史丹佛大學研究證明,30%的員工在開視訊會議時都同時「多工處理」其它事情

史丹佛大學研究證明,30%的員工在開視訊會議時都同時「多工處理」其它事情

雖然大家都知道開遠端會議的時候總有人在做別的事情,但是沒想到有人竟然把「上班打混摸魚」研究出規律來了!

論文: https://www.microsoft.com/en-us/research/publication/large-scale-analysis-of-multitasking-behavior-during-remote-meetings/

這篇論文由史丹佛大學和微軟研究院聯合發表於人機互動頂級會議CHI 2021 並獲最佳論文提名。

研究發現,開遠端會議的時候「分心」,又稱多工處理(multitasking)行為,與人們的工作效率和身心健康緊密相關。

身心健康?是的,為了逃離太多會議的壓迫……

研究人員定量分析了從2020年2月到5月全美微軟員工在辦公軟體上的行為日誌記錄。其中包括:Microsoft Teams 上的遠端會議記錄,Outlook 上的電子郵件收發記錄,OneDrive和SharePoint上的文件編輯記錄。

並且透過問卷定性分析了715名微軟員工關於遠端會議分心的看法。

要開會了?等我寫個郵件先

經過研究人員的統計發現,微軟的各位員工會在30%的會議上編寫郵件,在25%的會議上編輯檔案。

美國微軟員工遠端會議時長、參會人數、會議種類統計分佈

如果在進行遠端會議時,不用打開視訊或音訊,那直接變成了「精神自由」的天堂。

史丹佛大學研究證明,30%的員工在開視訊會議時都同時「多工處理」其它事情

時間越長、參會人數越多的會議,分心的可能性也就越大。

史丹佛大學研究證明,30%的員工在開視訊會議時都同時「多工處理」其它事情

80分鐘以上的會議分心的機率是20分鐘的6倍。

10人以上的會議分心的機率接近1對1會議的3倍。

史丹佛大學研究證明,30%的員工在開視訊會議時都同時「多工處理」其它事情

同時,上午的會議明顯會比下午更容易分心。

此外,會議內容的相關性、外部環境干擾(比如居家工作環境,郵件提醒等)也都可能導致在遠端會議時分心。

史丹佛大學研究證明,30%的員工在開視訊會議時都同時「多工處理」其它事情

透過迴歸分析發現,遠端會議分心與會議長度、參會人數、類別、時間相關

我覺得分心可能不好,但我還要繼續

受訪的員工對多工行為的看法普遍是負面的。他們表示,同時做多件事會導致自己注意力不集中或者精神疲勞,同時也不夠尊重其他參與會議的人。

除此之外,也有15%的人認為這樣可以提高工作效率。

「我認為對我的工作效率有積極影響的多工處理類型,是當我在會議期間做筆記或瀏覽網路以查找會議中正在討論的一些相關訊息時。」

史丹佛大學研究證明,30%的員工在開視訊會議時都同時「多工處理」其它事情

既然很多人都不喜歡,為什麼又幾乎都在做呢?

研究發現,在有太多會議需要參加的時候,員工就經常會被迫進行多工任務。除了需要完成本來就堆積如山的工作,也有人表示會議太多需要放鬆一下身體。

當然,這些活動通常都是在關閉鏡頭或者閉麥的時候。

 

研究建議:能不開還是不要開了

研究人員在最後所說了非常有建設性的意見:

  • 避免在早上舉行重要會議

  • 減少不必要的會議次數

  • 縮短會議持續時間並插入休息時間

  • 獎勵有積極貢獻的參會人員

論文還建議在影片會議工具中引入「專注模式」,幫助屏蔽其他軟體的通知等。

參考資料:

https://www.microsoft.com/en-us/research/publication/large-scale-analysis-of-multitasking-behavior-during-remote-meetings/

https://www.wired.com/story/stop-looking-your-email-youre-video/

https://www.microsoft.com/en-us/research/blog/chi-2021-making-remote-and-hybrid-meetings-work-in-the-new-future-of-work/

 

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