Excel教學技巧／實用表格技12招，分割儲存格再合併、用資料驗證建立下拉選單

很多時候只要利用內建的工具，不用函數也可以事半功倍，再加上公式及函數的操作都已經十分簡化，只要觀念對了，自然就可以化繁為簡，輕鬆利用 Excel 製作分析報表。以下就提供12個 Excel 實用技巧，不管你的 Office 是哪個版本，都可以找到對應的功能試試。從目錄可以快速到達想知道的技巧。 能夠活用儲存格，其實已經掌握 Excel 的使用，在資料輸入上，要輸入規律的文字，可以用滑鼠下拉儲存格的方式，完成大量公差的級數。但若是一組長串數字中，只需要變更最後幾個字碼，就可以利用自訂儲存格「數值」來簡化輸入，例如會員編號1060123，若10601為固定不變，只要設定好，日後只須輸入後面3碼即可。在儲存格中輸入的數字若為「0」開頭時，在按下 Enter 後，0就會自動消失，最常見的例子就是輸入電話號碼，要能夠在儲存格中留下完整的電話號碼，就得讓儲存格辨識此為文字型式，因此在輸入0前，先加上「'」符號，然而，若是要輸入的電話較多，建議直接將儲存格設定為「文字」格式，日後就不用額外輸入「'」符號。在製作大型的資料表格時，經常會有一些固定的資料要填入儲存格裡，例如建立會員資料表時，性別、年齡、教育程度⋯等，常見會以選項的方式勾選，而回到活頁簿上要建立資料時，與其重複輸入特定的內容，不妨利用內建的「資料驗證」功能，將固定的選項建立為儲存格的選單，讓使用者用點選的方式即可完成。如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格，一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯，不斷的在儲存格間進行上述重複的動作，一來麻煩，二來也花費太多時間。其實只要利用 Excel 內建的「資料剖析」功能，就可以快速將儲存格裡的所有資料，依照需求分割至多個儲存格裡。利用 Excel 製作的資料表格，經過長時間的使用後，不免會重複鍵入相同的資料，但當表格的資料愈來愈多，要在龐大的表格中，立即找到重複的項目並不容易，且一旦表格需要進行計算時，例如加總、平均、累計等等，重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此，這裡介紹以 Excel 內建的「移除重複」功能，將表格中重複的資料自動刪除，以維護表格的正確定。不過，在進行「移除重複」功能，還可先利用「設定格式化的條件」，在龐大的表格裡，先找到「重複的值」後，再進一步選擇將重複的項目刪除。還有很多 Excel 的技巧介紹哦 ~Excel 內建的「設定格式化的條件」實用性不小，預設功能中，就已經可以將龐大表格裡的資料進行挑選，這也算是資料篩選的一種，尤其對於不擅長使用函數或公式的人，幾個步驟就能立即找到工作表中所需的資料。例如將報表中超出預算的部分自動標示出來，當然，也可依照個人需求，活用大於、小於、等於的條件選項。在「設定格式化的條件」裡，也可以選擇讓儲存格的資料以圖像化輔助數值顯示，讓儲存格裡的資料，更容易被解讀，例如繪製成所選「圖示集」是在設定格式化條件下，將選定的儲存格加上圖示標記，如此可以更直覺看出儲存格中資料的差異。此範例為檢視每月支出有沒有超出預算標準，超出顯示紅點，沒超出為綠點。雖然透過 Excel 內建的樞紐分析表可以化繁為簡，將複雜的 Excel 表格，依照所設定的條件，精簡呈現出所須要的資料，但如果需求沒有這麼複雜，只是要幾項簡單的篩選結果，其實透過 Excel 內建的資料篩選功能即可完成。而在篩選功能中，除了提供基本的篩選及排序外，在進階設定裡，還可以一次指定二個以上的條件，再由資料範圍中，快速搜尋到符合的資料。以下就以模擬要在會員名單中，找出年齡45歲以下的女性，而根據已有的會員資料表，設定條件就有二個，一個為女性、一個為<45，藉此快速篩選出符合的名單。利用 Excel 製作表格很方便，但不免會遇到需要將多個相同表格，整合到一個表格的情況，常見的有加總、平均所有表格的數值，或是找出表格中最大值、最小值等等，以方便查詢或分析所有 Excel 表格的結果，但要來回切換不同的 Excel 表格，很容易發生數字輸入錯的人為失誤。這時不妨可以多加利用 Excel 內建的「合併彙算」功能，將所有表格的資料，自動整合到一個表格上，以減少人為出錯。以下以計算平均三年的非薪資收入為示範，透過合併彙算功能，將三個年度活頁簿上的資料，整合在同一個表格上呈現，並直接計算出平均值，且勾選「建立來源資料的連結」後，被合併的表格數值若有變更，整合的表格也會自動更新。別錯過最後一頁的教學囉 ~在分析 Excel 表格資料中，「排序」也是經常被使用到的功能，因此在功能表中，也有快捷功能鍵可以設定，不過預設的功能都只有由小排到大，或由大排到小，中文則會依照筆畫進行排序，如果想要的排序不是依照筆畫的多寡，就可以手動自訂排序規則，且還能夠依照需求，指定多個排序條件。這裡就以會員第一季的表現做為排序目標，也因為內建的排序清單中，沒有表格上的內容可以選擇，因此必須以手動新增排序清單後，Excel 才能進行判斷及排序。此外，為了讓性別也能排序，同樣以自訂排序規則的方式，新增第二個排序條件，當然，如果有其他需求，還是可以再新增更多排序規則。在 Excel 內建的外部資料匯入功能中，可選擇匯入資料庫、文字檔、XML 等等，其中也支援 Web 匯入資料的選項，也就是可選擇從網路載入資料製作表格，且只要維持在網路連線的狀態下，就可以透過網路隨時更新資訊的特性，隨時按下「重新整理」，就能夠同步更新 Excel 裡的資料。這個功能的好處就是可以在同一個 Excel 分頁表中，掌握到不同訊息的變更，讓使用者在不同網頁間不斷切換，甚至還能進一步設計表格資料之間的計算方式，如此只要按下 Excel 表格中的「全部重新整理」，就可以立即獲得想要的資料。以下則以載入 Yahoo!奇摩股市的個人投資組為合示範，日後免開網頁也能更新股票金額。雖然最新版本的 Excel 2016或是 office 365裡的 Excel，外觀看起來和 Excel 2013相似度極高，但內部新增許多功能，其中圖表也較過去更為豐富，包括新增瀑布圖、樹狀圖、放射環狀圖、直方圖、盒鬚圖、3D 地圖，每個圖表都有各別突顯的功能，讓使用者可更精確地呈現資料，且只要選擇原始資料，Excel 就會自動生成圖表，再細部調整即可。當中，瀑布圖可用來顯示一個數字到另一個字數間的變化過程，用在分析企業的財務資料更顯優勢，而一般使用者也能透過瀑布圖清楚呈現收支的變化。以下則示範以瀑布圖來觀察期存貨的變化，在期間內的存貨增減，都可以透過圖表來掌握。