用 LINE 聊公事太危險!Office 365 家族新成員:Microsoft Teams 正式在台上市,團隊溝通新選擇

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Microsoft 在台灣正式推出 Office 365 家族的新成員—以「聊天」為基礎的企業協作平台 Microsoft Teams。繼 2016 年底發表 Microsoft Teams 預覽版以來,微軟根據預覽用戶的回饋及對協同合作趨勢與產業需求的觀察,陸續提供包含電子郵件整合、會議排程、行動版視訊通話等 100 多項全新功能。

Microsoft Teams 主打團隊合作,整合旗下 Office 365 的各項應用於單一工作平台,不僅可運用頁籤方式延伸使用 OneDrive、PowerPoint、Power BI…等辦公室應用功能,並可依據產業需求加入第三方客製化應用與加值服務,如 Trello、Wiki。至今在全球已有逾 50,000 家企業搶先試用 Microsoft Teams,並以每個月 30% 的驚人速度在成長。

在台灣,金士頓科技、東森信息科技(東森購物)也已導入;碩網資訊更與台灣微軟攜手,運用 Microsoft Bot Framework 開發出壽險業者專屬的服務型聊天機器人,有效運用人工智慧協助企業創新、提升市場競爭力。

台灣行動辦公已逾六成 企業推動數位轉型刻不容緩

對企業而言,數位轉型是現今面臨的最大挑戰,也是未來業務拓展的成敗關鍵。微軟針對數位轉型提出「產品轉型」(Transform products)、「運作優化」(Optimize operations)、「激力員工」(Empower employees)、「耕耘客戶」(Engage customers)四大主軸,希望透過包含 Office 365、Microsoft Azure 等雲端服務解決方案,與客戶和合作夥伴攜手達成多贏。

根據今年初微軟針對亞太地區 14 個市場、4,175 個受訪者調查的『Workplace 2020』的結果表示,在台灣已經有 67% 的人每週至少一天會在辦公室外工作,另有 68% 的受雇者表示希望能夠增加工作與生活型態的整合與平衡。然而,受訪者也表示,只有 25% 的人認為其組織的領導階層有致力於彌平勞動力的數位技能落差、24% 的人認為組織提供了工作的彈性、以及 32% 的人認為其組織已經具備工作新世界(New World of Work)的所需設備和條件。此調查同時也發現企業面臨許多挑戰,例如回應內部議題花費過多時間 (33%)、過多的面對面會議 (32%)、要在團隊內加入新成員也花費太多時間 (24%)等。

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面對數位轉型的浪潮和愈趨數位的工作場所,台灣微軟總經理邵光華提到:「透過調查發現,『激力員工』是台灣企業決策者實踐數位轉型的關鍵;此外,亞洲被認為將是2021年行動上網最盛行的地區,因此台灣企業決策者更須針對數位變遷,訂定相應的內部文化、工作型態與基礎設施,讓企業能夠發展更為靈活彈性的工作模式以提高生產力。」

另外,相較於 5 年前,現今企業員工進行團隊工作的次數達 2 倍之多以順利完成任務,突顯團隊的協同合作效能將成為企業營運的重要指標。在跨組、跨廠區、甚至跨國合作的趨勢下,團隊的各種組成讓溝通不再侷限於一時一地、也不再只是單純上對下的單向任務指派與個人單兵作戰,而是以專案為中心、以對話與討論為型式,隨時隨地可按照專案設立團隊的協同合作。

透過 Microsoft Teams,提供一個以聊天為基礎的工作空間,用團隊需要的各項工具,將人、對話、工作內容匯集在同一處,以便讓成員們更輕鬆地針對不同工作主題「就事論事」、在流暢的合作過程中創造更多可能性。在 Microsoft Teams 平台上,團隊成員可以在同個介面上使用平常慣用的 Office 365 應用,不需離開介面即可傳送檔案或進行協作。

