技巧10. 自訂排序規則,表格客製化呈現

在分析 Excel 表格資料中,「排序」也是經常被使用到的功能,因此在功能表中,也有快捷功能鍵可以設定,不過預設的功能都只有由小排到大,或由大排到小,中文則會依照筆畫進行排序,如果想要的排序不是依照筆畫的多寡,就可以手動自訂排序規則,且還能夠依照需求,指定多個排序條件。這裡就以會員第一季的表現做為排序目標,也因為內建的排序清單中,沒有表格上的內容可以選擇,因此必須以手動新增排序清單後,Excel 才能進行判斷及排序。此外,為了讓性別也能排序,同樣以自訂排序規則的方式,新增第二個排序條件,當然,如果有其他需求,還是可以再新增更多排序規則。

【Office 實用技能精選】Excel 篇- 12招活用 Excel 的增值技
▲1. 在工作表中選取要排序的欄位,記得標題也要選取,並在「資料」標籤項下,按下「排序」功能鍵。

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▲2. 在出現的視窗中,排序方式選「第一季」,排序對象選「值」,排序選「自訂清單」。

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▲3. 在清單項目中,輸入表格中要排序的內容,記得是一個項目一行,完成後按下「新增」。

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▲4. 接著在自訂清單處,就可以看到上步驟新增的內容,點選後按下「確定」。

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▲5. 回到步驟2的地方,按下「新增層級」,進行第二個排序規則的設定。

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▲6. 完成後回到工作表,就會呈現排序後的結果,此例除了依第一季內容排序外,性別同時也完成排序。

技巧11. 匯入 Web 資料製作表格,免開網頁持續更新

在 Excel 內建的外部資料匯入功能中,可選擇匯入資料庫、文字檔、XML 等等,其中也支援 Web 匯入資料的選項,也就是可選擇從網路載入資料製作表格,且只要維持在網路連線的狀態下,就可以透過網路隨時更新資訊的特性,隨時按下「重新整理」,就能夠同步更新 Excel 裡的資料。這個功能的好處就是可以在同一個 Excel 分頁表中,掌握到不同訊息的變更,讓使用者在不同網頁間不斷切換,甚至還能進一步設計表格資料之間的計算方式,如此只要按下 Excel 表格中的「全部重新整理」,就可以立即獲得想要的資料。以下則以載入 Yahoo!奇摩股市的個人投資組為合示範,日後免開網頁也能更新股票金額。

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▲1. 將要匯入 Web 資料的工作表開啟後,在「資料」標籤頁,找到「從 Web」選項。

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▲2. 跳出的視窗就像小尺寸的瀏覽器一樣,輸入想要擷取資料的網址,再按下「到」,這裡以 Yahoo!奇摩股市為例。

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▲3. 在載入的網頁上,將想要載入 Excel 工作表的內容前方,按下黃色箭頭圖示,變成藍色後再按「匯入」。

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▲4. 回到 Excel 工作表上,於匯入資料的視窗裡,選擇儲存格的位置,再按下「確定」。

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▲5. 靜待幾秒後,表格就會載入至工作表裡,平時按下「全部重新整理」就會同步更新網路上的資料。

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▲6. 按下「全部重新整理」旁的「內容」,可選「每隔幾分鐘更新一次」,並手動設定分鐘數即可。

技巧12. 瀑布圖掌握每個數字的即時變化

雖然最新版本的 Excel 2016或是 office 365裡的 Excel,外觀看起來和 Excel 2013相似度極高,但內部新增許多功能,其中圖表也較過去更為豐富,包括新增瀑布圖、樹狀圖、放射環狀圖、直方圖、盒鬚圖、3D 地圖,每個圖表都有各別突顯的功能,讓使用者可更精確地呈現資料,且只要選擇原始資料,Excel 就會自動生成圖表,再細部調整即可。當中,瀑布圖可用來顯示一個數字到另一個字數間的變化過程,用在分析企業的財務資料更顯優勢,而一般使用者也能透過瀑布圖清楚呈現收支的變化。以下則示範以瀑布圖來觀察期存貨的變化,在期間內的存貨增減,都可以透過圖表來掌握。

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▲1. 在工作表中選擇要製成圖表的欄位後,找到「插入」標籤頁下的圖表,按下「瀑布圖」。

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▲2. 在出現的瀑布圖中,看到每項數字的變化結果,而此例的期末存貨應為總結,必須由0開始才對,因此點選兩下進行變更。

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▲3. 進入編輯頁面後,按下右側的「數列選項」,並勾選「設為總計」。

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▲4. 此時期末存貨就會變成另一個顏色,並且貼齊底部的起始線,也代表是表格中的總結數值。

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▲5. 除了預設的瀑布圖樣式外,在上方的「圖表樣示」有不同的形式可以選擇。

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▲6. 也可以按下右側的「效果」,調整色彩、大小、透明度,以及特效等視覺變化。

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