影印機租賃實戰!採購 SOP 全攻略,帶你解構細節中的魔鬼!

影印機租賃實戰!採購 SOP 全攻略,帶你解構細節中的魔鬼!

小至家庭、個人工作室,大至企業與各類機關場所,肯定對於列印設備有一定的需求,尤其是中小企業與大型企業,因為列印量大且使用者眾,相較之下更適合較大且功能完備的落地型影印機。不過考量到器材本身的購入成本以及後續維護的諸多細節,透過「租賃」來部署影印機設備絕對是相對較合理的方式。

但對企業而言,市面上提供列印設備租賃的廠商繁多,可供選擇的品牌也不少,到底該從何下手、選擇的過程中又該注意哪些重點,相信是很多採購人員共同的疑問。

企業透過租賃方式取得列印設備會是更符合經濟效益的方式,不過實際上在選擇設備與方案洽談的過程卻藏有許許多多的小細節,會是採購人員不可不注意的重點!

為解決採購人員們心中的諸多疑慮,T 小編費了一番功夫,親自「深入虎穴」實際訪談專責影印機租賃服務的人員,為大家彙整出企業列印設備租賃的整套流程,從最一開始的資料蒐集、與業務洽談的細節內容、到設備的挑選以及實際的安裝驗收…同時進一步點出整個過程中,容易被大家忽略與混淆的小細節!

想為公司找到最符合組織需求的列印設備、將預算花在刀口上嗎?接下來的「親身體驗」報導就為大家帶來 T 小編的第一手實戰心得!

企業租賃列印設備經常會遇到的 10 大問題

企業在處理租賃列印設備的過程中,需要考量到很多不同面向的問題,包括公司整體需求評估、老闆設定的成本上限、以及各部門的特殊需求…等等,林林總總加起來問題可能多達數十甚至上百個,為了讓採購人員能更快速掌握租賃列印設備的評估要點,T 小編特別將各式各樣的問題濃縮提煉,歸納出 10 個大方向,一起來看看有哪些吧!

在進行影印機租賃方案的評估之前,來看看下面這 10 個問題會是你沒有想到的!

問題一:每月影印 / 列印量?

在開始著手接洽列印設備租賃商前,想必採購人員們一定會先上網做一下功課,看看到底有哪些可以選擇的方案,雖說市面上租賃方案五花八門,但最「基本」的評估重點,肯定就是「到底公司每個月會印幾張?」,然而這個問題若要以量化方式評估,最簡單的方式就是先抓出公司每個月的「影印 / 列印」總量,以目前市面上影印機租賃服務對列印量的評判標準來說,小型企業大約會落在1,000 張黑白 / 50 張彩色;而中型企業約在 3,000 張黑白 / 500 張彩色,至於大型企業的月使用量則在 10,000 張黑白 / 1000 張彩色以上這樣的規模。

透過檢視每月影印 / 列印量除了可以大略抓出每月使用成本與單張列印成本外,也能進一步估算出公司需租賃幾台影印機,從前面提到的標準來看,小型企業一台即可滿足,中型企業建議租賃 5 台左右,至於大型企業則需要至少 10 台以上。除此之外,辦公室的人員與格局也得一併納入考量-像是辦公環境是否跨樓層,每個部門的人數…等,藉此達到更精細的估算。值得一提的是,若公司每月列印量偏大而且使用者眾多,那小編會建議挑選列印速度較快的高階機種,以提升整體的作業效率。

細節裡的魔鬼 1:無限印到飽方案!真的這麼好康?

目前在市面上常看到 「xxxx 元月租就無限印到飽」的方案,所以…選這種就不用擔心印量多寡了對吧?其實廠商也不是笨蛋啊!低價的背後總是藏著陷阱的-通常這種所謂「無限印到飽」的方案,合約得要看仔細!因為合約中可能並不包含耗材與維修服務,簡單說,廠商總是有辦法從你手中賺到錢的!

問題二:黑白列印為主?或是也有彩色列印的需求?

