Google文件免費外掛功能：依次「簽核」流程，文件協同作業效率加倍

在一個團體或組織中，有時會有多人一起編輯同一份文件的狀況，當這份文件的處理是需要先經過同仁編輯修正內容，再交由主管審核最終的立案等，這類具有層級或次序關係的情況時，「Collavate」將是一款非常好用的協同合作工具，將 Google文件建立層級與次序後，一一自動送至簽核流程，讓整個簽核的流程更簡單、有效率。

▲ 1.第一步，在取得外掛程式的視窗中輸入「Collavate」、點選「+免費」。

▲ 2.接著選擇帳戶與允許應用程式存取權後完成載入。

▲ 3.安裝完成後，打開「外掛程式」選單，點選「Collavate」選項、點擊「Start」開始啟用，視窗右方便會出現建立簽核流程的表單。

▲ 4.接著，便可依照流程依序建立1、2、3、4等不同的簽核層級，只需把每一層級負責簽核的成員電子郵件輸入即可，並能設定簽核者編輯或瀏覽文件的權限，另亦可加入備註說明，建立好整個審核流程後，最後按下「Submit」提交。

▲ 5.後續這份簽核文件就會自動依照順序轉送給每一個成員，當該簽核者收到電子郵件通知，只要點擊連結，就會自動獲得這份 Google Docs 的編輯權，確認完成後，只要按下「Collavate」簽核流程上的「Approve」，就能把文件送給下一個層級的簽核者。

▲ 6.這時，每當審核者按下「確認」後，原先可編輯文件的權限將被自動調整成只能檢視文件的權限，相當人性化，而簽核的結果也會顯示在「Collavate」的小視窗中。

          本文同步刊載於PC home雜誌
            
          歡迎加入PC home雜誌粉絲團！