單機工作排程/IFTTT /Google Now:從單機到雲端,善用自動化服務減少重複性工作負擔

免輸密碼,Windows 直接登入桌面

在 Windows 開機的過程中,有一個使用者登入的畫面,每次都要停下來輸入密碼之後,才能夠繼續開機進到桌面,這是 Windows 系統為了區別多重使用者所設計的功能。但辦公室的多數情況都還是一人一機,如果每次開電腦都要多這一道程序,有點浪費時間,但要是系統完全不設密碼保護,別人就可能透過「遠端登入」直接進入你的電腦。

自動登入的各種作法

如果不想要電腦毫無防護, 又想讓 Windows 自動幫你登入,節省等待的時間的話,其實透過使用者帳戶的設定就可以了,這樣泡完咖啡回到座位,電腦也剛好處理完所有開機程序,馬上可以開始作業。另一個會用到密碼登入的時機,是在人離開電腦太久之後回來,將電腦從睡眠中喚醒之後,會需要輸入密碼,這就要從系統電源選項去設定,不過這樣比較危險,這代表你不在電腦旁的時間,任何人都可以使用。

最後要注意的是,如果你的電腦是位在公司網域內,就要透過修改機碼的方式來開啟自動登入:

step 1

執行 rededit.exe 進入登錄檔編輯程式,找到 HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Winlogon。

step 2

將 AutoAdminLogon 的數值修改為 1。

step 3

新增字串值「DefaultDomainName」,數值為你的網域名稱;新增字串值「DefaultUserName」,數值為你的使用者帳戶; 新增字串值「DefaultPassword」,數值為你的密碼,然後關掉視窗重新開機即可。

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▲在控制台中的使用者帳戶設定,取消勾選「必須輸入使用者名稱和密碼,才能使用這台電腦」的選項,然後輸入使用者名稱與密碼, 重開機即可。

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▲在電源選項的系統設定中,點選「不需要密碼」,就可關閉睡眠密碼保護。

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▲在公司網域內的電腦使用者,想要自動登入需透過修改機碼的方式才行。

Windows 自動備份電腦檔案

檔案備份的重要性人人都知道,但是往往都是等到了檔案誤刪、硬碟故障,才驚覺「啊!忘了備份」,其實這不叫疏忽,這叫做人性。現在備份的方式相當多元,透過外接硬碟、安裝 NAS 或者直接把檔案丟上雲端,方法都不難,只是外接硬碟方便但易故障,雲端則有容量的限制跟隱私問題,而 NAS 的初期建置花費可能會高一點,各有其優缺點。

簡單備份的法則

不過要談備份,有一個觀念得先建立起來:那就是世界上是沒有百分之百絕對安全的備份方式,你只能靠多存幾份來分擔風險,至於要存多少份,就得看對你而言,這些檔案的重要性有多高了,如果是家人親友的照片影像回憶,自然是無價的;如果只是公司的工作檔案,重要性也許就少一點;而上網抓的影片音樂,就算消失了,可能只會感嘆一下,然後再點開網站重抓⋯,像這樣的初步分類,也可以幫助你決定你的備份原則,減少不必要的備份程序。

然而定期備份畢竟是個機械化的動作,既然我們常常會忘了作,那還是請電腦來代勞好了,Windows 本身便提供內建的備份功能,包括系統映像與檔案備份,其中檔案備份還支援排程功能,設定好之後,每到固定時間就會自動幫你備份檔案,減少遺失風險。

step 1

從控制台開啟「備份與還原」視窗,按下「設定備份」之後,選擇備份的儲存位
置。

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step 2

除了 Windows 預設建議外,你也可以自行決定要備份的資料夾,還可以勾選備份系統映像檔。

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step 3

然後選擇備份的頻率,以及備份的時間,按下確定即可。

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讓電腦自動開關機

大多數上班族都跟電腦有著難分難捨的親密關係,但是為了省電,許多老闆會要求下班前要把電腦關閉,於是開機、關機就成為上下班的必備儀式之一,在這麼分秒必爭的社會中,有沒有辦法把這個步驟也省下來,電腦在你進辦公室前的 10 分鐘自動啟動,搭配前面提過的自動登入 Windows,當你坐到位置上便能馬上作業,創造更簡化的工作模式。

