2020 最新企業列印設備採購/租賃守則,你絕不能忽略的五大要點!

2020 最新企業列印設備採購/租賃守則,你絕不能忽略的五大要點!

針對「企業列印設備」的租賃需求,本篇專題報導文章以各類型企業的訪查結果為基礎,為大家整理出採購人員在比較各類型設備方案所需注意的五大重點,並藉此歸納出四個選擇租賃設備時應該要進一步考量的策略!

為了徹底釐清企業在面對列印設備租賃時可能會遇到的種種問題,T 客邦今年特地針對各類型企業組織-包括一般傳統產業、金融業、高科技產業、廣告行銷業…等,進行一連串的實地訪查,希望透過這種有別於過往紙上談兵型的策略分析,為採購人員們統整出決策前不容忽視的幾大重點。

企業租賃列印設備,這五個問題最讓人頭痛!

在 2019 至 2020 年間,T 客邦透過合作夥伴的協助,蒐集到多家不同類型、不同規模的企業「針對列印設備的選擇與使用」的第一手訪談資料,並從中整理出企業在選擇列印設備時,一定會遇到的「五大問題」,若您的公司在日常運作上十分依賴列印設備、但卻遲遲找不到合適的解決方案,不妨透過本篇報導仔細檢視一下,公司是否也同樣面臨這五個頭痛的難題吧!

問題一:關乎採購績效的「成本」評估

對企業採購來說,「成本」無疑是影響績效的最大關鍵因素,且由於列印設備牽涉到的使用者數量眾多,因此需要審慎考量的問題還真的不少,除了取得設備需支付的必要費用外,租賃方案中所包含的列印張數、後續維修保固範圍也是不容忽略的環節。

據了解,「列印張數」是企業選擇列印設備時最主要的考量點之一,通常會以「月」作為評估的計算基期,尤其不同類型、不同規模的企業,每月的列印張數有著極大的差距,如此次受訪的大型保險金融機構,每月列印張數就高達 5,000 ~ 8,000 張,另外像是經常列印大量文件的物流業,每個月大概也有超過 3,000 張以上的列印需求,至於一般中小型規模的傳產,每月列印量則約莫落在 500 ~ 1,000 張,而這些數量上的差異都決定了租賃設備時設定的數量以及合約內容。

對中大型企業來說,大至部門,小至單一員工的列印設備使用管理都與成本控管息息相關,舉例來說,國內某大型金融行庫因公司員工數龐大,為了有效管理員工的列印量,不僅在租賃設備前即預先估算好各部門每月的印量,讓各部門依照印量比例分擔租賃費用,甚至還會進一步確認設備的使用者管理系統是否能做到記名管控。

另外,從訪談資料中可以明顯發現,採購人員經常會忽略列印設備在節能省電方面的表現,大家都知道,列印設備在公司裡通常處於長時間開機待命的狀態,平時的使用率也相當高,因此設備在維持高效率的同時是否也能達到節能標準,不僅牽涉到環保議題,從成本面來看,日積月累所耗損的電費也相當可觀,絕對是採購時務必納入考量的重點之一。

問題二:滿足公司日常運作使用,「品質」是最基本要求

企業在評估列印設備時,列印的「品質」可說是最基本的需求,而所謂列印品質除了列印成品是否足夠清晰之外,列印出的文件夠不夠耐用以及是否防水,也是相當重要的一件事。

過去大家印象中的噴墨列印機在搭配一般影印紙時,多半容易暈染模糊,耐用度不佳,但近幾年像是 Epson 針對企業應用的列印設備都已經採用具防水能力的顏料墨水,除了可搭配一般影印紙有更好的列印品質,碰到水也不會有脫色的問題。

除了列印品質,列印設備本身使用體驗的好壞也是不容忽視的一環,像是是否具備足夠的穩定性、低卡紙率、低故障率以及高耐用度,都會影響員工工作效率,也都是企業採購在評估列印設備時的幾大關鍵重點。

問題三:長期租賃設備,「服務」好不好很重要

列印設備採租賃方式取得的最大好處,除了避免一次性支付高額的購買費用,還能同時滿足定期保養及維修服務,不過由於每家設備租賃品牌各自提供的解決方案不盡相同,因此在選擇時需要睜大眼睛了解設備在維修保固的服務範疇,尤其是當遇到機器故障時,是否有便利順暢的障礙回報管道,以及是否能保證在一定時間內讓設備回復正常運作,畢竟對企業而言,列印設備是重要的生產力工具,一旦故障停機勢必導致作業延宕的情形,這些時間上的損失真的不容小覷!

