軟體訂閱制怎麼訂?微軟Office 365:先試用再付費,家用版可多人共享

軟體訂閱制從影音娛樂走向辦公應用,連過去一向都只推出買斷方案的微軟 Office 套裝,現在也全面轉型成了月費服務,就連新推出的 Office 2019,微軟都希望消費者「不要買」,希望一般民眾可以改而訂閱隨時更新、彈性授權的 Office 365。究竟微軟為什麼要如此大力推行自家的軟體訂閱服務呢?

在本次的主題學習中,我們將為讀者分析 Office 365各種月費方案間,以及與買斷制軟體的不同,試圖找出最適合、最划算的付費方式,節省使用者的開銷。此外,我們也會介紹合法分享 Office 授權給家庭成員的方法,並列出部分消費者對於 Office 365訂閱制的常見問題,打破你對「買斷」優於「訂閱」的迷思與疑惑。

值得一提的是,本次主題學習我們都以消費者「家用」情況為主,若是企業或教育單位,微軟也提供了 Office 365的不同方案,提供給管理者進行參考。

無可取代的辦公室軟體

微軟的 Office 辦公室套裝軟體,無論 Word、Excel、PowerPoint,甚至Outlook、Access、Publisher 或 OneNote 等,每一款都是普羅大眾極為熟悉的生產力工具。從公司行號到個人用戶,絕對都少不了在自己的電腦中,裝上一套微軟 Office ,用來開啟各類文件檔案。相較於銷售 Windows 作業系統,微軟獲利的主要來源,其實是自家的 Office 套裝,畢竟考量到格式相容性與操作熟悉度,即便市面上有如同 Liber Office 之類的免費、自由軟體存在,也很難替代得了微軟 Office 的影響力與可靠性。

雖然不敢說每個人的電腦中都有微軟Office,但要找到一台沒有Office軟體的電腦,也幾乎是不可能。

為什麼微軟Office要轉型訂閱制?

前面提到,Office 系列軟體是微軟的大宗獲利項目,而另一個同樣讓微軟財源廣進的產品,則是時下最流行的「雲端」。微軟的 Office 辦公室套裝軟體,自數年前改採訂閱制後,即同時結合了上述兩種獲利項目,改名 Office 365向大眾推出,這樣的轉變相較於過去買斷制的 Office 軟體,可望為微軟帶來更高的利益。

如Linux核心的作業系統,由於微軟Office本身就不支援,自由軟體像LiberOffice的存在依然有其意義。

如何判斷自己真的需要 Office 365?

該不該訂閱 Office 365?這其實是非常視個人情況的問題,但也可以簡單歸納成:只要消費者在任何情況下,會需要開啟、編輯 Office 文件,如 Word 檔、Excel 檔或 PPT 簡報檔,那電腦中都應該要具備,擁有合法授權的微軟 Office 套裝。以筆者的狀況而言,由於撰寫文章的需求,基本上每天都得跟 Word 等軟體混在一起,自然會需要一套完整的微軟 Office。在公司裡,筆者電腦中已有企業版授權的 Office 套裝能夠使用,但下班回到家中,筆者就必須改用私人電腦,所以勢必得訂閱一套 Office 365,才能滿足延續工作任務的需求。那如果是學生呢?台灣多數的大專院校,都擁有教育版 Office 的套裝授權,學生於在學期間,都可以安裝於個人隨意電腦使用。不過一旦學成畢業後,若還是需要用到 Office 軟體,雖然教育授權仍然保持有效,但舊版 Office 套件卻無法再進行後續更新,時間一久同樣會有過時甚至相容性問題,此時改為訂閱 Office 365,也是比較好的選擇。

除了訂閱制,Office 365的主打重點就是雲端、跨螢幕,讓每個裝置都能方便工作。

網頁版的Office軟體已經相較過去已改進不少,從速度、相容性到穩定性,都算是十足堪用。

有點複雜的Office 365訂閱方案

現在消費者要入手最新版微軟 Office 套裝軟體的方式,主要購買市售的「盒裝版」,或者直接上微軟網站進行購買。其中,實體盒裝的版本類別較為有限,常見的僅有家庭版一年期與個人版一年期,而且已不內附安裝光碟或 USB 安裝碟,僅提供序號讓消費者進行數位下載。

雖然市面上可以買到實體盒裝的Office 365,但無論家用版或個人版皆為一年期,且僅含有序號而無安裝媒介。

一般家用的可選方案

從微軟官方購買 Office 365,主要方案分為兩個大項,即「家用」與「商務用」,由於後者主要面向企業用戶,依使用者人數來收取月費,並要求企業簽署年度履約保證,較為複雜所以筆者略過介紹,將重點放在一般使用者應該購買的家用方案。在家用方案中,Office 365又分出「個人版」與「家用版」,前者僅可供1個使用者(即綁定一個帳號),在 PC 或 Mac 上使用桌面版 Office 應用程式,月費219元,年費則為2,190元,等於買10送2;後者最多能讓6個使用者(即一個主帳號加五個授權帳號)獲得 Office 授權,月費320元,年費3,190元,同樣是買10送2。

從微軟銷售網頁不難看出,Office 365的主力是家用版,其次才為個人版,而家用版也確實是比較超值的方案。

怎麼購買Office 365最划算?

