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6f02fd960c9a557dd1bdb5c8b5441577 合併列印是Word中非常實用的小技巧,有些時候我們需要列印大量格式相同,僅部分內容有做些許變動的文件時,例如員工的薪資條、績效表,或是學生的成績單、信函收件人與地址等等。合併列印的目的,就是可以幫助你直接套用變更到文件中需要更改的部分,並且自動批次產生大量相同格式的文件,供使用者進行列印,可以節省掉大量工作時間與精力。

為何稱作「合併」列印呢?因為要正確的套用此項功能,必須先擁有「主文件」與「資料來源」兩個檔案,主文件檔案會從資料來源檔案內匯入數據內容,並依照主文件所設定的格式,依序做資料的置換,最後才能合併輸出成使用者所需要的最終文件。而Word的合併列印功能,支援從Excel表格、Access資料庫等檔案匯入資料,假設我們手上已經有一份Excel的名單地址列表,那麼馬上就能開始製作信封標籤。

▲地址標籤:合併列印能快速產生地址標籤,搭配文具行所販售的標籤貼紙,只要將列印邊界範圍對準,印出後連裁切都不用,直接撕下就能黏在信封上。

Step1

▲首先開啟一份新文件,到「郵件」的分頁,選擇「啟動合併列印」之下的「逐步合併列印精靈」功能。

Step2

▲右側的欄位,會請你先選擇要建立哪種類型的主文件,這裡我們以製作地址標籤為例,故選「標籤」。

Step3

▲接著「變更文件版面配置」,在「標籤選項」中還有許多預設的標籤格式可以選擇使用,也可「新增標籤」或修改格式。

Step4

▲然後選擇資料來源,從「使用現有清單」來匯入excel檔內的資料,或者也可選擇從outlook聯絡人匯入或自行鍵入。

Step5

▲假使你不需要資料來源檔中的每一筆資料,可在「合併列印收件者」的視窗中進行勾選或取消,若其中資料有誤也可個別進行編輯。

Step6

▲將游標位置移到文件中第一個標籤的地方,選擇「其他位置」將收件人的欄位項目配置到標籤之中進行版面調整。

Step7

▲按下「更新所有標籤」,這個步驟會將剛剛所設的標籤版面格式,直接套用到頁面中的所有標籤。

Step8

▲最後預覽若沒有問題,就可以進行資料合併了。這裡選擇「編輯個別標籤」,將合併成果另外匯出成一個單純的Word檔,以便留存。

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