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Office 365 是專為各個團隊特有工作風格而生的整合型應用程式:Outlook 適用於企業等級的電子郵件;SharePoint 適用於智慧型內容管理;Yammer 適用於組織間的網絡聯繫;商務用 Skype 則可說是企業語音、視訊聯繫的中樞;而現在又加上統整即時對話功能與各項 Office 365 工具於大成的 Microsoft Teams,象徵微軟在團隊協作領域再次邁進一大步。

Office 365 已擁有超過 8,500 萬活躍用戶 

「Office 365 目前已有超過 8,500 萬活躍用戶的耀眼里程碑,而今我們更將具聊天功能的協同工具 Microsoft Teams 內建至 Office 365 (商業基本版、商業進階版、K1、E1、E3、E5),從個人延伸至團隊,希望為使用者提供更高效、更有趣的線上協作體驗,讓每個團隊成員透過我們的生產力工具,都能貢獻更多、成就更大。」

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台灣微軟 Office 行銷部資深協理 張立業表示,Microsoft Teams 將在功能開發面圍繞著四項核心價值,在團隊溝通中確實、零死角地解決包括應用整合性、協作便利性、是否可客製化及資訊安全性在內的幾大企業痛點,進而提升工作效能。這四大核心價值包括:

  • 透過聊天進行小組溝通:Microsoft Teams 提供給您嶄新的對話體驗,連貫、無間斷的聊天模式,讓所有人保持聯絡、隨時掌握最新進度。團隊內的成員可依據溝通需求發起私人訊息或者群組對話,且每位使用者均可根據專案項目與成員不同,分門別類地建立、加入多個小組,在不同工作項目之間輕鬆切換。Microsoft Teams 更內建因應情境而生的表情貼圖、支援 GIF 動態貼圖,為溝通增添彈性與趣味性。
  • 團隊合作的中心:將團隊成員每天會使用到的 Office 365 應用程式及服務 — Word、Excel、PowerPoint、SharePoint、OneNote 與 Power BI 匯聚在 Microsoft Teams 中,整合所有資訊與工具。
  • 可針對每個團隊客製化:Microsoft Teams 透過 Tabs 功能、Connector 模式以及支援第三方開發的 Bots,提供使用者依據需求打造團隊專屬的協作平台,並提供團隊熟悉的 Microsoft 工具,如 Microsoft Planner 和 Visual Studio Team Services。目前共有超過 150 項與 SAP、Trello、Hipmunk 等公司合作的整合功能已推出或即將問世。
  • 擁有團隊所信賴的安全性:Microsoft Teams 透過超大規模的 Office 365 企業級雲端運算平台,提供客戶所需的進階安全性與合乎法規的功能。更符合包含 SOC 1、SOC 2、歐盟示範條款 (EU Model Clauses)、ISO27001 與 HIPAA 的全球安全標準。

台灣微軟 Office 行銷部資深協理張立業補充道:「除了電腦版 Microsoft Teams,Office 365 用戶更可透過行動版本在手機裝置上輕鬆進行團隊協作;而 Microsoft Teams 內建的 OneDrive、SharePoint 雲端儲存與編輯功能,更再次呼應了微軟『行動優先、雲端至上』的數位轉型原則。

配合在工作環境中市占率最高、相對容易上手的 Office 365 工具,Microsoft Teams 將有效減少一般企業將通訊軟體導入公司時,產生的員工教育訓練成本與陣痛期。現代工作型態中,「多工處理」已成為必須,Microsoft Teams 將上班族最慣用的 Office 365 工具整合至單一平台,更可有效降低使用者重複在數個介面間切換時的抽離感,也預期將成為對員工而言最親切、省時的企業協作平台。

逾 5 萬家企業使用  金士頓科技、東森信息科技率先在台導入 Microsoft Teams

Microsoft Teams 目前在全球 181 個地區被廣泛應用,可支援包含繁體中文在內共 19 種語言。自 2016 年 11 月發佈預覽版本至今,已有超過 50,000 個組織已開始使用 Microsoft Teams。在台灣,率先導入 Microsoft Teams 的用戶業種相當多元,橫跨科技、網路電商與零售業,也說明 Microsoft Teams 具備符合多元使用情境以及擴充簡便的彈性,足以滿足各大產業的個別需求。

