疫情當前,遠距辦公成為熱門話題!辦公通訊工具百百種,哪一款才是王道?

疫情當前,遠距辦公成為熱門話題!辦公通訊工具百百種,哪一款才是王道?

肺炎疫情嚴重影響了各行各業,為了防疫,有不少企業考量採用在家遠距辦公(Work From Home)的模式來維持企業營運,不過想要有效率的遠距辦公,一款適合的通訊工具是絕對不可少的,但市面上的產品不少,到底哪一款才是最適合您的企業的選擇?本篇文章就將為大家深入分析!

在 2020 年初悄然而至的 COVID-19 肺炎疫情,至今仍舊持續延燒至全球各地,台灣雖說防疫政策得當,相較於其他國家算是比較不嚴重,但卻也不能掉以輕心,尤其對於中大型企業來說,為了避免員工集中於辦公室內可能帶來群聚感染的風險,已經有不少企業超前佈署,展開 WFH 居家遠距工作的模式。

但為了維持企業的正常運作,以及員工在家上班的效率,一套可靠的「遠距辦公通訊工具」絕對是不可少的,而目前市面上也已經有不少工具可以選擇,但對於企業來說,究竟該選擇哪一款才能真正符合需求,可就是一件讓人傷腦筋的事情了!

為了協助企業解決當下疫情所衍生出員工居家遠端工作的問題,在接下來的文章中,我們也將為大家詳細分析一下,在選擇辦公通訊工具時,應該要注意哪些重點功能,目前市面上的常見工具中,各自擁有哪些優缺點,告訴大家究竟哪一款工具才是最適合您的企業的選擇!

因為疫情的影響,已經有不少企業展開居家遠距工作模式,您的企業做好準備了嗎?

遠距辦公通訊工具,需要考量哪些重點?

市面上的通訊工具百百種,但並非每一種都適合用在企業溝通的需求,當然,市面上已有不少面向企業需求的團隊溝通工具,但能也各有不同,但在選擇時,到底哪些功能會是企業需要考量的重點呢?接下來筆者就來為大家簡單分析整理五個重點!

1.溝通分流效率更高:企業內的工作溝通需求,通常會針對部門或是專案來進行,也因此每一位員工可能都有各自不同參與的討論,也因此會需要有效率的溝通分流機制,讓員工可以輕鬆掌握不同類型的資訊,讓溝通更有效率!
2.可方便回溯討論歷史:考量到專案進行期間較長,時程可從數月甚至數年不等,除了專案當下的溝通,討論內容需要被長時間備存,也需要更方便的查詢機制,以方便專案成員掌握專案溝通的狀況。
3.具備資料共享、協作功能:除了公司員工的溝通,辦公通訊工具也需要具備資料共享與協作的功能,讓員工可以透過單一平台掌握專案相關的檔案,並能與其他員工進行線上協作。
4.具備語音通訊、視訊會議功能:除了文字溝通,員工在進行遠距會議時,透過語音或視訊方式進行線上會議也會是相當必要的功能,也能提升溝通的效率。
5.考量安全性:對於企業來說,無論是部門或是專案溝通,都有可能涉及敏感的機密資訊,所以在選擇辦公通訊工具時,也需要考量相關資訊存取的安全性,以避免重要資訊外流,造成企業損失!

常見遠距辦公通訊工具,該選哪一種?

LINE

以目前最多人使用的 LINE 來說,雖說使用上完全免費,且通訊功能相當完備,也具備檔案分享、投票、多人通話/視訊通話…等功能,但因為 LINE 並非專為企業用戶所打造且使用者眾,因此很容易會讓員工在使用時,同時受到私人訊息的干擾,再加上 LINE 上分享的檔案有一定的時效性,以及對話記錄經常因為切換不同裝置而難以回溯,這些問題都會造成專案團隊在使用上的困擾。

LINE 雖然是一款免費且易於使用的即時通訊軟體,但不易於管理且訊息記錄與檔案分享都有時間限制,對於企業來說,安全性與管理也都是一大問題。

除此之外,安全性問題也是企業在使用 LINE 作為溝通工具時的一大隱憂,由於用戶無權管理 LINE 伺服器上與自己相關的數據,企業隱私的資訊與檔案透過 LINE 傳輸,可能會有相當大的資安風險,因此無法成為可靠的企業辦公工具。