辦公室裡的文件列印多半以黑白為主,彩色為輔,因此在每月的總印量中,彩色往往只有黑白的 1/10 甚至更低,但實際上也有許多特定的行業-例如廣告設計、企劃、出版…等,對彩色列印的需求相當高,甚至有彩色列印多過黑白的狀況。

相較於雷射機種,噴墨機種在彩色列印的表現更佳,高階的微噴影印機甚至可以做到影印成品與原始文件色彩幾近一致的水準。

據了解,一般企業列印彩色文件的比例偏低,主因在於單張列印成本較高,若以業界平均價格來計算,雷射彩色列印一張為 4 塊左右,噴墨單張則約 2.648 元,因此彩色列印需求較高的企業多半會採用噴墨機種,而且噴墨機種除了成本低之外,列印出的成品在大區域的漸層表現會更平滑,色彩呈現也更接近原稿。

細節裡的魔鬼 2:噴墨列印品質差、文件耐用度不高?

從部分採購人員的意見中也能發現,噴墨機種給人的刻板印象不外乎是「速度慢」、「列印文件不防水」與「主機後續維護較麻煩」…等狀況,而這普遍也是噴墨列印機種一直以來較不受青睞的主因,但近幾年的噴墨技術已有不小的成長,也能符合企業用戶的需求,因此可以發現目前許多租賃業者也開始大力推廣企業級的噴墨機種。

問題三:老闆很刁成本,還有哪些地方可以省錢?

企業採購的績效多半來自大家常聽到的「Cost Down」,因此從企業營運的角度出發,節省成本無疑是評估影印機租賃的一大重點!在凡事都要省的情況下,除了最顯而易見的單張列印成本與租賃設備的月租費外,「耗電量」也是很值得關注但卻經常被忽略的一環,主因在於,列印設備處於全時開機狀態,長期累積下來的電費真的很可觀!

以目前常見的雷射影印機為例,雖說在待機時的耗電量並不算太高,但在列印運作時因為需要加熱至 200 度以上,所以瞬間耗電量會提升至 1500W,差不多等同於吹風機、電熱水瓶與微波爐的使用功率,對於有頻繁列印需求的企業來說,每年的成本真的不少,也建議大家在選擇影印機租賃時,可以再留意一下所選設備的功耗。

細節裡的魔鬼 3:節能減碳不只為了省錢,更是善盡社會責任的表現

近幾年因溫室效應日益惡化,使全球頻繁出現極端氣候,考量到地球永續發展,節能減碳已成社會共識,更是企業經營不可忽略的重要目標。以時下最熱門的「綠色辦公室」議題來說,高耗電的半導體產業,除了選擇更環保的綠電外,為實踐節能減碳,將列印裝置更換為耗電量更低的免加熱式噴墨機種也是不錯的做法,單台設備一年能比同級雷射機種省下 85% 以上電力,若以裝機量 50 台以上的規模計算,一年省下的電費就將近 30 萬元,確實是相當可觀!

不同的列印技術,在運行時的耗電量也是天差地遠,從長期使用的角度看,選擇較省電的機種絕對能大幅降低成本。

問題四:鄰近影印機的座位沒人想坐,還得搭配空氣清淨機?

在公司裡,影印機通常會設置在與員工座位區有一定距離的位置,主要原因是雷射影印機在運作時,會因機器加熱而產生臭氧、廢氣的異味,甚至有碳粉微粒外洩的狀況,這些都有可能會影響到員工的健康,正因為這樣,靠近影印機旁的位置通常都不太會有員工想坐,或是得額外採購空氣清淨機來改善辦公室的空氣品質。關於這點,建議企業採購人員在選擇租賃設備時,可以進一步詢問業務人員是否有對應的改進方案。此外,為了避免上述問題,也建議企業透過換約時同步升級更新式的設備,更能避免這些健康上的隱患。

細節裡的魔鬼 4:關注對環境更友善的新技術

目前企業租賃影印機多半以雷射機種佔大宗,但雷射機種本身是以加熱轉印碳粉的方式來完成列印,因此無可避免的在列印時產生令人不適的氣味與散佈在空氣中的微粒 (甚至有些公司為省成本而使用副廠碳粉,這類問題就可能更嚴重),故建議還在使用舊款雷射列印設備的企業,可以定期汰舊換新,同時選擇原廠耗材確保品質。此外,強調「免加熱」、且列印過程中不會產生異味或微粒的噴墨影印機,也是近幾年企業用戶的新選項。

問題五:列印品質需要注意哪些重點?