問題四:Time is Money!「效率」就該斤斤計較

列印設備在企業組織裡屬於共享資源,因此當同一時間的使用者過多,在各自下達列印指令後,就得花費時間排隊等待列印佇列工作慢慢消化掉,有鑒於此,採購人員在思考租賃列印設備時,必須評估不同部門的列印內容及平日列印量,選擇適當印速的機型,藉此規劃辦公室內最佳的租賃設備配置以達到妥善的列印分流。

以企業最常列印的黑白文件為例,現階段一般大型雷射影印機平均列印張數為每分鐘 60 頁左右,不過雷射列印在正式運作前需要經過 15~20 秒的暖機,在待機狀態下進行列印時,實際花費的時間會更長;至於企業級噴墨影印機,目前已可達到與雷射同等的列印效率,甚至更高階的機種可達到每分鐘列印 100 頁的驚人速度,對公司裡業務單位或經常有急件要處理的特定部門來說,絕對是更適合的選擇。

問題五:善盡企業責任,打造節能辦公環境

隨著環境永續與綠色企業意識日益普及,愈來愈多具一定規模的企業組織開始思考公司營運方式如何與環境永續取得平衡,進而將這樣的理念落實在公司設備採購的方針,從企業發展的角度來看,此舉不僅對環境友善,更重要的是能提升工作效率、降低營運成本,為公司創造正面的形象。

選擇列印設備時,主要考量列印設備運行時的能耗以及碳排放量,還有產品長期使用維護,以及需要替換的耗材零件,這些都會在無形中造成環境的負擔。

2020 最新企業列印設備採購守則,你絕不能忽略的五大要點!

除了環保,在選擇列印設備時,能夠確保工作環境無污染,也會是最近幾年企業採購時較為感興趣的地方,像是過於老舊的雷射列印機,在運作時也通常會造成空間中有粉塵逸出,除了有異味,更可能影響員工的健康。

對應問題的核心!租賃列印設備該採取哪些策略?

企業用列印設備由於單價高,加上考量到設備折舊以及保養維修的問題,因此往往會選擇以租賃方案導入設備,不過依據每間公司實際需求的不同,適合的租賃方案也有所差異,尤其前面已經為大家分析了企業選擇列印設備會遭遇的五大問題,在逐一了解問題後,該如何選擇最適合自家公司的方案呢?我們就為大家歸納出選擇租賃方案時的四個建議策略!

策略一:洽談前先詳列出「需求」以便逐項確認

根據訪談資料可以得知,不少公司在與各家列印設備商洽談時,因為沒有完整了解方案的細節,或是在沒有盤點完全內部需求的情況下就簽定某個方案,導致事後反而要花費更多費用來滿足額外的需求(例如列印張數不足)。為了避免採購來的設備不符合公司實際運作的需求,建議企業在採購前,透過實際訪談或問卷調查的方式,預先掌握公司各部門對列印設備的真實需求,並將各種條件與疑慮條列清楚,以作為與租賃廠商接洽時的基本準備。

通常落地型的企業用列印設備都包括了影印、掃描、傳真…等功能,也能針對大量處理文件掃描提供自動進紙器的功能,但每個企業的實際需求不同,建議採購在洽談租賃方案時,能先把所有的需求一次詳列清楚,才能更完善的評估最適合的方案與價格。

