4個Excel必備圖表技能:解讀複雜數據,樞紐分析表讓資料輕鬆讀

3_建立樞紐分析表,表格資料多重解讀

如果說用圖表來輔助資料表讓人更能一目了然是化繁為簡的過程,那麼樞紐分析表就是一種化簡為繁的呈現,但是這邊的化簡為繁並不是指把資料變得更複雜難懂,而是將一張簡單的資料表格做成樞紐分析表後,就能用原有資料表格中的各個項目來變化出代表著不同含意的統計表。

舉例來說,圖中的原始資料表是以部門、姓名、分類、品名、單位、單價、數量和小計為欄位來做出的表格,如果要知道一個部門總共花了多少錢,或是某個品項各部門各買多少數量,一般的做法就是另外畫出兩個表格來分別表示,但若使用樞紐分析表,只需要用拖曳的方式將各個元素放置在對應的地方,就能呈現想要的結果。就以上的樞紐分析表而言,可以得知其中一個想要傳達的訊息是企劃部的林志穎共買了575元的用品,其中包含書寫用品類的立可白和鉛筆、3C用品類的隨身碟與日常用品類的免洗杯。

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▲1.選取資料區域後,在「插入」索引標籤的「樞紐分析表」項目中點選「樞紐分析表」,切記原始資料表的第一列欄位名稱不可省略,否則會影響表格結果。

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▲2.在「建立樞紐分析表」的視窗中確認選取的表格或範圍無誤,接著要選擇放置樞紐分析表的位置,這裡以新工作表來做說明。

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▲3.新工作表中會出現一張空白的表格,將右邊「樞紐分析表欄位選單」中的各個項目拖曳至表格上對應的位置或右下的四格區域中,也可以直接勾選所需項目。

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▲4.以這張表格來說,可以得知每個部門的每個人各買了幾樣物品,總金額為何,以及一個部門合計花費多少錢。

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▲5.上方位於篩選區域的品名項目,如果選擇全部,對底下的結果將沒有任何影響,但若點選單一或多重項目,就會僅顯示各部門在勾選項目上的購買數據。

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▲6.在表格被選取的狀態下,用滑鼠點選右鍵會出現功能選單,點選「樞紐分析表選項」,可以進行表格的細項設定。

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▲7.在「樞紐分析表選項」裡可以輸入新的表格名稱,而格式裡的第一及第二個選項是用來自訂當表格中出現錯誤值或空白儲存格時的顯示方式。

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▲8.只要在表格全選的狀態下將滑鼠移至「選項」索引標籤的「資料」項目,選取兩次「變更資料來源」,就可以重新選擇資料範圍。

 

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