對企業而言,使用列印設備最基本的要求當然是內容的清晰度,以文字來說,列印出的字體是否夠銳利,較小的字級是否能清晰辨識,尤其是像合約、報價單上的數字,更是不容絲毫模糊或誤判的空間;此外,與盤點、統計相關的條碼列印,更是仰賴好的列印效果,而這些也都會是企業在選擇租賃設備時需要考量的重點。

細節裡的魔鬼 5:不是只有雷射列印才防水

以往噴墨機種列印出的文件多半給人「不能防水」的疑慮,事實上早在 10 年前就已經有品牌推出像是「魔珠墨水」這類的防水列印技術,而且除了防水,也能耐螢光筆書寫,甚至還能抗酒精,因此具備更長的保存年限。

噴墨列印早就有防水技術,尤其是商用機種都提供了更耐用的列印品質。

問題六:列印控管的問題?

另一個相當重要的問題就是「列印控管」,尤其是使用者眾多、部門結構繁雜的企業,更需要一套完整的列印控管機制,而目前比較常見的就是所謂的「靠卡列印管理」,透過公司的識別證來進行身份認證,藉此控管個別員工的列印張數、控管使用者可列印黑白或彩色,甚至也能做到成本的計算與部門分帳…等進階管理,上述這些設定都是在洽談設備租賃時可以再額外加購的服務。

細節裡的魔鬼 6:靠卡列印管理不只能控管成本,「資安」也是重點!

一般企業在部署列印設備時,會透過「靠卡列印管理」來達到成本控管-包括確定列印者身份、部門,並能預先配置每月列印量上限,避免員工過度浪費資源,或發生公器私用的狀況。不過除了成本,建議企業在租賃列印設備時能一併選用靠卡列印管理系統的另一大主因,就是「資安」考量,由於現今企業內的印表機與影印機多以連網方式運作,因此有很大的機率會遭受駭客入侵,輕則承受資源的耗損,重則可能導致機密資料外洩。

問題七:除了基本的列印/影印,是否有其他需求?

目前可租賃的影印機種多半能整合更豐富的功能,除了基本的影印與列印外,傳真也是基本功能之一,而新款的機種甚至還提供可擴充的傳真與網路介面,可讓同一台影印機支援多個傳真線路,或區分內、外網的連結應用,提供企業更具彈性的使用方式。

新款的影印機中也有可提供預留傳真、網路擴充的功能,可以滿足大型企業在傳真線路與內外網整合的需求。

此外,可支援大量批次文件掃描的「自動送稿機」也是很多新款影印機的基本配備,而每月印量超過 1 萬張的客戶,也能透過租賃廠商額外選配更專業的分頁裝訂器,大幅提升作業效率。

問題八:後續的維護與保修是否包含在租賃合約內?

對於一般事務設備的採購,售後服務多半會有一定的保固年限,但若是以租賃方式取得列印設備,相關的售後服務都會是「標準配備」,其中包括定期保養、故障維修、使用操作上的教學與技術諮詢,這類服務每一家廠商看起來雖大同小異,但比較需要注意的是「服務反應時間」,包括叫修後的回覆與實際維修後的復機時間,都會是在洽談時得特別詢問的。

細節裡的魔鬼 7:影印機租賃,後續服務好壞是關鍵!

市面上低價影印機租賃方案滿天飛,但「羊毛出在羊身上」,低價的背後都暗藏玄機,像是設備租賃後一定會遇到的「保固維修」問題就是帳面上看不到的隱性成本,因此建議大家在租賃前務必確認合約內註明的售後服務範圍,另外更重要的是服務團隊的規模,一旦服務人員短缺不足,有極大的機率在租賃後就變成「維修孤兒」,甚至有些「一人公司」根本沒有能力提供完善的服務,或廠商為了節省人工成本,報修後直接「人間蒸發」,一拖再拖的結果,公司最終還是得付出生產力下降的代價!

問題九:是否有最短租期限制?

影印機租賃合約是否有時間上的限制,也是很值得關注的重點,不過就業界現況來說,會提供所謂「最短租期」服務的方案,通常都是租賃狀況較差的二手機,一般是短期活動或臨時辦公室需求,才會採用這種短期租賃的方案,而時間則是以一個月起跳。若是以一般原廠提供的新機租賃方案來洽談,最短的租期則是一簽五年。

細節裡的魔鬼 8:中古機不能租嗎?其實…

前面提到許多租賃廠商會以新機綁約五年為期與企業簽約,實際上,目前也可以找到不少提供二手中古機租賃服務的業者,很多人會問,如果想替公司省錢,這些中古機是 OK 的嗎?

