透過 AI 掌控時間、提高生產力?「Microsoft 我的分析」讓你把時間花在刀口上!

你經常覺得工作做不完、會議連棉不絕,再加上整理報告和回覆信件,最終只能陷入加班的無間煉獄之中,不只精疲力盡,回到家也沒有和家人相處的時間,更遑論要從事什麼休閒娛樂了,說起來實在讓人百般無奈!

這時候除了檢討工作模式是否出了問題,更科學一點的方法,當然就是好好分析一下時間到底都用在哪,才有機會徹底改善目前的狀況。但若以傳統的工時列表來手動統計感覺要花上不少時間,究竟市面上有哪些工時分析的工具可以助我們一臂之力?需要額外花錢購買嗎?其實大家完全不需要擔心這些問題,如果你正在使用 Office 365,不妨試試內建在 Outlook 裡的「Microsoft 我的分析(MyAnalytics)」,一毛錢都不用花就能獲得最完整的工作分析與建議!

「Microsoft 我的分析」的原理是?

除了一般人最熟悉的文書處理外,Office 365 還有很多跟日常工作管理相關的實用功能,像是Office 365商務基本版、商務進階版、企業版 E1、、E3 和 E5 的用戶在使用 Outlook 管理行事曆、電子郵件時,就可以透過內建的「Microsoft 我的分析」的功能,藉由 AI 人工智慧的分析,充分了解自己的工作現況並獲取專業的建議,包括每週的會議時間、處理電子郵件的時間、真正專注在工作上的時間以及加班時間…等(先前若是使用 Outlook Exchange Online 功能的使用者也能將資料匯入)。

「Microsoft 我的分析」透過 AI 人工智慧分析使用者的工作習慣,並適時給予改善效率的建議。

除此之外,「Microsoft 我的分析」也能透過公司組織資料的分析,讓使用者掌握自己與公司各個成員之間的互動狀態,藉此確認溝通時間的掌握是否到位,另外也能透過長時間的趨勢報表,來了解工作時間的變化,而「MyAnalytics」也會進一步提供改善工作效率的建議,同時也會每週定期主動發送健檢報表,即使沒時間主動上線查詢分析的 Dashboard,也能隨時掌握自己的工作狀態。

「Microsoft 我的分析」有哪些不能錯過的功能?

簡單來說,「Microsoft 我的分析」就是為每個工作者量身打造「生產力健檢報表」的服務,相較於一般公司透過工時記錄(Time Sheet)來分析工作者的工時分配與效率,「Microsoft 我的分析」完全不需要自行額外做任何記錄,就能透過自動分析工作者使用 Office 365 相關工具的記錄,彙整出平常工作的狀況,並提出改善工作效率的建議!

查看每週 eMail 分析

「Microsoft 我的分析」固定每週會發送一次健檢報告到我們的電郵信箱,提供我們上週工作狀況的分析。

在健檢信件中,可以看到工時的分配狀況,像是參與會議、處理電子郵件這類的「共同作業時間」,以及自己獨立處理工作的「專注時間」,同時也有與上週狀況的比較。

也可以看到哪些人最常和我們密切配合、共同工作。

會議往往佔據相當多的時間,因次在健檢中也會比較過去幾周參與會議的時數。

直接在 Outlook 啟動輔助工具

透過 Outlook 工具列「Microsoft 我的分析」 Add-On 工具,我們也可以直接在 Outlook 中開啟相關的分析資訊。

點選後,在畫面右方會開啟側欄,展示「Microsoft 我的分析」的相關資訊,我們可以透過這個功能查看先前在電子郵件中,曾經有提及與同事共同合作之工作內容是否有完成,並進行提醒,另外有能查看與我們共同協作的聯絡人與我們共同會議或聯絡的時間;除此之外,若有重要聯絡人的來信尚未讀取,也可以在這裡查看相關的提醒哦!

查看線上完整 Dashboard

「Microsoft 我的分析」也有功能完整的線上 Dashboard,可以看到完整的工時分析記錄,以及相關的建議。

另外也有更完整的「我的網路」功能,以圖像化形式列出與自己存在協作關係的所有成員,並依據合作的時間來排列,讓我們能明確掌握自己在工作上與其他人互動的狀況。

透過「會議趨勢」可以看到自己每週參與會議的時間,以及公司所有人平均花在會議上的時間;至於「會議習慣」則是進一步探究自己所參與的會議是否過於冗長,或是在會議中其實仍然要分心處理其他工作。

在電子郵件的處理方面同樣也有每週平均花費的時間,以及郵件處理模式的比例。

透過行事曆中會議時間之外的其他工作時間的分析,「Microsoft 我的分析」也會進一步歸納為我們的「專注時間」,讓我們進一步了解自己是否在會議之外有充足的時間來處理其他工作事務。

對於經常加班的人來說,「Microsoft 我的分析」所統計的「加班趨勢」也能讓我們了解到自己的工時是否過長,以及加班時大多將工時花費在會議、溝通或是回覆 Email…等工作。

除了上面分門別類的統計,「Microsoft 我的分析」中也有整合所有工作型態的趨勢表,讓我們以全面性的角度來了解自己的工作狀況!

透過大數據分析,掌握自己的工作狀態,優化工作效率!

看完以上針對「Microsoft 我的分析」的介紹,相信大家都能理解這項服務對於提升工作效率的幫助,而且對使用者來說,完全不需要做任何額外的設定,就能定期獲取分析後的實用資訊,還能得到系統對於效率提升的建議,讓我們能夠及時調整工作方式,像是太多意義不大的會議,或是花費太多時間在回覆 E-Mail 上。

除此之外,透過分析整個公司組織架構,也能讓我們知道自己是否與專案合作夥伴保持密切的聯繫。另外透過工時分析,我們也能進一步了解自己每天真正能專注在處理工作的時間有多少,另外是否因為加班的關係而影響了自己的私人生活,讓我們可以進一步保持工作與生活之間的平衡。

另外大家可能會擔心,「Microsoft 我的分析」的資料是否會被公司的主管看到而影響了自己的隱私權,這一點其實無需擔憂,這些資料分析的結果只有你自己才能看到,完全可以放心使用哦!

 

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