如今，無論是日常生活中的大小事，還是工作上的複雜專案，許多人都習慣打開 ChatGPT 尋求協助。雖然「即開即用」設計相當方便，但久而久之聊天紀錄越堆越多，想找回曾經問過的內容也變得困難。這時，ChatGPT 的「專案（Projects）」功能就派上用場了，它不僅能將聊天紀錄整理與歸檔，還能上傳資料、客製化 ChatGPT 的回覆風格。一起來看該如何使用 ChatGPT 的專案工具，打造出專屬於你的、有記憶的 AI 助手！
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ChatGPT 專案：具有記憶的智慧資料夾
其實 OpenAI 早在 2024 年底就推出了 ChatGPT「專案（Projects）」功能，不過最初僅開放給付費用戶使用。而近期官方終於宣布免費開放，讓更多人都能體驗這項工具；但需要注意的是，免費版仍有部分功能限制。因此，本文將介紹 ChatGPT 專案有哪些核心功能，並說明免費版與付費版之間的差異。
儲存對話紀錄、集中管理上下文
「專案」功能的核心概念是一個「智慧資料夾」，專門為了處理長期且持續進行的工作而設計。在傳統模式下，ChatGPT 就像個單次諮詢的專家，每次對話結束後話題就停止不再延續了；但在專案中，它則變成了有記憶的專屬助理。
每個專案都能儲存多個對話紀錄，包含過去的聊天紀錄、上傳的文件資料，甚至可根據專案內容設定特定的語氣與任務指令。這意味著，使用者不需要每次重新解釋背景或重複輸入相同需求，ChatGPT 就能延續先前的脈絡進行回應，讓互動更有記憶性與一致性。
針對不同主題建立專屬空間
也就是說，使用者在專案中可以針對不同主題或工作建立獨立空間，例如「品牌行銷企劃」、「AI 軟體教學介紹」或「旅行計劃」，將相關資料與對話都歸納在一起，所有討論將更有條理。而除了基本的對話與檔案整合外，專案也支援 ChatGPT 內建工具，包括網路搜尋、可與 AI 共同協作的 Canvas 等，讓功能更完備。
對於需要反覆進行或多線程的任務，例如每週的研究報告、定期的建立可重複用的工作流（Repeatable Workflows），避免每次都從頭始設定，使 AI 成為長期合作夥伴。
如何建立並客製化專案工作空間？
首先，我們先從實際操作開始，示範如何建立一個 ChatGPT 專案並進行客製化設定。本次以「日文家教」為例，從建立專案、上傳教材資料，到設定 AI 家教專用的指令（提示詞），一步步打造出符合需求的教學助理。若過去已有與學習日文相關的對話紀錄，也能直接整合進專案中，讓 AI 完整理解過往脈絡，延續學習進度。
透過這樣的設計，不僅能將所有資料與對話集中管理，還能依主題打造不同的工作空間，讓 AI 成為真正懂需求、能長期協作的智慧助手。接著，我們後續再進一步說明其特色，以及這項功能在實際應用上的更多可能。
步驟 1：登入 ChatGPT 後，在左側工具列可看到「專案」選項。
步驟 2：點擊後便會進入建立流程，首先先設定專案名稱，這裡僅要自己能辨識即可。
步驟 3：點擊名稱前的表情符號還可以自訂專案的圖示與顏色。
步驟 4：按下齒輪圖示可進行進階設定，選擇專案是否可使用記憶功能；此設定建立後無法更改。
步驟 5：確認後按下「建立專案」就完成了；不過此時的專案僅為一個資料夾，尚不具備任何客製化的功能。
步驟 6：若要上傳參考資料，點進該專案後，於對話框上方選擇「新增檔案」。
步驟 7：這裡我們上傳了日本國際交流基金會的《IRODORI 生活的日語》三份教材作為學習素材。
步驟 8：想讓 AI 回覆更符合需求， 可點選右上角的「⋯」並選擇「新增指令」。
步驟 9：再來就可以設定 AI 的角色個性、回答語氣與重點主題等。
步驟 10：完成後，該專案的 ChatGPT 將依照設定進行回覆，成為專屬於該主題的智慧助理。
步驟 11：若想整合既有對話，只需在舊聊天紀錄旁點選「⋯」，選擇「移至專案」即可完成歸檔。
3 種專案使用情境推薦
學會怎麼建立一個專案後，我們接下來就來看如何將它的特色應用在不同情境中。ChatGPT 專案的核心功能包含「集中管理與記憶」、「自訂指令」、「檔案整合與引用」，以及可跨裝置同步的「記憶模式」等。這些設計讓使用者能針對特定任務建立專屬的 AI 助手，並在不同工作或學習主題間保持明確區隔。接下來我們將透過三種實際情境，看看這些功能如何結合應用，讓 ChatGPT 成為真正懂你的智慧夥伴。
情境 1：集中管理聊天紀錄
專案最主要的功能，就是集中管理與歸檔。筆者個人認為，即使不啟用任何客製化設定，單純將專案當成「資料夾」使用，就已經是非常實用的工具。這是因為現代人習慣一有問題就問 AI，久而久之，工作、生活、旅遊等各類主題的聊天紀錄便混雜在一起。此時，只要將相關對話歸入專案中，就能有效分類管理，日後要查找或延續討論都更方便。
