Zoom分享線上會議3招小撇歩,避免活動中出現不速之客

Zoom分享線上會議3招小撇歩,避免活動中出現不速之客

若在線上會議進行中沒有事先做好一些預先的設定,即使是沒有受到會議邀請的人也能任意加入會議,很可能因此搗亂會議秩序並讓大家困擾。Zoom 分享幾個簡單的建議,讓所有線上會議可以免於干擾,並更加順暢地進行。

避免使用個人會議ID 並記得管理螢幕共享

線上會議的主持人應避免使用個人會議 ID (PMI)創建線上會議,因為個人會議是一個連續性的會議,任何人離開一個個人會議 ID 下的會議都可以再次進入此虛擬空間。除此之外,使用者也可以多加注意螢幕共享管理,避免不相關的人在公開的會議中任意控制螢幕或分享不恰當的內容。使用者可以在會議前或會議中,利用主持人控制對螢幕共享加以限制,設定唯一可以共享螢幕畫面的人。

Zoom分享線上會議3招小撇歩,避免活動中出現不速之客

管理與會者

即便有人在家,我們還是會把大門上鎖。同理可證,我們也建議將已經開始的會議鎖定。如此一來,即便是擁有會議連結和密碼的人也無法加入。另外,在安排會議時一定要記得產生一個隨機的會議碼,並將會議設定成需要密碼才能加入,相關與會者則可以私下分享這些細節。

另外,主持人可以關閉某些與會者的視訊,以此阻擋會議中不必要、讓人分心的或是不妥當的畫面。最後,別忘了主持人可以一次性的將個別或所有的與會者靜音或解除靜音,將讓人分心以及不妥當的聲音隔絕在外。主持人在 Zoom 的會議中還可以開啟「加入會議即靜音」設定,保持大型會議中的秩序。

Zoom分享線上會議3招小撇歩,避免活動中出現不速之客

啟用「等候室」功能

「等候室」是一個能夠確保會議安全的重要功能。會議主持人可以先請所有與會者在「等候室」中等待,並藉此有效篩選與會者,剔除未受邀的人,再開始進行會議。除此之外, Zoom 還可以讓用戶客製化進入會議室前欲呈現的訊息,藉此讓他們知道自己是否加入了對的會議。

Zoom分享線上會議3招小撇歩,避免活動中出現不速之客

只要掌握以上這些方法,並預先設定好相關管理功能,線上會議能更安全且順暢地進行,不再受到突如其來的外部干擾,讓所有與會者有更好的線上會議體驗。

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