從使用效益來看,建議能免則免,主因在於,一般列印設備狀態最佳的時期是前三年,就好比買中古車一樣,若在選擇前沒有仔細確認狀態,很可能用沒多久就得再叫修替換零件,或是曠日廢時解決一些奇奇怪怪的疑難雜症,即便租賃合約中有明訂保修服務,但還是會對企業生產力造成一定程度的影響,因此建議儘量不要為了前期相對低廉一些的租金,反而在後續支付更龐大的時間與金錢成本。

問題十:不容易壞的機器,才是好機器?

雖說以租賃方式取得影印機就不會有額外的保固維修成本(如前面提到,都已包含在租賃合約內),但設備若遇到故障停機,意味著企業生產力會受到影響,所帶來的有形及無形損失可說是難以估計,因此無論是選擇何種方案、導入哪一種機型,設備的「穩定性」都是至關重要的。

以目前最常見的雷射影印機來說,由於機體內部的結構較複雜,需要維護的零件眾多,再加上機器本身需要透過加熱高溫轉印的方式才能完成文件列印,因此對機器的耗損較大,也需要花費大量時間進行後續的維護。

細節裡的魔鬼 9:你真的懂影印機保養有哪些零件要顧嗎?

一般人認知的影印機,需要替換的零件大概就是列印用的耗材,例如雷射機種的碳粉匣、噴墨機種的墨水瓶,但實際上若將使用時間拉長,不同類型的設備要更換的零件其實比你想像的多!如雷射影印機就包含滾筒組、顯像槽、轉印單元、加熱組、紙匣取紙單元、雷射光學組、碳粉回收單元與光學玻璃…等元件需要定期清理或替換,雖說一般租賃合約中會涵蓋這些零件的定期保修費用,但要保養的零件愈多,意味著可能出問題的機率就愈高。這也難怪現在有不少企業轉而選擇結構相對較簡單、維護更容易的噴墨影印機。

企業列印設備租賃全攻略!Step by Step 拆解所有細節!  

看完租賃影印機的 10 大評估重點後,T 小編為了要詳細整理出列印設備租賃實際的 SOP,特別走訪了 Epson 原廠授權租賃商,和業務進行對談,將租賃列印設備的過程完整拆解,讓企業採購們在「實戰」前可以先在紙上進行演練!

Step 1. 蒐集廠商資訊

在選擇合適的租賃方案前,免不了要花些時間「做功課」,摸透目前市面上能夠選擇的租賃方案。不過若是透過網路搜尋,可以發現市面上提供租賃服務的廠商相當多,主要原因是當中有許多規模偏小的自營商,提供的可能會是非原廠認證的機種,或價格較低二手翻修機,因此較難保證設備本身的品質是否足夠穩定,所以小編建議大家可以從「原廠合作的通路商」下手,比較能得到好的服務品質。

網路可以找到的影印機租賃廠商非常多,也有非常多的設備與方案可以選擇,但在下手前會建議大家先確認廠商是否為「原廠合作通路商」,才能確保租賃設備的品質與後續的服務維護。

Step 2. 聯絡廠商

選定廠商後,一般最常見的會是以通電話的方式初步了解租賃方案,並提出公司在使用上有哪些需求,若不方便電話聯絡,也可以透過線上表單或是 email 來接觸洽談。在對相關服務具備一定程度的認識後,便可直接邀約廠商進行面對面洽談,或親自前往原廠展示中心進一步了解可以選擇的設備類型。

除了直接打電話聯絡,許多租賃廠商也提供線上表單可以讓企業填上需求與聯絡資訊,由業務主動聯繫。

Step 3. 初步洽談,了解方案與設備佈建方式

洽談時,若選擇的是原廠授權的租賃廠商,一般都會透過「客戶調查表」來了解企業的需求,包括目前使用的影印機型號、正在使用的方案與每月列印量…等,藉由分析這些資訊進一步提供能切中企業真實需求的方案,而採購人員也可以透過這樣的方式更明確闡述公司對列印設備的需求,包括每月列印量的評估、除了基本列印 / 影印之外的其他需求功能…等,都需要在實體面談時釐清。

