不只是備份工具,活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器

用 Dropbox 避開檔案傳送的安全性限制

使用 e-mail 寄送檔案除了有附件大小的限制外,有時候在密集返往郵件的情況下,可能會出現人為疏失或傳送失敗而遺漏某些重要的內容,如果每次往返的郵件都夾帶檔案,更容易發生資訊不齊的問題,因此以 Dropbox 取代 e-mail 傳送更顯優勢。

檔案分享格式不受限制

利用 Dropbox 取代 e-mail 還有個重要的優點,就是傳送的檔案格式不受限制。由於為了杜絕電腦病毒入侵,電子信箱都會限制部分檔案格式的傳送,以避免收件者在接收 e-mail 後就中毒,最常見的就是限制 .exe 執行檔。但這樣的安全措施,也一併阻礙正常檔案的傳送,所以透過 Dropbox 提供載點的方式,即使接收對象沒有 Dropbox,也可以在網頁端直接下載檔案使用。

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▲通常 e-mail 會阻擋傳送 .exe 執行檔,但利用 Dropbox 提供載點的方式,對方也可以下載 .exe 檔使用。

檔案分享隨時取消更安全

至於 Dropbox 傳送檔案的安全性部分,不管是單一檔案提供的載點,或是多個檔案以資料夾方式共享,都會指定接收對象,這對傳送或接收檔案的雙方來說,都較為私密。此外,在確認指定對象下載完成後,就可以選擇取消載點及共用邀請,也可以降低重要檔案外流的風險。

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▲想要取消載點及共享,只要進入網頁版 Dropbox,在共享及連結分類下,找到要取消的項目即可。

用 Dropbox 打造最便利的專案合作平台

當你需要與他人共同合作時,不免得隨時交換資訊,好讓彼此都能有共同的資料可以使用,此時 Dropbox 資料夾共享的功能就不是單向的傳遞,而是雙向溝通,甚至是多人或跨部門的合作平台。

共享檔案自動同步至電腦

發起人可以先至 Dropbox 建立一個資料夾,專門給多人合作的專案使用,再邀請所有參與者加入,而這個資料夾就是專案合作平台,如果成員都有安裝 Dropbox 桌面管理工具,只要接受共享邀請後,就會自動將整個資料夾下載至電腦端,對長時間在電腦前工作的使用者來說,十分便利。

專案資料夾命名小技巧

若想要讓這個資料夾在他人的 Dropbox 中更顯眼,在為資料夾命名時,可以利用符號或數字開頭,因為 Dropbox 預設是以名稱排序。

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▲發起人可在 Dropbox 建立資料夾,再邀請相關人員共用,所有參與專案的人員,就可以各別在資料夾中上傳檔案,共同打造合作平台。

指定同步資料夾節省空間

不過,如果擔心接受共享後,這個多人使用的專案合作資料夾會變得愈來愈龐大,而影響電腦端的儲存空間,也可以選擇在電腦端將資料夾刪除,日後就只要在網頁端讀取檔案使用。或者是不想要將這個龐大的資料夾同步在每部電腦裡,也可以在 Dropbox 的偏好設定裡,取消同步這個資料夾。

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▲若是擔心多人共用的資料夾會占去電腦的儲存空間,可以在「偏好設定」裡的「選擇性同步」,取消資料夾同步。

Dropbox 減少微軟 Office 不相容問題

檔案共享後下一步就是協同工作,如果是以 Dropbox 為主要的雲端儲存空間,過去在網頁端或手機端開啟共享的檔案時,雖然可以瀏覽檔案,卻得再多一道下載的手續後,才能夠編輯檔案。不過近期 Dropbox 與微軟有多項合作,漸漸更具協同工作平台的潛力。

網頁版提供微軟 Office Online

儘管微軟 Office 對許多軟體都不太友善,有不少相容性的問題,但不可否認它仍是學校、公司、政府機關最常使用的文書軟體。因此,網頁版的 Dropbox 提供微軟 Office Online 即時編輯功能後,除了可以在網頁端進行編輯外,在沒有安裝微軟 Office 的電腦上,也可以直接開啟瀏覽器登入 Dropbox,啟動微軟 Office Word、Excel、PowerPoint 文件格式進行編輯,雖然提供的編輯功能較為精簡,但至少不用再擔心格式出錯,或是樣式不支援的問題。

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▲在網頁登入 Dropbox 之後,開啟微軟的 Word 檔,並允許以「Microsoft Office Online」開啟後,頁面上方就會出現編輯工具列。

手機也可即時編輯微軟 Office

此外,微軟針對 iPhone 及 iPad 推出的 Office Word、Excel、PowerPoint App,除了具有基本的編輯功能,可讓使用者在手機端進行 Office 文件編輯外,還能夠串連 Dropbox,所以在手機端的 Dropbox 開啟微軟的 Office 文件檔後,就會各別依 Office Word、Excel、PowerPoint App 開啟。至於 Android 手機目前則可使用 Office Mobile App,同樣可免費編輯微軟 Office 文件。

行動裝置編輯微軟 Office 的 App

  • iPhone 及 iPad:Office Word、Excel、PowerPoint
  • Android:Office Mobile

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▲以 iPhone 開啟 Dropbox 裡的 Word 檔為例,點選編輯圖示後,選擇「Microsoft Word」。在完成登入微軟帳號的手續後,就會切換以 Microsoft Word 開啟檔案,即可進行編輯。

(後面還有 Dropbox 與 Google Drive 介紹)

WL.
作者

PC home雜誌、T客邦產業編輯,主要負責蘋果、手機、筆電、桌機、平板等產業領域,以及相關硬體的教學以及評測、軟體相關教學報導。

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