全球記憶體模組龍頭金士頓科技(Kingston Technology) 是率先在台導入 Microsoft Teams 的企業之一。金士頓科技資訊部副理郭家齊表示:「從 Scrum 敏捷開發到 DevOps 過程中,選擇一套兼具安全性與整合性的跨裝置溝通平台更顯得舉足輕重。目前金士頓的 IT 團隊便是使用 Microsoft Teams 追蹤專案進度,讓不同部門、負責不同開發階段的人員可隨時掌握目前進度及時討論,不但符合金士頓強調敏捷、彈性且即時回應的互聯網企業精神,也在公司數位轉型的過程中,可善用雲端的力量來協助開發與維運。」

2017 年一例一休新制上路後,企業營運人力成本大幅增加,更連帶影響物流配送、客戶服務與倉儲管理等方面開銷,如何因應也成為實體與電商零售業共同的難題。「東森集團旗下有各種不同業務屬性的公司,包括了東森的電視購物、網路購物、東森新聞雲 ETtoday 數位內容平台,Ponta 點數交換平台..等,東森信息科技做為集團數位大腦,不僅要能洞悉技術趨勢,更要展望未來,因應而生各種資訊商業主題的技術研發小組,從行動電商、大數據服務、DMP、IoT、影音直播甚至迎接未來的 AI 應用等,其中部分團隊也導入了敏捷式開發,各專案小組一開始是採用 Slack、Trello 作為團隊溝通工具」東森信息科技總經理暨東森購物執行董事王辭笙提到:「而台灣微軟於去年底 Teams 推出預覽版時有來我司做介紹,我們評估了之後發現蠻符合我們的需求,除了可以集中管理、也更具備安全性,選擇導入 Microsoft Teams 後也確實提升了集團內跨公司、跨部門溝通為更有效的工作流程。」

用 LINE 聊公事太危險!Office 365 家族新成員:Microsoft Teams 正式在台上市,團隊溝通新選擇▲東森信息科技總經理暨東森購物執行董事王辭笙

支援客製化功能與人工智慧 AI 技術  實現「人工智慧民主化」願景

人工智慧技術的應用是微軟近期研發主力之一,繼數位助理 Cortana、與美國 Twitter 合作的智慧聊天機器人 Tay 之外,在 Microsoft Teams 中也同樣可運用 Microsoft BOT Framework 加入人工智慧技術。

台灣微軟營運暨行銷事業群總經理磯貝直之(Naoyuki Isogai)則提到:「Microsoft Teams 除了整合 Office 365 系列工具、提供一致性與連貫性的對話空間,更可透過人工智慧的導入,真正實現『對話即平台』(Conversations as a Platform)的概念。Microsoft Teams 不只是一個使用易上手、以聊天為基礎的平台,合作夥伴也可在 Microsoft Teams 上開發如語音諮詢、訂票系統等第三方客製化的加值服務,讓人工智慧可以擴展應用於日常情境中,進而達成『人工智慧民主化』的願景。」

碩網資訊近日便運用微軟認知服務,開發出具備客服問答、商品介紹與推薦、緊急通報、健康管理等功能的服務型智慧機器人,並且已實際應用到常面對諮詢服務需求的壽險業,例如詢問保單多久到期、查詢方案內容等,目前都可透過智慧機器人 24 小時在線上為客戶提供即時資訊。碩網資訊總經理邱仁鈿表示:「透過深度學習與巨量資料堆疊出的認知服務,讓我們與微軟合作開發的服務型智慧機器人除了有問有答外,更可透過資料分析去掌握、推測消費者的行為模式,甚至主動推薦相應的商品與方案、提升消費者關於產品或服務的認知與購買意願,可有效彌補客服人力空缺或是產品知識不夠完備的缺點,讓客戶無論何時何地洽詢業務,都能夠獲得與理財專員同樣專業的服務。」

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