使用 Windows 電腦文件和磁碟機加密,確保機密檔案不外流

對政府機關或企業來說,文件、資料夾和磁碟機的加密是很必要的,沒有人希望這些機密檔案外露。如果是微軟 Office 的檔案的話,可以直接對單一檔案加密;如果想對整個資料夾或是磁碟機加密,可以使用 Windows 內建的加密系統。

Microsft Office 是一般社會大眾、企業、甚至政府機關會使用的軟體。Word 檔內容有時候只是企劃進度的報告,讓其他人知道的話事小,但有時候 Excel 檔內容卻攸關整個公司的財務報表、或者 PPT 簡報內容是公司的下一個秘密計畫,這類檔案就不宜隨意讓人其他人自由閱讀,甚至公開。不過幸好,Office 可以讓你隨時對文件進行加密,保護機密文件不輕易外露,而且步驟超簡單!

但 Office 的加密方法一次只能針對一個檔案進行加密,如果有數千份,甚至上萬個檔案要加密的話,不知要等到何年何月才能設定完成。別擔心,Windows 其實本身就有內建的資料夾加密功能了,如果是使用特定版本的 Windows 的話,甚至還可以對整個資料夾或是隨身碟進行加密。

以下就先以財務報表最常使用的 Excel 為例說明。

單一檔案加密

Step1. 首先,先打開想要進行加密的 Excel 文件,點選左上角的「檔案」,並選擇「資訊」。

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Step2. 點擊「保護活頁簿」,選擇「以密碼加密」。

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Step3. 此時,Excel 就會詢問想要輸入的密碼內容,就自己設定一組吧!

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這麼一來,以後每次想要打開這份文件時,都必須輸入密碼,才能查詢內容。

其他像是 Word 檔以及 Powerpoint 檔,都可以利用同樣的方法、同樣的欄位進行檔案加密。加密完成以後就搞定了,一點也不複雜。

但要注意的是,如果忘記密碼的話,就會失去這個檔案的讀取權喔!此外,這個功能只能針對「單一檔案」進行加密,如果是想要對整個資料夾加密的話,就會比較麻煩一點了。

Windows 內建系統加密

假如作業系統是使用 Windows 專業版、企業版、教育版等版本的話,那就有兩種內建的加密系統可以進行資料夾加密,一種是 EFS(Encrypting File System) 系統、另一種則是使用 BitLocker 對整個磁碟機加密。

Encrypting File System 資料夾加密

EFS 系統的使用模式非常簡單,只需要在想要加密的資料夾上,按下右鍵,選擇「內容」,並選擇「進階」。

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將「加密內容,保護資料」的選項打勾即可。

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這麼一來就可以了。這個資料夾從此以後,將只有你這位「使用者」可以讀取。EFS 的優點在於它的操作方式很直覺簡單,整個資料夾、包括內部的子資料夾都可以一次加密完成,就算日後你的電腦被偷,只要不是在你有「登入」的情況下,其他人都沒辦法打開這個資料夾。

但它的問題也在這裡,一旦電腦是在已經登入的情況下被偷,或者只要其他人知道你的登入密碼,這個資料夾的內容也等同於公開。登入密碼這時候就會成了保護資料夾的關鍵防線。

BitLocker 磁碟機加密

BitLocker 可以為作業系統磁碟機、固定式資料磁碟機和隨身碟加密,一旦將檔案新增到使用 BitLocker 加密的磁碟機時,它會自動加密這些檔案。另外,檔案必須存放在加密磁碟機時才會保持為加密的狀態。將檔案複製到其他磁碟機或電腦後就會解密。除了電腦的硬碟以外,BitLocker 也可以對 USB 隨身碟進行加密。以下是使用的操作步驟。

Step1. 先從控制台中找到「BitLocker 磁碟機加密」平台。可以直接在開起開始功能表以後,搜尋 Bitlocker。

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Step2. 選擇想要進行加密的磁碟機以後,系統就會給選項進行密碼設定。

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Step3. 選擇金鑰的儲存位置,萬一密碼遺失時,可以修復加密的磁碟機。

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Step4. 接下來是選擇要加密的磁碟機大小。

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Step5. 由於筆者拍攝時使用的電腦版本是 Windows Insider Program 裡面的 Windows 10 預覽版,所以會提醒有版本相容問題的選項。

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Step6. 都設定好了之後就可以開始進行加密。

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Step7. 加密時間滿長的,會因為電腦的速度而有所差異。

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Step8. 加密完成以後,就會在 BitLocker 頁面上進行管理,可以選擇備份修復金鑰、變更或移除密碼。如果想要解除 BitLocker 的話,就選擇關閉 BitLocker,關閉也需要花費一段時間。

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