Slack

說到面向企業溝通、協作的工具,Slack 可說是其中發跡最早、最具知名度的一個平台,可依據不同專案設置獨立的討論頻道,讓使用者即時溝通、搜尋過去討論過的內容重點、公開專案的資料與進度,並能指派任務,功能相當完整,且介面設計簡潔易懂。

風行歐美的 Slack 是發跡相當早的企業溝通協作工具,但由於不支援中文,在台灣使用的企業並不多。

但對台灣使用者來說,Slack 最大的缺點就是不支援中文介面,對於使用者不友善,讓企業在導入時可能會花費更多的時間成本。

Microsoft Teams

Teams 是微軟近幾年力推的團隊溝通平台,提供了完整的多人通話或視訊會議功能,也能在會議中分享簡報、檔案,並能整合常見的雲端工具像是 Trello、Evernote,同時也與微軟自家的 Office 有著較好的整合度,可進行多人線上編輯文件。不過 Teams 的完整功能綁定了 Office 365 商務進階版以上的版本,單人授權要價新台幣 4,000 元以上,以 25 人的中型企業來說,就需要花費超過新台幣 10 萬以上,對於企業來說也是不小的負擔,但相對的,使用者也能同時獲得其他 Office 應用程式的功能,以及 OneDrive 雲端儲存服務。

與微軟 Office 緊密整合的 Teams 功能十分完整,但要導入的成本較高,並非是所有企業都能負擔。

Jandi

前面提到的 Slack 擁有許多企業溝通、協作的功能優勢,但唯獨不支援中文對於台灣用戶較不友善,也因此後來在市場上出現的 Jandi 就被喻為是「中文版的 Slack」,功能上基本與 Slack 相同,可在讓不同團隊建立獨立的討論平台、議題頻道,同樣也具備專案溝通分流的機制,而訊息中也能分享檔案,不過有限制單一團隊平台 5GB 的容量上限。

Jandi 被喻為是中文版本的 Slack,功能也十分完整,但同樣導入的價格不低。

除此之外,Jandi 也可以與第三方應用整合,像是雲端儲存服務如 Google 雲端硬碟、Dropbox,行事曆如 Google 日曆,以及任務管理平台 Trello,企業也能選擇像是 Amazon Web Services 作為資料儲存中心,或是其他私有雲。在使用成本方面,Jandi 也是付費訂閱制的服務,以 25 人的中型企業為例,Premium 版的一年費用約為新台幣 45,000 元,而高階的 Enterprise 版一年費用則為新台幣 78,000 元。

上述的幾項工具可說是各有所長,但面向企業需求,卻仍舊有不少難以忽視的缺點,所以企業用戶在決定遠距辦公、專案協作工具時,只能選擇「將就一下」了嗎?答案當然是「NO」,更完美的解決方案,就是「TP 辦公通」,到底這款工具有哪些過人之處呢?接下來的介紹就讓我們繼續看下去!

完美結合即時通訊與專案管理的協作工具:TP 辦公通

TP 辦公通是專為中文使用者量身打造的企業私有雲辦公平台,集結了即時訊息、檔案分享與專案管理…等功能。

「TP 辦公通」是一款專為企業而生的專案溝通工具,同時具備「溝通」與「專案協作」的功能特色。除了基本的文字訊息之外,更內建網路電話功能,也能整合 Zoom 平台進行視訊會議,而且相關溝通的內容也都能完整保留歷史記錄,有助於主管與員工了解專案進行的脈絡。
TP 辦公通除了單純提供即時通訊功能,也具備完整的專案管理與任務進度追蹤功能。

另外在專案協作方面,TP 辦公通可以透過專案建置與參與人員配置,完整掌握專案進行的進度,並可提供資料共享功能,而且 TP 辦公通對於企業來說最有保障的就是採「私有雲」架構,企業可以透過自有伺服器存儲資料,不用擔心機密外流的問題。

