點點簽DottedSign 電子簽名服務:建立高效率、更環保的數位化文件簽署流程,真的超簡單!

現代人的工作早已離不開數位化工具,而這些林林總總的解決方案,也確實取代了舊有的工作流程,以公司內少不了的「文件簽署」為例,透過數位化簽署的方式,相較於過去的紙本作業效率更是大幅提升,而且省去了印出文件這一步驟,也更為環保。也因為電子簽署有著上述的優點,因此目前市面上也有不少專業的電子簽署應用,能夠提供企業兼具效率與安全性的流程,不過相較於單純的 PDF 註記工具,這類專業應用在價格上也比較不親民,對於為數眾多的中小企業來說,可能會望之卻步。

若你也正為公司尋找一個高效率、可靠且價格合理的電子簽名應用服務,那你肯定不能錯過由國內知名軟體服務商凱鈿行動科技所打造的數位化簽署流程服務-點點簽,而這項服務也正是為了簡化公司內複雜的文件簽署流程而生,也能配合工作流程的數位化,將過去企業所習慣以「紙本文件存底」的文件簽署模式,升級成為全數位化的簽署流程,降低過去紙本文件在傳遞過程中可能產生的遺失或遭擱置的問題。

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DottedSign 數位化簽署與管理工具:建立高效率、更環保的無紙化工作流程,真的超簡單!

選擇數位化簽署流程,需要兼顧哪些重點?

前面也提到,目前市面上的電子簽名應用選擇不少,但對於企業用戶來說,數位化簽署並不單純只是把「文件簽名」這個動作變成數位化就完事兒了,實際上一套高效率且可靠的數位化簽署應用,在選擇方面也是有不少必備條件的,下面筆者也來為大家介紹一下其中的四個重點:

  • 操作簡單易於上手:數位化簽署的目的在於取代紙本簽署的流程,並提升文件傳遞的效率,而數位化簽署的應用工具也應該力求介面簡單易懂,在不需要花費太多時間的情況下即可掌握工具的使用,才能真正能透過數位化獲得效率的提升。
  • 能掌握簽署的進度:相較於單純使用 PDF 編輯工具來進行文件簽署的數位化,真正為企業打造的數位化簽署工具其實重點會是在簽署流程的管理與狀態追蹤…等細節,像是簽署發起人能有確認文件傳遞到哪些人手中,在多人簽署的情況下,目前已經有多少人完成簽署…等進度掌握的功能,如此一來才能符合數位簽署提升效率的目的。
  • 簽署人的身份認證:過去紙本文件的簽署,建立在「當面簽名」的認證機制,而一套完善的數位化簽署流程,則是需要一定的身份認證機制來確保文件簽署的效力,也因此我們在選擇數位化簽署服務時,也需要了解在簽署流程中如何確認簽署者身份的認證機制。
  • 可跨平台運作:為滿足最多使用者能便利完成數位化簽署,一套可靠的服務也需要提供跨平台服務,除了行動裝置的手機、平板,最好連電腦平台也能直接透過瀏覽器來連結到文件進行檢視與簽署。

接下來在本篇文章,我們將為大家詳細介紹的 點點簽 數位化簽署服務,就能 100% 滿足上述的四個重點,而且相較於外的知名數位化簽署解決方案,在價格上也更為平易近人,除了提供基本功能的免費方案,更為進階的專業方案價格也十分平易近人,而且還提供 14 天免費試用服務呢!

點點簽DottedSign 功能特色搶先看

  • 可創建多人簽署任務,並設定簽名順序
  • 發文者可以直接在發送文件時,留訊息給收文者
  • 可設定自動提醒及任務到期提醒
  • 具備簽署文件的歷史稽核軌跡紀錄
  • 除了建立簽名,也可配合東方簽核習慣打造數位圖章
  • 可透過電子郵件或是簡訊接收一次性安全密碼,雙重認證簽署者身份
  • iPad 版本提供了當面簽署功能
  • 付費升級價格實惠,專業方案月費 9.99 美元(約台幣300元),年繳僅 59.99 美元(約台幣1800元)

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點點簽DottedSign 電子簽名服務深度評析

點點簽目前除了 iOS 與 Android 兩個版本之外,也提供了網頁版可透過電腦直接進行文件簽署的建立與管理,提供了極大的使用彈性,在接下來的段落,筆者也先以 Android 版本為範例,詳細為大家介紹點點簽的功能特色。

(一)自己簽署:資料填寫與簽署功能說明

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 (二)邀請他人簽署

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(三)查看稽核軌跡

數位化簽署在法律上也是有等同於紙本文件的效力,原因在於數位化簽署的過程中有可識別簽署者身份的資訊,以及整個簽署過程的「軌跡」,這些資訊我們也能直接在 點點簽 的服務中查詢得到!

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iPad 版專屬「當面簽署」功能,也能面對面完成數位化簽署!

點點簽 在行動裝置的部份同時支援 iOS 與 Android 版本,兩者的功能基本上完全相同,主要差異在於操作介面的不同,不過比較特別的是,針對螢幕尺寸較大的 iPad 平板電腦,點點簽 額外提供了「當面簽署」的功能,而這個功能對於需要與客戶面對面簽署合約的壽險業、房仲業、車輛租賃…等企業來說,更能符合實際的使用情境。

使用情境有兩種:除了在建立文件時就選擇當面簽署模式,也可以把原本使用遠端簽署模式發出之文件更改成當面簽署。如果遇到客戶,就不必再重新建立一個文件了,現場就可以結單。

情境一:在新建簽署文件時,就切換預設的遠端簽署至當面簽署模式點點簽DottedSign 電子簽名服務:建立高效率、更環保的數位化文件簽屬流程,真的超簡單!

情境二:
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小結:功能完善且價格合理!企業導入數位化簽署機制的最佳選擇!

從本篇文章對於 點點簽 詳細的功能解析,我們不難發現到這款數位化簽署服務不僅在文件簽署與資料填寫方面的功能十分完備,且功能介面設計也淺顯易懂,也不需要花費太多時間就能輕鬆上手,而這也有助於目前尚未導入數位化簽核機制的企業在內部完成工作流程的升級。

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除此之外,點點簽 也在文件簽署流程的追蹤與管理著力甚深,尤其是需多人簽核的文件,除了能透過簡單的設定來完成簽署人的邀請,甚至還能指定簽署的流程,另外對於簽署人的身份認證除了單純透過 E-Mail 邀請之外,也能額外要求透過 OTP 一次性密碼進行雙重驗證(可選擇簡訊或是電子郵件收受),而且整個文件的簽核也提供了完整的稽核軌跡記錄,讓文件簽署不僅形式上轉變為數位化,更透過數位機制增加文件簽署的可信度。
當然,點點簽 另一個最重要的特色就是服務本身的價格十分合理,升級至專業方案一年的費用僅新台幣 1800 元左右,即可享有完整的功能服務,另外對於受邀簽署文件的簽署人,本身也不需要求註冊會員或是額外付費,對於中小規模的企業,甚至是個人工作室等級的小型商號,也都能輕鬆升級數位化簽署的工作流程!

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