利用Google文件在家工作,如何與同事分享檔案、傳真列印

不在公司上班卻要處理文書作業時,就一定得在家中的電腦上,安裝微軟 Office 系列軟體嗎?答案是你或許可以不用小題大作!除了與微軟 Teams 協同工作的 Office 網頁版以外,不要忘記 Google 文件也特別適合用來處理簡易的文書處理情況,只要擁有 Google 帳號,二話不說打開網頁就能使用,稱得上是更加簡便的 Office 替代方案。

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文書處理雲端化,檔案收送更方便

此外,與同事分隔兩地時作業時,總會出現收送檔案的需求,對此我們可以使用 Dropbox 的內建功能,快速收取每個人應該上傳的文件。最後,如果人不在辦公室,卻還是有文件列印需求,就得出動雲端列印與傳真功能,避免給出電子檔,確保文件不會遭到他人竄改。

特色1:雲端文書處理兩大工具中,雖然Google文件發展較早,但功能相對簡單、操作輕便,反倒適合臨時使用,且比起Office更加好上手。

特色2:雖然同事間交換檔案有許多方式,但Dropbox的「檔案請求」功能,卻是少數兼具管理彈性與方便性的解決方案。

特色3:有些文件涉及機密與隱私,就是不想傳送電子檔,以免他人惡意竄改,此時超商的雲端列印就可以派上用場!

轉換Office格式並使用Google文件進行編輯

大約在去年初左右,官方為 Google 文件、簡報與試算表等應用程式,追加了所謂的「Office相容模式」,大幅改善微軟 Office 格式檔案在 Google 雲端硬碟中的呈現與排版,由其是 Word 檔案(doc、docx)的改進最為顯著。只不過,雖然排版變得更好看了,但 Office 相容模式卻有個最大缺點,那就是使用者無法對文件進行大幅度的修改(類似於唯獨檢視)。對此,我們如果要在 Google 雲端硬碟中,透過 Google 文件等服務來編輯檔案,就必須要先進行格式轉換的動作。

1.首先將文件上傳至Google雲端硬碟後,對它按滑鼠右建找到「選擇開啟工具」中的「Google文件」選項。

2.接著該檔案就會先以Office相容模式顯示,在工具列找到「檔案」,並點一下「儲存為Google文件」後,等待一段時間即轉換完成。

3.轉換後的文件會直接開啟,注意到左上角的圖標已經從Office Word圖示,變成了Google文件圖示,此即代表轉換成功,可以任意進行編輯。

4.轉換前的Word檔案不會被主動刪除,將與轉換後的可編輯Google文件檔,共同存在原本的資料夾裡。

5.Google文件也可以回存成Office Word格式並下載,在工具列的「檔案」、「下載」中找到「.docx」選項即可,不過在排版上還是有些小差異。

開放Google文件共享,邀請協同編輯

雖然同事不在身邊,但既然文書工作上了雲端,那就絕對不能不提 Google 文件強大的協同編輯功能。只要擁有 Google 帳號,所有檔案都可以開放給共同編輯者進行存取。當多人共同撰寫一個檔案時,最重要的自然是權限的管理,對此,Google 文件具備擁有者、編輯者、註解者與檢視者四種身分,擁有檔案的人可以依照每個人的工作需求開放權限,避免一份檔案被多人共筆後變得雜亂無章。

 1.在準備分享給他人編輯的文件上,按右鍵並點擊「共用」。

2.輸入共同編輯者的E-Mail即可發送邀請,右邊的鉛筆圖示能夠設定權限,可以開放完整編輯權、純註解或只能檢視。

3.點步驟2右下角的「進階」,可以進一步設定編輯者是否能再加入其他人為共用對象,或者禁止檢視者下載、複製文件。

4.共同編輯者可以在Google雲端硬碟的「與我共用」分類中,找到被他人共享的文件或檔案。

5.日後檔案擁有者如果要更改編輯者的存取權,回到步驟1的畫面即可再次設定,亦可移除他人的存取權限。

追蹤Googl文件版本記錄,有誰修改一目瞭然

當一份文件有許多人共同編輯時,難免會出現操作失誤或預期外的修改,使得編輯者必須回到舊版本檔案重新來過。Google 文件在雲端加持之下,擁有非常完善的檔案恢復能力,任何人在任何時間點的任何操作,Google 文件都會自動記錄、儲存,而且還提供了能夠手動記錄某個時間點檔案內容的「文件版本」功能。善用「文件版本」的管理技巧,不但可以避免編輯失誤所造成的損失,追加備份方便日後下載,也能確定協作者究竟對文件做出了哪些改動,比起 Word 的追蹤修訂更加直覺且實用。

