式查不出結果
#NAME! 公式中有無法辨識的格式或文字
#REF! 計算的資料被移除或出現錯誤,無法進行計算
#DIV/O! 除法計算時,分母為 0 或無法計算
#NUM! 公式中使用不正確的參數,或計算太大或太小

12. 在儲存格中輸入電話號碼

在儲存格中輸入的數字若為「0」開頭時,通常在按下Enter後,0就會自動消失,甚至被自動判斷為過去曾設定的格式,最常見的例子就是輸入電話號碼,尤其手機都是以0為開頭,要能夠在儲存格中留下完整的電話號碼,就得讓儲存格辨識此為文字型式,因此在輸入0之前,別忘先加上「'」符號,例如「'0912123113」。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲1.要在儲存格中輸入電話號碼,別忘在輸入0之前,加上「'」符號,例如「'0912123113」。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲2.此時儲存格左上方可見綠色的小箭頭,點選儲存格則會出現警告提醒,可選擇「忽略錯誤」,保持工作表的清爽。

13. 在儲存格中輸入分數及轉換小數點顯示

若想要在儲存格中輸入分數,最直接的聯想便是以「/」代表分數,但實際輸入後卻發現分數自動變成日期,因此在輸入分數資料時,不管分數前有沒有整數,中間都要再加上空白鍵,而分數前沒整數則輸入0,例如1/6輸入方則為「0」+「空白鍵」+「1/6」。此外,利用滑鼠在分數上快速點兩下,就會換算為小數點格式。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲1.要在儲存格中輸入分數,須以空白鍵分隔整數及分數,例如1/6輸入方則為「0」+「空白鍵」+「1/6」。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲2.利用滑鼠在分數上點兩下,分數就會自動換算為小數點的格式顯示。

 

下一頁還有更多內容。

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則