打字不夠快用說的!如何在Office、Google 文件中利用多種語音輸入法來讓你說的比打得快?

說到最常利用鍵盤輸入的情境,莫過於「文書處理」最為大宗,如果你是個長時間待在電腦前的上班族,或者是如筆者一樣的文字工作者,那麼語音輸入將可以取代鍵盤打字,有效提升工作場景的生產效率。

由於每個人慣用的文書處理軟體都不太一樣,所以筆者本次以最多人使用的微軟 Office 搭配 Windows 系統,以及跨平台、不限使用環境的 Google文件進行教學。此外,為了提升語音辨識輸入的準確性,筆者本次也將特別介紹由中國廠商科大訊飛所開發的語音輸入法,而之所以選擇該軟體進行介紹,是因為筆者在親身體驗過後,確實認為它對於中文的辨識度,以及語詞選擇的準確度,優於現在市面上的其他產品,藉此機會推薦給讀者親身試用看看。值得一提的是,電腦端的語音辨識皆仰賴麥克風進行輸入,要應用軟體前請務必先準備一隻堪用的麥克風喔!

Office招式1:開啟Windows內建的語音辨識功能

許多人最常使用的文書處理軟體莫過於微軟的 Office 辦公室套件,但無論是用 Word、Excel 或 Powerpoint,使用者應該都找不到內建的語音輸入選項,這是因為微軟打從一開始,就決定透過 Windows 內建的語音輸入功能,來配合 Office 應用程式進行使用。換句話說,要在 Word 等軟體中啟用語音辨識輸入,其實是要開啟 Windows 系統的內建功能,而非在應用程式中進行設定。

1.首先打開 Windows 系統中的控制台,並找到「語音辨識」的選項。

2.接著點選「啟動語音辨識」,記得電腦必須接上可用的麥克風。

3.選擇好麥克風的類型後,會先進行麥克風測試,照著指示念出文字。

4.為了改善文字辨識精準度,建議「啟用文件檢閱」,來讓電腦自動學習。

5.選擇是否要在開機後,立刻啟動文字辨識,這樣就算完成最基本的設定了。

Office招式2:用教學來訓練電腦,提高語音辨識精準度

在設定並開啟語音辨識功能之後,Windows 為了要讓電腦學習使用者的說話形態,於是設計了一連串的教學課程,包含如何進行聽寫、下指令等常見任務。雖然說這段教學的過程很長,但筆者建議使用者一定至少完成一次,因為這可以讓電腦知道,當接收到什麼樣的語調時,可以對應到什麼樣的動作,同時也能讓操作者熟悉,究竟電腦會對哪些指令做出反應,而哪些說話的方法或句子,電腦則無法理解。值得一提的是,這個教學可以重複進行,也就是讓電腦重複學習以得到更高的準確度。

1.首先在語音辨識的選項畫面,點選「執行語音教學課程」。

2.由於語音辨識已經開啟,所以對著麥克風說「下一步」就可以進行教學,建議全程都用「說話」來進行。

3.最初的教學是關於操作語音辨識功能本身,例如下達「停止聆聽」指令,語音辨識就會關閉,當然可以進行開啟右鍵選單的操作。

4.再來的教學是聽寫命令,一旦開始聽寫,說出來的話就會轉成文字,插入標點符號時,只要說「句號」就會插入句號,其他符號亦同。

5.最重要的電腦操作指令功能,也包含在該教學中,例如說出「按兩下範例圖片」,就會模仿滑鼠動作,開啟範例圖片資料夾。

Office招式3:在 Word 中操作語音輸入,更多指令內建速查

走完設定流程與讓電腦稍微熟悉用戶的聲音後,即可開啟 Word 或任何常用的程式,開始進行聽寫及操作。在聽寫方面,除了直接說話輸入文字外,也可以用叫出編號的方式,達到進階的文書處理,減少指令動作錯誤的機會。此外,Windows 也內建了相當明確的指令參考卡,方便用戶隨時查閱語音關鍵字,只要記熟了,理論上可以操作得相當流暢。語音辨識會隨著操作者的使用頻率,隨著時間更加客製化,一開始或許的體驗或許不理想,但用久了確實就會越來越精確,甚至完全取代鍵盤、滑鼠操作。

1.在開啟語音辨識功能的情況下,直接啟動 Word 說話後即輸入文字進行文書處理。注意上方的語音辨識工具列會顯示動作。

2.說出「顯示編號」時,所有可按的按鈕都會產生編號,再說「數字」和「確定」,電腦就會執行對應的動作。

3.如果說錯或辨識錯誤了,先說「選取」後,再加上錯誤的詞彙,再說「刪除」即可更正錯誤。

4.在 Word 或其他不直接支援聽寫的應用程式中,說話後會出現小框,用此方式可以再透過鍵盤校對修改。

5. Windows 中內建的語音參考卡包含多樣指令,熟悉後對於語音輸入的流暢性有非常大的幫助。

Office招式4:雲端辨識更精準,語音輸入還能直接英翻中

由於原本 Word 的聽寫功能是經由內建於 Windows 的語音辨識來實現,而在雲端時代,微軟決定用網路來改善整體語音輸入的精確度。在2017年時,微軟為 Windows 8.1以上,而且使用 Office 2013以後版本的電腦,用增益集方式推出了「Dictate」外掛軟體,不但導入了雲端辨識功能,大幅提升聽寫的準確性,此外還能進行多國語言翻譯,讓使用者動動小嘴,就能享受到語音辨識、輸入和翻譯三合一的強大功能。要特別注意的是,經由「Dictate」所聽寫出來的文字,只能先輸入於 Word 中才能另作他用,而且詭異的是,「Dictate」無法直接輸入正體中文,幸虧可以透過 Word 內建的「簡轉繁」功能來免除這個困擾。

1.首先到「dictate.ms」網站下載增益集,注意如果 Office 是64位元版本,請下載64位元的「Dictate」。

2.下載並安裝「Dictate」後,打開 Word 即會在上方的分頁中發現,切換過去即可以開始使用。

3.在 From 的地方選擇要辨識的語言,To 的地方選擇文字輸出語言,To若與 From 不同,即會經過雲端翻譯後呈現。

4.按下左邊的「Start」開始進行聽寫,詭異的是,明明選擇「Chinese Traditional」但還是跑出簡體字。

5.選取輸出的文字後,用 Word 內建的「繁簡轉換」來改為正體字即可。

Google文件、訊飛輸入法...下一頁還有更多實用招式!

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