為什麼有些人就是比其他人更擅長在家辦公?你做錯了什麼?

遠距離辦公不適合所有人,目前階段也不是每個職務都能遠端在家工作的,也有溝通成本等問題,但在遠距離工作越來越普及的現在,有些人似乎就是比較喜歡在家工作。這種能力是天生的,還是說能夠學會?什麼樣的人具備遠端工作特質的人?有哪些遠端工作高效方法和技巧我們可以藉鑑?

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對於一些人來說,在家工作是一種天賦,這對他們來說是一個非常好的機會,可以集中精力,提高工作效率,同時還能找到時間去遛狗,還能穿著睡衣運動。而對於其他人來說,這種過渡並沒有那麼順利。有些人發現,他們在八小時的工作時間裡所做的一切就是回覆兩封郵件,抽空打個盹兒或者發現自己總是在吃零食。

這是事實:有些人的性格和人格特徵使他們比其他人更容易適應遠端工作。但事情並不是那麼黑白分明。你不一定要嘛擅長、要嘛不擅長遠端工作,有些人可能只是需要比別人多付出一點努力。

拖延的影響

當你的上司不在你身邊的時候,拖延症並不會更容易對付。只要你在通訊App上的狀態是在線的,你很容易就會溜進廚房,嘗試新的食譜,或者去影片網站上刷影片,而不用擔心有人會知道。

加拿大卡爾頓大學心理學副教授Timothy Pychyl說,如果你感覺在家裡比在辦公室裡更容易拖沓,對大多數人來說這是因為:遠端工作是一種弱情境(weak situation),對行為的期望比較模糊。相比之下,他指出了一種常見的情況。「在電梯裡,我們都有典型的『電梯行為』,比如說避免與他人目光接觸,盡量保持距離.....辦公室和電梯裡類似,更多的是一種強情境(strong situation),對很多事情都有期望值,比如著裝、上班和下班時間,以及工作和休息時間等。」缺乏條理性和較低的責任心可能會讓人在家裡更容易拖沓。

而如果不在辦公室的強情景重,人們就會很容易把不愉快的任務推遲。Pychyl說,當你有一項不想去做的任務,或者你正在為一個技術問題絞盡腦汁,這時候就在考驗你的「挫折耐受力」,Pychyl說。那些挫折耐受力較低的人更容易拖延時間,他們是那些容易離開辦公桌,被別的事物分心的人。

「如果你很容易受到挫折,那麼你就會逃避工作,把逃避作為一種應對機制,而且你會對此上癮。」Pychyl說。

然而,並不是每個在家工作的人都會被拖延症所困擾。另一類人能順利完成工作。Pychyl補充說,「對挫折容忍度高的人通常也是自覺工作的人,他們在遠端工作中尤其成功。研究還表明,在『大五人格理論』中,責任心的特質被發現是與工作績效最相關的因素」。五大特質分別是:開放性、責任心、外傾性、宜人性、神經質性。

儘管如此,你還是可以透過努力改善自己的衝動行為來提高自己的挫折耐受力,變得更加自覺。一個不自覺的人,一遇到有挑戰性或不舒服的事情,就會「起身就走」。「需要要做的是調用一種意志力的技能。他們必須更有意識地處於當下,告訴自己,『我有這種分不清主次的傾向』。」Pychyl說。

如果最輕微的挫折感導致你離開你的電腦,去做其他的事情,你應該意識到你有這樣的傾向,並糾正它們(圖片來源: Alamy)

他給了一個小建議,例如感到分心的時候,就從1數到5,或者深呼吸5次。總之讓自己坐在椅子上。然後,把任務分解成一個個小任務,逐個開始工作,比如打開一個文件或者引用一封電子郵件。這樣能更容易踏實工作,減少分心和走神。

「說了這麼多,慢性拖延症患者在任何地方都會拖延,」Pychyl補充道。「這是與生俱來的東西。這是你的性情,它不會在一夜之間改變。」

創造邊界

目前,在家工作的人,無論是已經熟練的遠端工作者還是剛開始遠端工作的人,都遇到了一個問題,那就是缺乏邊界。你的廚房桌子可能既是你的辦公桌,也是你準備晚餐的地方,這意味著你沒有所謂的「特定區域」來校準行為。