TP 辦公通主打的六大特色,每一項都是考量企業需求所打造的,除了使用者體驗,更符合企業追求安全性與易於管理的需求。

除此之外,TP 辦公通也提供台灣在地服務,並提供中文客服資源,企業使用時需要諮詢或技術支援都不用擔心會有語言的隔閡。

TP 辦公通特色搶先看

  • 資訊安全:私有雲架構,資料不外流
  • 溝通便利:文字訊息、網路電話(SIP)、視訊會議都可行 (視訊需要另外加購 zoom 方案)
  • 專案協作:即時分享進度,掌握工作狀態
  • 歷史紀錄:保留完整歷史紀錄,交接不漏接
  • 在地服務:台灣的在地服務,中文溝通沒問題
  • 免費試用現在申請即享免費試用 6 個月,申請表單請參考這個連結

TP 辦公通功能快速導覽

TP 辦公通本身區分伺服器端與用戶端兩種應用版本,透過一般的電腦或是伺服器即可輕鬆完成佈署,也有功能十分完備的網頁管理後台,可提供企業完成組織成員、資料使用量、安全管理與服務狀態監控…等功能。

在初次使用 TP 辦公通時,可透過組織管理為公司建置部門與員工使用帳號,且能快速進行帳號權限的設定,若員工離職,也能快速解除使用權限。

TP 辦公通的用戶端應用的操作介面採用便於呈現大量資料的橫式分頁設計,非常簡單易上手。

在 TP 辦公通中,使用者所有的討論都可以在「訊息」分頁中查看,每一個討論群組都有獨立的對話、任務、文件、筆記與動態…分頁,可以查看與群組相關的專案或是部門的相關工作資訊。

在「任務」分頁中也可以看到群組中的專案進度,並可查看到派發任務的負責人與完成進度狀態,方便掌握專案進行的時程。

與專案相關的檔案,大家也可上傳至公司內部的 TP 辦公通伺服器端,大家可「文件」中共同協作管理相關檔案。

為了方便專案資訊的交流,TP 辦公通也提供了群組共享的「筆記」功能,可將專案相關的資訊集中彙整。

另外在群組的「動態」功能,也可以查看到成員們的活動記錄,包括檔案的上傳、派發任務與添加筆記…等,員工們有沒有依照任務分配處理工作,也都可以透過記錄一目瞭然哦!

在「專案」分頁中,我們也可以看到目前與自己相關的專案或部門討論群組。

透過儀表板誤,我們也可以查詢自己負責或參與的任務目前完成進度的狀況。

TP 辦公通除了群組溝通、一對一溝通之外,也能提供企業針對特定員工、部門或是全部員工進行「廣播」發訊,有助於企業佈達公司中的重要資訊。

TP 辦公通也內建了投票功能,可用在開會時做出共同決議,或是公司特定活動的簡單調查需求。

總結:面對未知局勢,超前佈署遠距辦公解決方案已成必然!

目前肺炎的疫情還未明朗,對於企業的衝擊,目前也還無法預估到底何時會結束,對於企業來說,為了配合防疫,遠距辦公已成為無可忽視解決方案。但對於中小企業來說,在有限的資源之下,如何選擇適合的遠距辦公工具,更是當務之急。

考量上述的問題,採私有雲架構的「TP 辦公通」會是企業當下的最佳選擇,除了兼具溝通與專案協作功能,更能提供企業更完整的後台設定功能,並能整合企業內部的伺服器資源,兼顧機密資料的防護。除此之外,因為 TP 辦公通採用傳統應用程式的部署方式,而非需要透過網際網路的 SaaS 方式,因此在沒有外網的情況下,企業內的員工也能正常讀取已存在電腦上的資料,也更能顧及企業所在意的穩定性問題。

目前 TP 辦公通也提供了企業申請免費 6 個月試用的服務,活動只到 8 月底,別忘了把握機會哦!

在價格方案方面,TP 辦公通也提供 10 位成員、10 個專案上限的免費版方案,另外針對中小企業也有一年 25 人不限專案數的企業版本,價格為新台幣 25,000 元,若有其他人數需求,請聯繫 TP 辦公通。相較於其他同類型服務, TP 辦公通的價格可說是相當實惠,而目前 TP 辦公通也提供了免費申請試用 6 個月的服務,對於有意超前佈署遠距辦公解決方案的企業來說,現在也是非常好的「進場」時機哦!

*TP 辦公通免費試用 6 個月活動進行中,申請表單請參考這個連結

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