不只是備份工具，活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器

用 Dropbox 減少 USB 隨身碟使用

由於大部分的人除了桌機之外，還同時使用筆電、手機、平板等各式行動裝置，過去要在不同裝置間存取檔案，都會使用體積迷你、攜帶方便的 USB 隨身碟。在雲端空間不普及的過去，USB 隨身碟確實提供檔案快速轉存的便利性，但你是否也曾發生忘記攜帶的窘境？再加上 USB 隨身碟容易被偷竊，或易成為散播病毒的媒介，都讓USB隨身碟存在相當的風險。

多台裝置進行檔案同步

Dropbox 的運作基礎就是檔案同步，在網路已連線的前提下，可以立即在不同電腦間存取檔案，進行相關的工作，這也是個人對雲端儲存空間的基本使用需求。隨著行動裝置幾乎成了第二個重要的工作平台，若能在行動裝置中也安裝 Dropbox App，就能利用同步的功能，立即讀取儲存在雲端的檔案使用。

▲用 Dropbox 取代 USB 隨身碟使用，還能在桌機、筆電、手機、平板電腦多台裝置間，進行檔案同步。

建立個人雲端工具庫

一些經常使用的免安裝軟體或工具程式，例如免安裝版的 KMPlayer 播放程式，以前常會儲存在 USB 隨身碟上，以備可隨時在不同電腦上安裝。現在，可以透過檔案同步的概念，在 Dropbox 建立專門存放這類工具軟體的資料夾，等到需要使用時，就開啟 Dropbox 取用，這也像是在雲端建立自己專屬的工具庫。

▲透過檔案同步的概念，只要在 Dropbox 儲存個人常用的免安裝軟體或工具，就可在不同裝置間同時使用。

用 Dropbox 桌面工具同步檔案更簡單

Dropbox 桌面管理工具

下載位置：www.dropbox.com/install

雲端儲存空間最直接的應用就是儲存檔案，但這不該是雲端硬碟的最大價值；利用網路作為媒介，進一步延伸出的跨裝置檔案同步功能，才是雲端更高的使用價值。而目前大多雲端空間的操作介面都是由網頁版開始，再分別提供桌機或筆電使用的桌面管理工具，以及行動裝置使用的 App，以利於串連所有裝置。

安裝桌面管理工具

不同的雲端儲存空間因應服務的差異，有著不同的操作邏輯。舉例來說，Google Drive 結合許多Google的線上服務，包括 Gmail、Google Docs、Chrome 線上應用程式商店等等，所以在網頁端操作較為順手。至於以雲端儲存空間為主要功能的 Dropbox，雖然提供與網路連結的服務，但採用電腦硬碟的操作思維，因此，建議長時間使用電腦端的工作者，可以安裝 Dropbox 桌面管理工具，使用起來會更加方便。

▲Dropbox 的操作概念與電腦硬碟相似，很適合安裝桌面管理工具，且安裝完成後，可成為系統匣裡的常駐程式。

設定電腦端的儲存位置

由於安裝 Dropbox 桌面管理工具後，預設會自動建立 Dropbox 的資料夾在系統碟裡，如果擔心會占去系統碟太多空間，也可以在「偏好設定」裡，手動變更資料夾的位置。此外，Dropbox 資料夾還會自動顯示在「我的最愛」裡，方便使用者快速開啟。

▲如果擔心 Dropbox 占去系統碟的儲存空間，可在「偏好設定」裡切換到「帳戶」，在「移動」變更資料夾的位置。

用 Dropbox 減少 e-mai l寄送檔案

通常要給別人一個檔案時，大部分人都會選擇以 e-mail 夾帶檔案的方式，將檔案傳送給收件者，尤其公司內部最常使用 e-mail 交換檔案，如果是小檔案或小尺寸圖片，這樣的傳送方式還算方便，但若是遇到大容量的檔案，e-mail 可就無法完成寄送的工作了。

單一檔案使用載點分享

由於電子信箱大都會限制附件檔案的大小，就連 Gmail 也有 25MB 的限制，但在講求高畫質的現在，相機或手機都是高像素的拍照規格，如果在傳送的檔案中有夾帶照片或影片，就會遇到傳送失敗的狀況。Dropbox 提供載點的方式，讓對方可以自行下載檔案，也就解決檔案大小限制的問題，且載點建立方便，二個步驟就可以快速將檔案下載位置提供給指定對象。

▲將想要傳送的檔案存在電腦端的 Dropbox 資料夾後，按右鍵就可看到「分享 Dropbox 連結」。當系統夾出現以上文字時，表示已經自動記憶載點位置，只要按滑鼠右鍵，選擇貼上就能出現載點位置。

多個檔案使用資料夾共享

單一大型檔案可以利用 Dropbox 提供載點，遇到要傳送多個檔案的狀況時，就可以將所有檔案整合進資料夾裡，再透過共享資料夾的方式，一次將所有檔案提供給指定對象下載。操作方式與單一檔案分享載點的方法略有不同，資料夾分享時必須輸入對方的電子郵件進行邀請，這是多人共享檔案的概念，提供載點只是單向傳送檔案。