技巧10. 自訂排序規則，表格客製化呈現

在分析 Excel 表格資料中，「排序」也是經常被使用到的功能，因此在功能表中，也有快捷功能鍵可以設定，不過預設的功能都只有由小排到大，或由大排到小，中文則會依照筆畫進行排序，如果想要的排序不是依照筆畫的多寡，就可以手動自訂排序規則，且還能夠依照需求，指定多個排序條件。這裡就以會員第一季的表現做為排序目標，也因為內建的排序清單中，沒有表格上的內容可以選擇，因此必須以手動新增排序清單後，Excel 才能進行判斷及排序。此外，為了讓性別也能排序，同樣以自訂排序規則的方式，新增第二個排序條件，當然，如果有其他需求，還是可以再新增更多排序規則。

▲1. 在工作表中選取要排序的欄位，記得標題也要選取，並在「資料」標籤項下，按下「排序」功能鍵。

▲2. 在出現的視窗中，排序方式選「第一季」，排序對象選「值」，排序選「自訂清單」。

▲3. 在清單項目中，輸入表格中要排序的內容，記得是一個項目一行，完成後按下「新增」。

▲4. 接著在自訂清單處，就可以看到上步驟新增的內容，點選後按下「確定」。

▲5. 回到步驟2的地方，按下「新增層級」，進行第二個排序規則的設定。

▲6. 完成後回到工作表，就會呈現排序後的結果，此例除了依第一季內容排序外，性別同時也完成排序。

技巧11. 匯入 Web 資料製作表格，免開網頁持續更新

在 Excel 內建的外部資料匯入功能中，可選擇匯入資料庫、文字檔、XML 等等，其中也支援 Web 匯入資料的選項，也就是可選擇從網路載入資料製作表格，且只要維持在網路連線的狀態下，就可以透過網路隨時更新資訊的特性，隨時按下「重新整理」，就能夠同步更新 Excel 裡的資料。這個功能的好處就是可以在同一個 Excel 分頁表中，掌握到不同訊息的變更，讓使用者在不同網頁間不斷切換，甚至還能進一步設計表格資料之間的計算方式，如此只要按下 Excel 表格中的「全部重新整理」，就可以立即獲得想要的資料。以下則以載入 Yahoo!奇摩股市的個人投資組為合示範，日後免開網頁也能更新股票金額。

▲1. 將要匯入 Web 資料的工作表開啟後，在「資料」標籤頁，找到「從 Web」選項。

▲2. 跳出的視窗就像小尺寸的瀏覽器一樣，輸入想要擷取資料的網址，再按下「到」，這裡以 Yahoo!奇摩股市為例。

▲3. 在載入的網頁上，將想要載入 Excel 工作表的內容前方，按下黃色箭頭圖示，變成藍色後再按「匯入」。

▲4. 回到 Excel 工作表上，於匯入資料的視窗裡，選擇儲存格的位置，再按下「確定」。

▲5. 靜待幾秒後，表格就會載入至工作表裡，平時按下「全部重新整理」就會同步更新網路上的資料。

▲6. 按下「全部重新整理」旁的「內容」，可選「每隔幾分鐘更新一次」，並手動設定分鐘數即可。

技巧12. 瀑布圖掌握每個數字的即時變化

雖然最新版本的 Excel 2016或是 office 365裡的 Excel，外觀看起來和 Excel 2013相似度極高，但內部新增許多功能，其中圖表也較過去更為豐富，包括新增瀑布圖、樹狀圖、放射環狀圖、直方圖、盒鬚圖、3D 地圖，每個圖表都有各別突顯的功能，讓使用者可更精確地呈現資料，且只要選擇原始資料，Excel 就會自動生成圖表，再細部調整即可。當中，瀑布圖可用來顯示一個數字到另一個字數間的變化過程，用在分析企業的財務資料更顯優勢，而一般使用者也能透過瀑布圖清楚呈現收支的變化。以下則示範以瀑布圖來觀察期存貨的變化，在期間內的存貨增減，都可以透過圖表來掌握。

▲1. 在工作表中選擇要製成圖表的欄位後，找到「插入」標籤頁下的圖表，按下「瀑布圖」。

▲2. 在出現的瀑布圖中，看到每項數字的變化結果，而此例的期末存貨應為總結，必須由0開始才對，因此點選兩下進行變更。

▲3. 進入編輯頁面後，按下右側的「數列選項」，並勾選「設為總計」。

▲4. 此時期末存貨就會變成另一個顏色，並且貼齊底部的起始線，也代表是表格中的總結數值。

▲5. 除了預設的瀑布圖樣式外，在上方的「圖表樣示」有不同的形式可以選擇。

▲6. 也可以按下右側的「效果」，調整色彩、大小、透明度，以及特效等視覺變化。

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