例如,你在辦公室里以需要以某種特定的方式處理任務;回到家後也是一樣。而這些方式很可能是不同的,因為你在每個獨立的環境中承擔著不同的「角色身份」。但當工作和個人事務發生在同一個空間時,當你公司之外時,沒有任何東西提示你在工作中的行為方式。

Pychyl說,那些在家工作得好的人,在沒有上班下班的生活裡創造了邊界。「很多時候,就像當我喝完這杯咖啡,就要開始工作了。你把行動的線索放到環境中,作為一種開始構造環境的方式。」 一旦確定了這些參數後,少「越界」的人就會做的好一些。

在工作和家庭生活之間沒有物理邊界的情況下,很難完成任務,但這不是不可能(來源:Getty Images)

最俱生產力的遠端工作者也知道,他們不需要把自己拴在辦公桌上,也可以設定工作與放鬆的邊界。蒙特利爾麥吉爾大學組織行為學助理教授Jean-Nicolas Reyt說,這些人更擅長在工作和環境之間進行所謂的「微觀過渡」。

這意味著,你可以起床遛狗,但隨後你必須在回到工作崗位的那一刻,設定另一個邊界,在特定的時間內,不間斷地處理特定的任務。「你不一定非要通勤一個半小時​​才能過渡到工作狀態,」Reyt說。他說,重要的是,練習創造這些邊界的習慣。

來一杯「能量」

人們補充能量的方式可能是影響遠端工作生產力的一個因素。

利茲大學商學院副教授Matthew Davis說,高度社交、外向的人如果不能和別人交談,在家工作可能會更難。他補充說,那些依靠社交環境來享受工作、避免單調和保持動力的人可能會發現自己不適合遠端辦公,他說。一些文獻顯示,這可能使外向型的人特別不喜歡遠端工作,甚至會他們影響遠端工作的表現。

紐約的生產力和組織顧問Julie Morgenstern,也是暢銷書《早上不要看郵件》的作者,她補充說:「如果你整天一個人待在家裡,你可能會缺乏那些補充精力的機會,這可能會讓你感覺到沒有動力、不能專注。」Davis說,如果你在用團隊協作軟體,那就定期和同事們語音電話聯繫。

那麼,在家庭工作環境中,內向的人是不是就會好很多呢?不一定,Davis說。儘管他們能夠獨自工作,但內向者可能會發現視訊通話很困難,因為他們不喜歡成為攝影鏡頭的焦點,也不喜歡在群聊中發言。Morgenstern補充說,特別是隨著視訊通話變得越來越普遍,一個成功的員工需要與同事在攝影鏡頭前互動,以便與同事建立聯繫,並獲得重要的非語言信息,如肢體語言線索。

因此,Davis和Morgenstern都說,內向型和外向型特質的平衡可能是提高工作效率的最佳擊結合點。在遠端工作中,有大量的獨處時間,這能使內向者充滿活力;另一方面,外向者需要從團隊互動中獲得能量。

外向的人可以從與同事的視訊通話中獲得額外的「能量」(圖片來源: Alamy)

只要功夫深,鐵杵也能磨成針

如果你並不擅長在家工作,可以自我安慰的是,很少有人,在壓力大的時候也能充分發揮自己的潛力,即使是那些擅長遠端工作的專家。但是只要你適應這種「新常態」的努力越多,你就會成為一個更好的遠端工作者。

Davis說,如果別人比你做的更好,盡量不要沮喪;對那些天生更有組織性和紀律性的人來說,過渡到遠端工作可能更容易。對其他人來說,「需要誠實的進行自我反省,在今天什麼方面我做得很好,什麼時候掙扎過,然後試圖確定是什麼讓你偏離了方向。」

練習可以使人達到完美,但只有當你真正找到策略來創造邊界,並找到一種方式讓自己融入其中,你才能在遠端工作中做的更好。「練習有幫助,」Davis補充道,「但前提是你要有策略。」

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