自動開關機的便利性

除了可以自動開機外,你也可以設定好自動關機,不小心在外面跟客戶談得比較晚,也不必特地趕回公司關電腦,可以直接回家休息,隔天進公司,電腦一樣乖乖開好等著你。

但 Windows 本身並沒有定時關機的選項,必須透過「工作排程器」來執行關機流程,從 Windows XP 開始到最新的 Windows 8,微軟在系統中都新增了「工作排程器」這項功能,它可以排程去執行特定的工作。比方說電腦在某些作業情況下,並不需要我們苦守在電腦前等待,像是正在下載檔案、影片轉檔或跑測試軟體時,如果不想電腦就這樣整夜開著不關,除了去下載一些來源不明的關機小程式外,就是透過 Windows 的內建的工作排程器,建立一個定時關機的排程工作。

另外,自動開機功能需要從主機板 BIOS 去設定,部分主機板只能設定每天定時開機的時間,也許你會問,那六、日電腦也自動開機怎麼辦呢?別忘了,剛剛不是才提過工作排程器嗎?再設一條規則給六、日專用,自動開機後馬上再自動關機就好了。

step 1

在 BIOS 的 Power Management 設定當中找到「Power-On By Alarm」,啟用之後再設定開機時間,儲存之後退出。

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step 2

自動開機設完接著設自動關機,從附屬應用程式的系統工具中,開啟工作排程器,並在右側欄目選擇「建立基本工作」。

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step 3

輸入工作名稱,並設定觸發程序的時間,並選擇每隔 1 天自動執行。

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step 4

執行動作選擇「啟動程式」,並在程式或指令碼的欄位輸入「shutdown.exe」,引數欄位內輸入參數「/s」便可完成自動關機的排程。

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工作排程器的進階應用

工作排程器是 Windows 中一個滿好用的功能,如果單單只用來設定自動關機,似乎有點大材小用,因為它連非 Windows 內建的應用程式,也都可以加入工作排程的列表中,甚至你可以刪掉有些不必要的程式排程,藉此來加速電腦,而依照你的工作需求,可能有些程式需要固定執行,卻沒有納入在工作排程器中的,就可以利用手動來加入。

設定自動清理電腦

這裡就以 P68 介紹的 CCleaner 電腦清理程式來進行示範,CCleaner 雖然本身就已內建開機自動執行清理的功能,不過實際上我們不需要這麼頻繁的每天執行清理,而且這也會拖慢開機速度,這時就可以透過工作排程器,設定每週或每月執行一次清理電腦系統垃圾的動作就可以了,不過在進行設定前,必須要先在 CCleaner 中做一些初步的設定,因為每個人的清理模式可能都不同,像是 Cookies 就不一定需要每次都清空,為了讓工作排程器可以套用你的個人設定去執行 CCleaner,因此在你的個人化清理設定都調整好之後,要到 CCleaner 進階選項中勾選「將所有設定存到 INI 檔」。

工作排程器的設定流程與前一頁步驟大致類似,不過這次我們選取「建立工作」來進行比較精細的設定。

step 1

建立工作後,首先在「一般」分頁中,勾選「以最高權限執行」,避免在自動排程執行的時候跳出詢問的視窗。再到「觸發程序」分頁中,設定你要執行的頻率。

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step 2

在「動作」分頁中新增一個執行 CCleaner.exe 的動作, 並加上「/auto」的引數。

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step 3

你也可以在「條件」分頁中勾選電腦閒置時再啟動,萬一那個時間你正好在用電腦,這樣就不會妨礙你的工作,最後按下確定即可。

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(後面有 3 個雲端自動化的教學介紹)

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