【Excel實用技能】加快工作表、活頁簿、儲存格操作技巧20招

14. 將儲存格的資料分割多個儲存格

如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格，一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯，不斷的在儲存格間進行上述重複的動作，一來麻煩，二來也花費太多時間。其實只要利用Excel內建的「資料剖析」功能，就可以快速將儲存格裡的資料，依照需求分割至多個儲存格裡。

▲1.選取想要分割的儲存格，在「資料」索引標籤的「資料工具」類別下，找到「資料剖析」。

▲2.於出現的設定視窗中，選擇「固定寬度」選項，再按「下一步」。

▲3.在「預覽分欄結果」項下，按一下滑鼠叫出箭頭，再拉出想要分割的地方，且不限於只分割為兩欄。

▲4.上步驟都選定完成後，回到工作表就會發現儲存格已經被切割為多個欄目。

15. 在單一儲存格中手動換行

當工作表的欄寬是固定時，若輸入太長資料內容，勢必得進行換行，此時就可勾選自動換行功能，依欄寬自動切換為多行，但有時候自動換行的位置不合適時，還是可以自行手動換行，只要利用「Alt」鍵加「Enter」鍵即可完成，操作十分簡單。

▲1.將滑鼠滑標指向想要分行的儲存格資料上，並按下「Alt」鍵加「Enter」鍵。

▲2.此時儲存格裡的資料就會自動換行，且一個儲存格內想要分割多行也沒有問題。

16. 使用「智慧標籤」變更儲存格的連續規格

在儲存格中，如果輸入的資料是規律的文字或數字時，就可以利用拖曳滑鼠的方式，快速完成大量公差為1的等差級數，甚至也可以指定公差級數值，這個Excel內建的實用功能也可以稱為「填滿」，讓表格的製作變得更加容易。不過，這個填滿功能不是只提供等差值而已，利用「智慧標籤」可以改變資料的填滿規則。

▲1.利用儲存格填滿的功能，通常會以等差1的數列自動增加，在最後的儲存格旁會出現「智慧標籤」圖示。

▲2.在「智慧標籤」選單裡，若選擇「複製儲存格」，所有儲存格的資料會由等差值變成與第一格相同的內容。

17. 建立儲存格的下拉選單，建立資料免Key-in

在製作大型的資料表格時，經常會有一些固定的資料要填入儲存格裡，例如建立會員資料表時，性別、年齡、教育程度⋯等，通常都是以選項的方式進行勾選，而回到活頁簿就得不斷重複輸入特定的內容，但利用內建的「資料驗證」功能，可將固定選項建立為儲存格的選單，讓使用者用點選的方式即可，這功能也可以直接用在問卷表格，讓填表的人可以更方便。

▲1.選取需要建立主選單的欄目，並點選「資料」索引標籤項下的「資料工具」，再找到「資料驗證」。

▲2.於出現的「資料驗證」選單裡，先點選「設定」頁，於「儲存格內允許」選單下，找到「清單」。

▲3.接著在「來源」的項下，自行輸入下拉選單要出現的選項，中間以英文的半型「,」號格開。

▲4.回到工作表頁面，就會發現儲存格旁有個灰色的三角型標示，按下就會出現上步驟建立的選單。

18. 自動刪除工作表中的重複資料

利用Excel製作的資料表格，不免會重複鍵入相同的資料，但當表格的資料愈來愈多，要在龐大的表格中，立即找到重複的項目並不容易，且一旦表格須要進行計算時，例如加總、平均、累計等等，重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此，以Excel內建的「移除重複」功能，將表格中重複的資料自動刪除，以維護表格的正確定。不過，在進行「移除重複」功能，還可先利用「設定格式化的條件」，在龐大的表格裡，先找到「重複的值」後，再進一步選擇將重複的項目刪除。

▲1.選取比對欄位，在「常用」索引標籤項，找到「設定格式化的條件」，並於「醒目提示儲存格規格」選擇「重複的值」。

▲2.在出現的視窗，選擇「重複」，也可指定篩選到重複值的顯示顏色。

▲3.回到工作表後會發現，已將找到相同的儲存格標示出來。

▲4.接著在「資料」索引標籤項下的「資料工具」裡，點選「移除重複」項目。

▲5.於出現的視窗裡，勾選要刪除的資料欄位後，再按下「確定」。此例為會員編號、會員姓名。

▲6.接著就會跳出提示視窗，告知已刪除的資料數，以及所保留的資料數，按下確定即完成。

19. 列印工作表中的多個指定範圍

由於工作表內的資料可以持續新增，久而久之，工作表就會變得相當龐大，如果只想要列印部分內容，就得先選取表格的內容後，再進入印列的頁面，然而，如果要列印的內容是不連續的區塊，就得局部指定列印範圍，雖然在選取上多了幾個步驟，但好處是可以減少不必要的紙張浪費，甚至要比對特定資料時，也可以用這樣的方式列印出來比對。

▲1.在「版面配置」索引標籤項下的「版面設定」，按下最旁邊的小小箭頭符號。