至於租賃方案的費用,主要是以設備等級來計算出每個月的基本費-這些基本費部分廠商會提供一定的「贈送張數」,同時公司也可以依照實際需求來設定最低的列印量(也可不設,印多少算多少),若超出列印張數,則會以超印的黑白與彩色張數來計價,另外也有依據公司的印量需求設定最低列印量的方案,整體來說算是相當有彈性。

Step 4. 列印設備的挑選與品質檢核

透過洽談過程掌握公司的實際需求後,租賃商就會進行設備的推薦,這裡小編也會建議採購人員可以進一步向租賃商要求設備實際列印的樣本作為參考,記得黑白與彩色都要一併索取,而列印樣本也可以成為日後設備實際裝機之後的列印品質驗證之用。

在選擇設備的同時,也別忘了與廠商索取影印機實際列印的樣本,作為判斷設備是否符合需求的依據,也可以作為後續設備實際部署之後的品質檢核之用。

除了列印樣本檢核,也會建議企業採購可以預約原廠展示中心的體驗服務,可進一步了解想要租賃設備的功能。

除了從規格與列印樣本來確認影印機是否適合自家企業,採購人員也可以透過原廠所提供的產品展示中心,預約實機體驗,像知名列印大廠 Epson 就在新北汐止設置有數位列印展示中心,可以提供實機體驗。

Step 5. 確認方案並進行簽約

確認設備與租賃方案後,即可由租賃商擬定合約,確認合約內容無誤即可用印並同步確認企業內部的系統環境,包括電腦使用的 Windows 系統版本,相關 Server 的規格與網路設備的架構…等資訊,再約定裝機時間。

有關費用的支付,通常在簽約後,企業只需先支付一定的保證金即可,通常 A4 列印機種一台為 10,000 元,A3 列印機種一台 20,000 元,至於後續的費用會依照合約的訂定以月租費和列印張數來計價。

合約到底怎麼算?

一般影印機租賃會以「月租費」搭配「月列印量」來計費,也就是機器租賃有一個費用,另外再以設定的月列印量來計算使用的費用,通常月列印量愈大,單張的成本就更低,或是也有租賃費用可抵列印量的計算方式。但這裡要提醒大家,有些租賃廠商在介紹方案時不會講得這麼清楚,甚至狂推你「低月租」的方案,其實背後都有訂定最低列印量條件,在簽約前務必睜大眼睛看仔細了!

Step 6. 設備部署與後續教育訓練

除了硬體設備的安裝部署與功能測試,原廠認證的租賃廠商也會依照公司規模與設備數量,來規劃對應的教育訓練;若設備是在 10 台之內,大多會在裝機後現場進行教育訓練,若是員工人數較多的大型企業,除了裝機當天的現場教育訓練外,還會再安排兩到三場大型教育訓練,讓有需要的員工可以參加;此外,原廠認證的租賃廠商還會再提供企業電子版本的教育手冊,以提供使用者後續參考之用。

原廠認證的租賃廠商多半會設置 0800 免付費諮詢專線,提供企業不限時數的技術諮詢服務,同時也能在設備出狀況時透過電話進行指導,若無法解決則會派技術人員到府處理,目前原廠認證的租賃廠商可提供 2 小時內回覆、8 小時內復機的保證,甚至可以提供備用機服務,以確保企業的生產力不中斷。

小結:價格低廉絕非唯一考量,滿足實際需求、符合節能環保才是王道

從上述的完整攻略介紹,不難發現企業在租賃影印機的過程中,其實有非常多小細節需要格外注意,根據 T 小編實際與租賃商及企業的訪談內容可得知,過去企業在評估列印設備的「成本先決」策略已經不是首選,符合企業實際需求、甚至進一步考量到節能、環保…等企業社會責任面向,也成為許多企業在評估時會列入的重要因素。

此外,對企業來說,目前在大型影印機市場上有更多新技術發展是很值得注意的,過去只有雷射機種可以選擇的情況已不復存在,就拿免加熱噴墨機種為例,近幾年市佔率都有兩位數的成長,主要原因除了相較之下更低廉的列印成本外,更出色的列印品質表現也能滿足時下多數企業的需求,而列印文件能防水、更耐用且保存期限更長,更符合企業實際應用的需求…等優點,也打破了許多使用者對於噴墨列印的刻板印象,在下決策前不妨多方比較一番。

〔本篇報導由 T 客邦與 Epson 共同企劃製作〕
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