微軟報告:混合辦公新常態,數位超載導致工作壓力上升

微軟報告:混合辦公新常態,數位超載導致工作壓力上升

混合辦公模式成為新常態,雖然提升工作彈性,但工作壓力也隨之攀升!過去一年,Microsoft Teams 用戶的每週會議時間大幅增加 148%;Email 發送量也爆增 406 億封。微軟新工作趨勢指數報告也指出,用戶有「數位超載(digital overloads)」的過勞現象,顯示遠距辦公雖帶動生產力提升,然而長時間面對大量會議與資訊,有損員工身心健康、連帶對企業營運造成影響。

報告發表一項由微軟人因工程實驗室(Human Factors Lab)執行的研究調查,針對微軟及非微軟員工進行 EEG 腦波檢測,實驗組連續參與四場 30 分鐘的視訊會議,中間沒有任何休息;對照組則在每場會議之間休息 10 分鐘,結果發現腦部活動的表現大不同: 

  1. 腦部 Beta 波隨工作時間增加而明顯上揚:實驗組因為無法獲得休息,腦部 Beta 波愈來愈高,代表壓力累積;對照組因獲得短暫休息,在所有會議結束時,腦部 Beta 波仍維持穩定。
  2. 左右大腦額葉波不對稱frontal alpha asymmetry:實驗組因馬拉松式地參與會議,左右大腦額葉波出現負向不對稱,代表專注力下降;對照組則出現正向不對稱,仍能維持高度專注力。
  3. Beta 波陡升陡降:一場會議結束後立即進入下一場,使得實驗組的腦部 Beta 波在短時間內暴衝又滑落,在腦電圖上呈現許多針狀尖峰;尤其是在會議結束及開始前,壓力明顯上升。對照組不但較少針狀尖峰,而且在休息時十分鐘內,Beta 波明顯下降,代表壓力減輕。

此實驗帶來三項關鍵啟發:會議之間短暫休息,能讓腦部「Reset 重新開機」,減少壓力的累積;不間斷的會議將降低專注力和投入能力;會議之間的轉換期,可能是高壓力的來源。前一個會議即將結束,意識到下個會議馬上開始,必須即刻轉換思考主題,因而造成壓力上升。 這項最新研究顯示,居家工作若無適度休息,壓力將大幅增加,專注力也隨之下滑;而最簡單的解方就是:短短 5 到 10 分鐘的休息,伸展、喝水、讓思慮放鬆,就能維持效率。

微軟報告:混合辦公新常態,數位超載導致工作壓力上升

台灣微軟 Microsoft 365 事業部副總經理朱以方表示:「台灣微軟Microsoft 365 事業部副總經理朱以方表示,此次研究結果顯示,適度休息對於保持員工專注力與生產力非常重要。面對工作疲勞,微軟陸續優化產品設計並釋出多元全新功能,致力協助管理者採取行動、培養全新且彈性的工作文化。」

過去一年,微軟致力開發各種新工具,協助企業和個人在這個快速變動的時期,維持工作效率及身心福祉。例如Microsoft Teams 的 Together mode 能幫助減緩會議中的疲勞;Virtual commute 功能則可重新設定工作與家庭生活的界限;Microsoft Viva Insights 則整合了 Headspace 冥想和正念功能等等。 

微軟在今年三月公佈的 2021 工作趨勢報告中指出,數位超載已成為混合辦公新時代的迫切問題,全球受訪者有54% 表示感受到工作過度,39% 則指出自己是明顯疲勞。如今透過腦波研究,微軟提出解決之道;Microsoft Outlook 最新發表的自動排程功能,在會議時程設定完成之後,系統即自動縮短會議時間 5 至 10 分鐘,作為休息空檔,讓遠距辦公者能確實休息。

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