擴大「檔案歷程記錄」備份範圍

「檔案歷程記錄」只有備份「媒體櫃」、「桌面」、「聯絡人」與「我的最愛」,對於大多數讀者來說想必都不夠用,因此我們要自行加入備份範圍,才能交給系統自動備份這些資料夾或檔案。

1.我們可以把需要的資料夾加入媒體櫃,以擴大備份的範圍。而在圖中可以看到SkyDrive也在備份範圍之中,這是因為筆者安裝了SkyDrive桌面應用程式之後,「檔案歷程記錄」自動將Microsoft SkyDrive加入備份範圍的緣故。有需要的讀者可自行安裝SkyDrive桌面應用程式。

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2.接著我們來看一下,如何將一般資料夾加入媒體櫃,以增加備份範圍。首先請開啟「檔案總管」,找到視窗左欄的「媒體櫃」項目,接著請在「媒體櫃」下的「文件」項目上按一下滑鼠右鍵,並點選選單中的「內容」。

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3.在媒體櫃的「文件-內容」視窗中,按下「新增」,即可加入新的資料夾。

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4.在這裡,筆者選擇「Mydoc」資料夾作為示範。選定之後,按下「加入資料夾」。

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5.回到「文件-內容」視窗中,馬上可以在媒體櫃位置列表中看到新增的「Mydoc」資料夾,表示新增完畢。這時請按下下方的「確定」,設定就算結束,而「Mydoc」資料夾也就這樣加入到「檔案歷程記錄」的備份範圍中了!

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調整「檔案歷程記錄」進階設定

「檔案歷程記錄」不僅可以更改備份的目的地與儲存資料夾,還可以針對特別需求來自訂備份的進階設定,在平日備份時就十分方便了。

1.接著我們來看一下「檔案歷程記錄」功能的進階設定。請先,開啟「檔案設定功能」,然後點選視窗左邊的「進階設定」,就可以進入設定視窗。首先可以調整的是儲存頻率,也就是「儲存檔案複本」選項。我們可以在此設定每隔多少時間備份一次檔案,從10分鐘、15分鐘、20分鐘、30分鐘、每小時到每天備份一次都可以。

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2.第二項是調整「檔案歷程記錄」離線備份可用的空間大小,也就是下圖中的「離線快取大小」項目。前面已經介紹過,當我們的外接磁碟機離線時,「檔案歷程記錄」仍可暫時借用本機硬碟的空間進行備份,在這裡我們可以設定可臨時借用的磁碟空間大小(上限),以免佔用太多本機的硬碟空間。

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3.第三項「保存已儲存版本」則是設定「檔案歷程記錄」的保存期限。前面我們設定的複製頻率越高,就會造成越多保留的版本記錄,相對的也會需要更多儲存空間,時間一久的話就會非常龐大,所以適時的清理也是必須的。在這裡我們可以將設定調整成一個月甚至一週,這樣超過一個月(或一週)的備份檔案將會被清除,避免佔用太多空間。

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4.這裡要提醒大家,預設「保存已儲存版本」是永久,日積月累,備份的空間一定相當可觀。如果你發現這些歷程記錄已經佔用太多的硬碟空間,也可以手動清除老舊的備份記錄,只要點選「進階設定」視窗中的「清理版本」,然後點選想要清理的時限,如下圖的「一個月」,然後按下「清理」就可以了。

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還原「檔案歷程記錄」的備份檔

當我們平日養成備份檔案的好習慣以後,在真正遇到需要此檔案的先前版本時,就可以透過「檔案歷程記錄」來輕鬆還原這些資料。

1.我們有好幾種方法可以還原「檔案歷程記錄」所備份的檔案,最直接的就是使用「檔案歷程記錄」的介面來進行還原。進入「檔案歷程記錄」主畫面,左邊選項中第一個就是「還原個人檔案」,點選進入就可看到備份檔案是長什麼樣子。

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2.「還原個人檔案」畫面相當淺顯易懂。視窗最上方是目前備份時間點以及備份檔的數量,如下圖中的「11/11」表示共有11個不同時間的備份點(後),而目前顯示的是第11個備份點(前),前面的日期與時間則是這個備份點的日與時間。中間的圖示區域就是目前已備份的資料夾,我們可自由點選要還原哪些資料夾。

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3.最下方左右的前進與後退鈕可以用來移動到上一個或下一個備份時間點,中間的綠色鈕則是還原鈕,假如沒有在圖示區指定還原資料夾,直接按下此鈕的話,就會一口氣還原所有資料夾中的檔案了!

相反地,只要直接點選圖示區域的資料夾圖示,圖示左上角就會出現打勾符號,表示只要還原這個資料夾。此時只要按下綠色的還原鈕,即可還原勾選資料夾下的所有檔案,你也可以直接按兩下滑鼠左鍵進入此資料夾檢視檔案。

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4.進入資料夾內,就可以直接在檔案圖示上按下滑鼠右鍵來叫出功能表選單,有「預覽」、「還原」與「還原到」等選項。「還原」就不用說了,「還原到」是可以指定還原到特定資料夾,而「預覽」則是筆者相當青睞的功能,請點選「預覽」進去看看其中的奧妙。

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5.在預覽視窗中,版面配置沒有太大改變,只是中間的資料夾縮圖變成檔案名稱等相關資訊。以下圖的「2/2」為例,就表示這檔案已有兩個備份(後),現在我們看到的是第二個備份(前),前面則是檔案備份的日期與時間,因此可以很清楚的知道這個檔案共有幾個歷程版本。

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6.同時利用視窗下方的前進與後退鈕,就可以切換不同版本的檔案預覽畫面。比較一下本步驟與上個步驟的畫面,就可清楚看到同一檔案不同版本間的內容差異。利用預覽功能就可以輕鬆掌握想要還原的版本,找到想要還原的版本後,再按下綠色還原鈕即可。

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