舉例來說,除了最基本的列印、影印功能,設備是否要能收發傳真文件?配備支援大量文件批次掃描的自動進紙器?或是可額外擴充大容量紙匣…等等,這些細項都建議在與廠商洽談之初就要先確認好,才能確保租來的設備可以滿足員工日常使用的需求,更重要的是,掌握需求的範圍也能有效設定出成本範圍,為公司省下不必要的花費。

策略二:掌握科技脈動,挑選更符合趨勢的產品

根據此次訪談,T 客邦也發現到,有不少企業因為對列印的需求較固定,加上持有與使用這些設備的時間也較長久,所以不會經常更動租賃來的設備,不過由於每次簽訂的租約多半在三年至五年間,因此若是租賃廠商有主動提供更合適的方案,建議可趁著這個機會汰舊換新,選擇功能更優異的產品。畢竟列印設備的發展日新月異,建議採購人員定期主動了解新品的發展,評估是否有更符合公司需求的新品,以獲取更高的效益。

觀察近幾年企業級列印設備的發展可以發現,噴墨列印技術進展的腳步相當快,除了維持優異的列印品質,列印速度更是已超越雷射列印,最高每分鐘可達 100 張的水準,此外,企業用噴墨列印機種也都採用了具備防水能力、列印成品耐用度更高的顏料墨水,可以滿足像是金融會計業對於財務資料長久保存的耐久性需求,也因此過去非雷射列印機種不可的情況已不再,在噴墨列印成本更低的情況下,勢必成為企業採購的主要選擇。

此外,面對近年來全球氣候變遷所導致的環境惡化,可以觀察到許多企業逐步朝「低碳組織」的轉型之路邁進,藉此善盡公民責任、致力環境永續發展,因此,新的技術能為列印設備提升多少節能環保效益也是採購時愈來愈受重視的一環。

策略三:選擇知名品牌的產品較有保障

很多受訪者在訪談中提到,有些主打費用低廉的設備租賃商會使用「外殼全新,內部機件二手」的翻新機來蒙混客戶,或 push 客戶選擇知名度低的二三線品牌,藉此降低成本,相較之下在品質、穩定性及耐用度方面就大打折扣,短期的優惠是得到了,但長期來看卻可能會因小失大。

在租賃列印設備時,建議選擇市場上較知名的一線品牌,千萬別因為價格就屈就其他非主流的品牌,以避免省下入手的成本,但卻苦於後續的品質問題,甚至還得承擔維修、保養的不便。

策略四:成本藏在細節裡,積少成多能省很大

對企業來說,採用租賃方案最主要的目的之一就是節約成本,除了最基本的每月列印量要選擇最符合公司本身用量的方案外,其實設備的規格也大大影響後續使用上的花費。

舉例來說,常見的雷射列印機種因為列印的原理是採加熱轉印的方式,因此在列印時,需耗費較大的電力進行機器的加熱,長時間累積下來的電力消耗是很驚人的,再加上設備內部的加熱器、感光鼓都需要定期更換,雖說採用租賃方案沒有額外的花費,但設備總是需要較頻繁的維護,停機時所造成的生產力延宕也是一項隱藏性成本。

小結:選擇列印設備,成本之外還需多方考量!

為了撰寫此次的專題報導,T 客邦透過訪談方式取得相當寶貴的第一手資料,也從中發現到其實目前有相當多的企業仍舊較青睞雷射影印機,但之所以一直延用雷射機種的主要原因還是在於「對噴墨列印技術仍停留在數年前舊有的刻板印象」-如列印速度慢、列印成本較高、列印成品不耐用…等等。實際上目前在企業應用領域,噴墨列印機種的選擇是非常多元的,甚至也有部分落地型微噴影印機種,無論是列印速度或列印品質都已凌駕在雷射機種之上,更能滿足企業用戶嚴苛的要求。

整體看來,企業選擇列印設備租賃方案時,在成本之外更應該重視的其實是員工的真實需求,只有在充分掌握需求的情況下才能真正達到成本的精省!同時,從設備採購的環節就善盡社會責任,選擇節電,0 碳粉,低耗材零件,符合未來節能列印最新發展趨勢,打造清新高效的辦公環境。

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