透過 AI 掌控時間、提高生產力?「Microsoft 我的分析」讓你把時間花在刀口上! 你經常覺得工作做不完、會議連棉不絕,再加上整理報告和回覆信件,最終只能陷入加班的無間煉獄之中,不只精疲力盡,回到家也沒有和家人相處的時間,更遑論要從事什麼休閒娛樂了,說起來實在讓人百般無奈!

這時候除了檢討工作模式是否出了問題,更科學一點的方法,當然就是好好分析一下時間到底都用在哪,才有機會徹底改善目前的狀況。但若以傳統的工時列表來手動統計感覺要花上不少時間,究竟市面上有哪些工時分析的工具可以助我們一臂之力?需要額外花錢購買嗎?其實大家完全不需要擔心這些問題,如果你正在使用 Office 365,不妨試試內建在 Outlook 裡的「Microsoft 我的分析(MyAnalytics)」,一毛錢都不用花就能獲得最完整的工作分析與建議!

「Microsoft 我的分析」的原理是?

除了一般人最熟悉的文書處理外,Office 365 還有很多跟日常工作管理相關的實用功能,像是Office 365商務基本版、商務進階版、企業版 E1、、E3 和 E5 的用戶在使用 Outlook 管理行事曆、電子郵件時,就可以透過內建的「Microsoft 我的分析」的功能,藉由 AI 人工智慧的分析,充分了解自己的工作現況並獲取專業的建議,包括每週的會議時間、處理電子郵件的時間、真正專注在工作上的時間以及加班時間…等(先前若是使用 Outlook Exchange Online 功能的使用者也能將資料匯入)。

透過 AI 掌控時間、提高生產力?「Microsoft 我的分析」讓你把時間花在刀口上!

除此之外,「Microsoft 我的分析」也能透過公司組織資料的分析,讓使用者掌握自己與公司各個成員之間的互動狀態,藉此確認溝通時間的掌握是否到位,另外也能透過長時間的趨勢報表,來了解工作時間的變化,而「MyAnalytics」也會進一步提供改善工作效率的建議,同時也會每週定期主動發送健檢報表,即使沒時間主動上線查詢分析的 Dashboard,也能隨時掌握自己的工作狀態。

「Microsoft 我的分析」有哪些不能錯過的功能?

簡單來說,「Microsoft 我的分析」就是為每個工作者量身打造「生產力健檢報表」的服務,相較於一般公司透過工時記錄(Time Sheet)來分析工作者的工時分配與效率,「Microsoft 我的分析」完全不需要自行額外做任何記錄,就能透過自動分析工作者使用 Office 365 相關工具的記錄,彙整出平常工作的狀況,並提出改善工作效率的建議!

查看每週 eMail 分析

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直接在 Outlook 啟動輔助工具

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透過大數據分析,掌握自己的工作狀態,優化工作效率!

看完以上針對「Microsoft 我的分析」的介紹,相信大家都能理解這項服務對於提升工作效率的幫助,而且對使用者來說,完全不需要做任何額外的設定,就能定期獲取分析後的實用資訊,還能得到系統對於效率提升的建議,讓我們能夠及時調整工作方式,像是太多意義不大的會議,或是花費太多時間在回覆 E-Mail 上。

除此之外,透過分析整個公司組織架構,也能讓我們知道自己是否與專案合作夥伴保持密切的聯繫。另外透過工時分析,我們也能進一步了解自己每天真正能專注在處理工作的時間有多少,另外是否因為加班的關係而影響了自己的私人生活,讓我們可以進一步保持工作與生活之間的平衡。

另外大家可能會擔心,「Microsoft 我的分析」的資料是否會被公司的主管看到而影響了自己的隱私權,這一點其實無需擔憂,這些資料分析的結果只有你自己才能看到,完全可以放心使用哦!

 

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