舉例來說，可以建立一個「沙巴旅遊」專案， 把所有關於機票、景點、美食的對話集中在同一處，查找資料時一目了然，甚至可以請 AI 根據不同聊天室的資訊規劃行程，也不會跟日常工作訊息混雜在一起。此外，還能透過專案設定的顏色與圖示進行視覺化分類，讓整理更直覺。而且專案數量並沒有上限，非常建議大家不妨趁有空時，整理過去的重要對話，讓資訊管理更有條理。
情境 2：建立專屬資料庫
而在上傳檔案的部分，則是可以建立一個專屬的小型知識庫。比方說，可以上傳產品手冊、研究報告、採訪逐字稿等至專案中，接著在聊天室提問時，ChatGPT 就能根據這些參考資料，進行更針對性的回覆。
這項功能在概念上與 Google 的 NotebookLM 頗為相似，但兩者的設計用途和範圍略有不同。NotebookLM 比較像是一個專門讀文件、摘要重點、產生筆記的 AI 筆記本，它的範圍會嚴格侷限在上傳的內容，因此非常適合用於學術研究、深入寫作或做讀書整理。
相較之下，專案的整體用途仍更貼近一般 AI 聊天機器人，上傳檔案像是給予 ChatGPT 額外的參考資料，然後依據資料進行延伸發揮。不過比較可惜的是，免費版的專案僅能上傳 5 個檔案，因此如果是想要做大量資料研究的用戶，就沒那麼適合了。
情境 3：客製 AI 助理的個性
在自訂指令的部分，除了可以設定討論主題、輸出格式，也能夠制定 ChatGPT 回覆的角色與風格，像是明確指定 ChatGPT 的定位（如以日文家教的身份回答）、語氣風格（如撰寫新聞稿時語氣保持中立）與工作目標等。這讓不同專案能呈現完全不同的 AI 互動體驗。
使用場景可以是在進行創作時，透過指令保持特定的風格，並維持 AI 的創作記憶；又或是單純想要從 AI 中獲取情緒價值，也可以透過專案為 AI 設定一個溫柔且耐心的角色與你聊天，又不會影響到平常工作專案的專業性。
因此無論是想維持品牌語氣、打造沉浸式創作體驗，或建立具專業風格的諮詢對話，都能精準控制 AI 的角色與互動氛圍。對創作者與團隊來說，這意味著可以為每個專案打造一致、連貫、甚至具「人格」的 AI 合作夥伴。
進階應用：與他人共享專案
除了個人使用外，ChatGPT 的專案功能也能與他人共享，讓它從個人助手升級為團隊協作工具。透過共享，團隊成員可以共用同一組資料、檔案與自訂指令，讓所有人都能在相同脈絡下與 AI 協作。這不僅能確保輸出風格與語氣一致，也能讓不同成員延續既有對話內容，免去重複說明的麻煩。
不過，目前專案共享功能尚未開放給免費、Plus 和 Pro 用戶，僅限 Business、Enterprise 和 Edu 版本使用。每個專案最多可加入 100 位成員，並可上傳多達 40 份檔案（依方案而定）。
步驟 1：打開專案的聊天頁面後， 右上方會出現「Share」（共享）的選項。
步驟 2：點擊後，便能透過個人電子郵件、群組或使用工作區連結來邀請其他團隊成員加入專案。
步驟 3：接著設定存取權。編輯者擁有更新指令和上傳檔案的權限；而聊天者則只能查看與互動。
步驟 4：設定完成後，他人就能依據權限查看專案的聊天記錄、檔案和指令，並與之互動。
步驟 5：除了專案擁有者可以將他人移除專案外，被邀請者也可隨時自行退出。
你應該要知道的專案注意事項
最後，為了確保使用體驗順暢，有幾個細節是開始使用 ChatGPT 專案功能前應該了解的。特別是針對免費版用戶，在享受基礎功能的同時，也要留意檔案上限與資源限制，才能更有效地規劃自己的 AI 工作流程。
免費版與付費版的差異
首先，不同聊天模式在功能上有些微差異，主要體現在記憶體和指令的引用範圍：
● 一般對話（專案外）：可使用自訂指令與記憶體，但無法引用其他聊天紀錄。
● 臨時聊天：無法使用記憶體與引用功能，僅提供即時對話，不會保存內容。
● 專案內的聊天（記憶體：預設）：能使用記憶體功能，並可引用同一專案中的其他聊天內容，但自訂指令僅限於專案設定。
● 專案內的聊天（記憶體設定為僅限專案）：只能記住專案內的內容，不會影響其他專案或一般聊天。
至於版本差異，免費與付費用戶的主要不同在於上傳檔案的數量限制，以及是否支援共享與團隊協作功能。企業與教育版本還能針對資料隱私與存取權限進行更細緻的管理，確保敏感資訊的安全。
檔案上傳有每日上限
儘管免費版的專案最多可以上傳 5 個參考資料，但實際操作上，免費用戶每日大約只能上傳 3 個檔案，甚至在尖峰時刻這個數量可能會更少；額度通常在 24 小時候更新。而筆者實測後也發現，在專案中上傳資料時，一次最多也只能上傳 3 個；如果需要傳滿 5 個檔案，就必須分兩天才能完成。這點對於需要處理多份文件、進行研究的免費版用戶來說， 是規劃工作時必須考量的細節。
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