從微軟官方列出的方案來看,Office 365的家用版年費方案,應該最具有性價比,假設六位使用者全部「用好用滿」,每人算下來也只需付費530元/一年,相當於每月44塊,確實能稱為「銅板價」,若能與家人、朋友合湊購買,年費訂閱的 Office 365家用版自然是最佳選擇。至於是要選擇「月費」還是「年費」呢?這就看個人需求了!

【專業軟體、雲端空間,怎樣訂閱最省錢?】微軟Office 365篇篇:先試用再付費,家用版可多人共享

買斷Office 2019會更好嗎?

Office 2019售價新台幣4,790元,雖然只能供一台電腦使用,但買斷的好處是可以用個5、6年都還不算過時,以其「無限」的使用年限而言,買斷或許是長期來看的最佳方案。只不過,買斷制擁有很高的風險,比方說要是使用者更換了電腦,或有多個裝置都需要 Office 軟體,就必須分別或再購買,開銷容易暴增。其次,家用版 Office 2019不包含 Outlook、Publisher 與 Access 軟體,也沒有1TB的 OneDrive 空間和 Skype 電話時數,這些額外福利通算起來,其實都具有很高的價值。

Office 365常見Q&A 

過去的微軟 Office 辦公室套裝軟體都是買斷制,消費者只要花錢入手後,安裝並輸入序號,即能夠開始使用,而該序號只能用在一台電腦上,也不需要登入微軟帳號,規則非常簡單明瞭。不過進入 Office 365訂閱制時代,就出現了許多複雜、模糊的情境,要是消費者不清楚就可能導致權益受損,甚至是因此多花錢。於是,筆者特別整理了 Office 365的常見問題 Q&A,夠釐清你的一些疑惑。 

Q:訂閱Office 365一定要有微軟帳號嗎?

A:沒錯!無論消費者是購買實體盒裝或線上訂閱,一定要擁有一組可存取的微軟帳號,才能夠訂閱 Office 365,這是與過往買斷制軟體的最大不同,畢竟如果沒有線上帳號,就無法綁定使用者身分。此外,Office 365的授權限制有兩個部分,一個是「帳號」,另一個是「裝置」。一個「帳號」只能有一套 Office 365訂閱,不能同時購買個人版與家用版,也不能同時購買兩套個人版等諸如此類;但是,一個「帳號」可以同時登入多個「裝置」,根據微軟官方規定,擁有 Office 365有效訂閱的帳號,能夠安裝 Office 應用程式在無限多台電腦上,而其中的「五台電腦」得以同時登入。

訂閱Office 365就必須要有微軟帳號,軟體也必須定期連網驗證有效期限,否則會被限制使用。

Q:別人可以使用我購買的個人版Office 365嗎?

就授權規定而言上「不行」,但實際使用上「可以」。如前所述,微軟官方規定,一個有效的 Office 365訂閱,能同時給5台電腦登入使用,換句話說,假設使用者擁有三台桌機、兩台筆電,那麼只要購買一套 Office 365個人版,即可讓所有裝置都能開啟 Office 應用程式,若是選擇個人版月費方案,等於每台電腦平均每月僅需付出36.5元。不過微軟強調,由於 Office 365個人版的授權規定只能給「一個人」使用 Office 軟體,若是同一個帳號卻兩個人以上共有,或是將 Office 365安裝到了不屬於購買者的裝置上,那就違反了使用規定,請務必改為購買 Office 365家用版,並透過分享授權的方式「合法使用」Office 套裝。值得一提的是,單一帳號可同時登入5台裝置的規定,也適用於家用版 Office 365,這表示一套 Office 365家用版的合理使用上限為30台裝置。

Q:家用版Office 365的雲端空間是共用的嗎?

不是!家用版 Office 365所內附的 OneDrive 1TB 雲端空間,為每個擁有授權的使用者,皆有其「分開計算」的容量。舉例來說,如果爸爸購買 Office 365家用版並分享給全家,合計共6人都使用同一套 Office 365訂閱,那麼每個人的帳戶中,就各自擁有1TB的 OneDrive 空間,不過要注意的是,雖然合計容量有6TB,但無法「切」給其他家人使用,與 iCloud、Google One 的概念不同。要是使用者在個人版、家用版的 Office 365中途退出訂閱,那麼1TB的 OneDrive 空間將被回收,不過微軟並不會強制刪除超過容量的檔案,而是會要求使用者儘速下載、備份,而且在可用容量清出來之前,無法再上傳、編輯任何 OneDrive 中的檔案。 

多達1TB的OneDrive空間非常堪用,家用版方案每個使用者的資料也各自獨立,不會互相影響。

Q:變更Office 365方案會如何計算訂閱時效?

全新 Office 365採用「訂閱制」的好處,就是可以隨時更換自己想要的付費方案,微軟指出,使用者可以在 Office 365家用版、個人版以及大專院校版,三者間隨時自由切換訂閱方案,而這當中又分為「升級」與「降級」。舉例來說,從 Office 365個人版轉至家用版即為「升級」,假設原先的個人版訂閱還剩6個月,而使用者又購買了12個月的 Office 365家用版,在這種情況下,新入手的 Office 365家用版訂閱將擁有合計18個月的訂閱時效;反之,如果是「降級」訂閱,如 Office 365家用版還剩下1個月的額度,卻改為購買1年的個人版,那使用者就必須先停止所有共享家用版訂閱的帳號授權,接著購買個人版後,當下帳號中的 Office 365就會馬上「降級」成具有13個月時效的個人版訂閱。

無論怎麼切換訂閱方案,Office 365的可用時效都會遞延,唯獨注意升級、降級權利的改變都是立刻發生。

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