14. 將儲存格的資料分割多個儲存格

如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格,一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯,不斷的在儲存格間進行上述重複的動作,一來麻煩,二來也花費太多時間。其實只要利用Excel內建的「資料剖析」功能,就可以快速將儲存格裡的資料,依照需求分割至多個儲存格裡。

【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招
▲1.選取想要分割的儲存格,在「資料」索引標籤的「資料工具」類別下,找到「資料剖析」。

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▲2.於出現的設定視窗中, 選擇「固定寬度」選項,再按「下一步」。

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▲3.在「預覽分欄結果」項下, 按一下滑鼠叫出箭頭,再拉出想要分割的地方,且不限於只分割為兩欄。

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▲4.上步驟都選定完成後,回到工作表就會發現儲存格已經被切割為多個欄目。

15. 在單一儲存格中手動換行

當工作表的欄寬是固定時,若輸入太長資料內容,勢必得進行換行,此時就可勾選自動換行功能,依欄寬自動切換為多行,但有時候自動換行的位置不合適時,還是可以自行手動換行,只要利用「Alt」鍵加「Enter」鍵即可完成,操作十分簡單。

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▲1.將滑鼠滑標指向想要分行的儲存格資料上,並按下「Alt」鍵加「Enter」鍵。

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▲2.此時儲存格裡的資料就會自動換行,且一個儲存格內想要分割多行也沒有問題。

16. 使用「智慧標籤」變更儲存格的連續規格

在儲存格中,如果輸入的資料是規律的文字或數字時,就可以利用拖曳滑鼠的方式,快速完成大量公差為1的等差級數,甚至也可以指定公差級數值,這個Excel內建的實用功能也可以稱為「填滿」,讓表格的製作變得更加容易。不過,這個填滿功能不是只提供等差值而已,利用「智慧標籤」可以改變資料的填滿規則。

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▲1.利用儲存格填滿的功能,通常會以等差1的數列自動增加,在最後的儲存格旁會出現「智慧標籤」圖示。

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▲2.在「智慧標籤」選單裡,若選擇「複製儲存格」,所有儲存格的資料會由等差值變成與第一格相同的內容。

17. 建立儲存格的下拉選單,建立資料免Key-in

在製作大型的資料表格時,經常會有一些固定的資料要填入儲存格裡,例如建立會員資料表時,性別、年齡、教育程度⋯等,通常都是以選項的方式進行勾選,而回到活頁簿就得不斷重複輸入特定的內容,但利用內建的「資料驗證」功能,可將固定選項建立為儲存格的選單,讓使用者用點選的方式即可,這功能也可以直接用在問卷表格,讓填表的人可以更方便。

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▲1.選取需要建立主選單的欄目,並點選「資料」索引標籤項下的「資料工具」,再找到「資料驗證」。

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▲2.於出現的「資料驗證」選單裡,先點選「設定」頁,於「儲存格內允許」選單下,找到「清單」。

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▲3.接著在「來源」的項下, 自行輸入下拉選單要出現的選項,中間以英文的半型「,」號格開。

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▲4.回到工作表頁面,就會發現儲存格旁有個灰色的三角型標示,按下就會出現上步驟建立的選單。

18. 自動刪除工作表中的重複資料

利用Excel製作的資料表格,不免會重複鍵入相同的資料,但當表格的資料愈來愈多,要在龐大的表格中,立即找到重複的項目並不容易,且一旦表格須要進行計算時,例如加總、平均、累計等等,重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此,以Excel內建的「移除重複」功能,將表格中重複的資料自動刪除,以維護表格的正確定。不過,在進行「移除重複」功能,還可先利用「設定格式化的條件」,在龐大的表格裡,先找到「重複的值」後,再進一步選擇將重複的項目刪除。

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▲1.選取比對欄位,在「常用」索引標籤項,找到「設定格式化的條件」,並於「醒目提示儲存格規格」選擇「重複的值」。

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▲2.在出現的視窗,選擇「重複」,也可指定篩選到重複值的顯示顏色。

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▲3.回到工作表後會發現,已將找到相同的儲存格標示出來。

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▲4.接著在「資料」索引標籤項下的「資料工具」裡,點選「移除重複」項目。

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▲5.於出現的視窗裡,勾選要刪除的資料欄位後,再按下「確定」。此例為會員編號、會員姓名。

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▲6.接著就會跳出提示視窗,告知已刪除的資料數,以及所保留的資料數,按下確定即完成。

19. 列印工作表中的多個指定範圍

由於工作表內的資料可以持續新增,久而久之,工作表就會變得相當龐大,如果只想要列印部分內容,就得先選取表格的內容後,再進入印列的頁面,然而,如果要列印的內容是不連續的區塊,就得局部指定列印範圍,雖然在選取上多了幾個步驟,但好處是可以減少不必要的紙張浪費,甚至要比對特定資料時,也可以用這樣的方式列印出來比對。

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▲1.在「版面配置」索引標籤項下的「版面設定」,按下最旁邊的小小箭頭符號。

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▲2.於出現的「版面設定」視窗裡,點選「工作表」分頁, 並按下「列印範圍」後方的箭頭。

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▲3.在視窗縮小後,於工作表上選擇想要列印的範圍,並按下「Ctrl」鍵選擇第二個、第三個列印範圍。

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▲4.回到「版面設定」視窗裡,「列印範圍」後方已經有選取的範圍,按下確定即可列印。

20. 列印時隱藏註解或錯誤訊息

當列印工作表內容時,若發現儲存格中出現註解或錯誤訊息時,常會影響表格的公信力及美觀,因此,可以在列印前進入「版面設定」,將註解及暫時無法解決的錯誤訊息,選擇以其他的方式呈現,好讓列印出來的表格更清爽。

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▲1.在「版面設定」的視窗下,將「註解」選擇「無」,以及「儲存格錯誤為」設定「<空白>」。

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▲2.回到工作表會發現,原本出現錯誤儲存格的位置已呈現空白。

 

 

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