1.當修改Google文件到一個段落後,可以在「檔案」、「版本記錄」中,選取「為目前的版本命名」選項。

2.接著,為截至目前為止修改完畢的文件,取一個名稱並儲存,這概念類似於「另存新檔」。

3.再來於右邊欄位中,就可以看見該份文件的修改記錄,有命名的為編輯者手動儲存的版本,沒有命名的是每人每次修改後,系統自動保存的版本。

4.非Google文件檔案則要用另一種方式進行版本記錄,在雲端硬碟的舊版本檔案上按右鍵,找到「管理版本」選項。

5.接著點選「上傳新版本」提交修訂後的檔案。未來可在此管理單一文件修訂紀錄,除共享連結不會改變,更方便日後下載成為備份的舊文件。

利用Dropbox檔案請求功能,大量收取他人文件

與同事、同學間的工作交流,並不僅有編輯同一份文件如此簡單,無論各種類型的檔案交換工作,尤其是向他人「收取」資料時,通常以「分享」為出發點的 Google 服務就顯得不敷使用。於是,我們將透過另一個雲端硬碟服務 Dropbox 內建的檔案請求功能,提供給他人一條不需登入就能上傳檔案的連結,藉此收取工作上的必要文件。比起利用通訊軟體聊天室對傳,Dropbox 解決方案更具備隱私性和安全性,也能有條有理管理他人提交的各種檔案,提高工作效率。

1.登入Dropbox後,在右邊的欄位或隱藏的選單列中,首先建立一個拿來收取檔案的新資料夾。

2.在此畫面為資料夾進行命名,存取對象保持「僅限您」即可,再按「建立」完成新增動作。

3.接著在Dropbox網頁的左邊,找到「檔案請求」選項,接著點選「建立檔案請求」。

4.為檔案請求命名一個標題,如收取什麼檔案之類的描述,接著按一下資料夾欄位旁的「變更」。

5.將收取資料的儲存位置,指定至方才建立好的資料夾中,並點選「選擇資料夾」。

6.回到畫面建立請求畫面,確認標題與資料夾都無誤後,直接點選「下一頁」。

7.接著Dropbox就會產生一條連結,複製後能直接發給所有需要被收取檔案的人,或者利用電子郵件進行傳送。

8.收到連結的人打開網頁後,點選畫面中央的「選擇檔案」,瀏覽檔案總館並上傳要提交的文件。

9.在此畫面填寫上傳者的名字、姓氏與E-Mail,接著點擊「上傳」即可。點「新增更多檔案」可一次上傳多個文件。

10.建立檔案請求的人,接著就可以在Dropbox的相應資料夾中,看見上傳者提供的文件了。檔名前方會附註提交者姓名,原檔案名稱則接在後方。

11.Dropbox可以線上預覽多種格式的文件,就算是Office檔案通常也沒問題,接著就可以下載到電腦中或轉至其他平台,進一步執行其它作業。

借力雲端列印,避免傳送高機密電子檔

相較於過去,當代許多家庭都已經不會把影印機,列為家中的基本電子設備之一,所以每當有紙本列印需求時,大多也都是在公司進行處理。假設今天自己因為某些因素,無法到公司上班,也不得不隔絕與他人之間的接觸,又礙於作業文件涉及機密,不希望傳送電子檔給同事代為影印,此時就可以透過超商的雲端列印功能來解決。台灣布點最密集的兩大超商:7-11與全家,都提供了讓消費者先行上傳檔案後,再到超商領取影印文件的功能。

 1.以7-11為例,首先開啟這個連結「https://tinyurl.com/yxjws4tl」,來到ibon雲端列印網。

2.接著輸入上方的「姓名」與「電子郵件」兩個欄位,再按下方的「新增檔案」。

3.為了避免文件版型錯亂,或者有特殊字元導致列印不正常,建議使用者只上傳 PDF 檔或圖片,若為 Word 格式可先行轉換。

4.上傳成功的檔案會被列於中間的欄位,注意檔案數量與大小限制;完畢後打勾下方的同意書方框,再按「確認上傳」。

5.接著請存下 QR Code 或複製下方的取件編號,傳給他人後至任何一家7-11的 ibon 機台進行取件即可,文件與取件編號會保留完整的72小時。

在家也能雲端傳真,HelloFax免費就堪用

既然印表機都成為家庭中罕見的電子設備了,那更何況是傳真機呢?當代人工作間的書信往來,雖然都以電子郵件傳送為大宗,但偶爾就是會有需要進行傳真的時候,尤其需要紙本簽署的文件,掃描後回傳更是某些行業的家常便飯,難道在家上班就必須放棄傳真工作了嗎?那可不一定!「HelloFax」是個相當老牌的雲端傳真服務,透過網路即可雲端發送文件,免費帳戶雖然有著傳真頁數、對象與次數限制,但官方還提供了30天完整功能的免費試用,拿來應急可說是綽綽有餘。

1.開啟「www.hellofax.com」來到首頁後,點選「Get started」並進行帳號註冊,記得要到信箱中收取認證信,才有辦法進行傳真。

2.由於我們只需要發送傳真,所以註冊後若看到如下畫面,請點選右邊的「No thanks」,避免因接收傳真而被收取額外費用。

3.首先跳轉的頁面會告知使用者,如何取得更多免費傳真額度,如不需要就直接點左邊的「Send a fax」。

4.先點選「Add File」選擇要傳真的文件檔,系統會自動轉換格式;再於下方輸入國碼+傳真電話,勾選方塊允許彩色傳真,最後按「Send」。

5.點選左邊的「Faxes」選項,可以看到每個傳真任務的狀態為成功、失敗或進行中,唯有成功傳送才會扣除免費額度,送出後最好回頭檢查。

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