第11招 跨文字方塊呈現內文

有的時候我們想要在文件的版面上有些變化,會設計一個文字方塊在文件下方,並且希望文字方塊內的文章與本文的文章是分開的,讓下方的文章自成一個區塊。可是,如果文字方塊內的文章希望能夠連續跨頁接著走下去,這時我們就需要將文字方塊設定連結,讓上一個文字方塊與下一個能夠連接下去,文章才會跨文字方塊走下去。

Step 1

假設這個跨頁的文件中,我們希望下方的兩個文字方塊內文能夠接著走。

Word 文書處理 25 招:實用技巧讓效率加倍、版面更美

Step 2

在第一個文字方塊點選滑鼠右鍵,選擇「建立文字方塊連結」。

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Step 3

接下來滑鼠游標會變成水桶的形狀,切換到下一頁的文字框,注意要連結的這個文字框裡頭必須是空白的,然後把水桶圖案的游標移到文字框上按下滑鼠左鍵。

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Step 4

這時按下滑鼠左鍵,就可以看到接下來的文字就會出現在第二個文字方塊上,已經成功的連結上來了。

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第12招 快速設定文件行距

只要選擇你要設定行距的文字段落, 按下「Ctrl」+「1」就可以設定為單倍行距,而按下「Ctrl」+「2」則是雙倍行距。不過,如果按下「Ctrl」+「5」則是設定為1.5倍行距。

Step 1

選取所要的段落,按下「Ctrl」+「1」可以設定為單倍行距。

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Step 2

選取所要的段落,按下「Ctrl」+「2」則為雙倍行距。

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第13招 圖片太多?檔案減肥有方法

有些文件我們會在裡面插入大量的圖片、圖表,而圖片的累積量一大,整個檔案都變得相當大,一下子就超過10MB, 別說透過郵件與別人分享都寄不出去,就連在自己的電腦打開這個文件檔都變得很慢。

其實在Word裡頭可以對圖片進行壓縮,你可以試著將所有的圖片都壓縮到最小,再把檔案重存看看,用這種方式將檔案減肥,就可以讓你的檔案開啟的效率變快,而且也可以更便利地與別人分享檔案。

Step 1

在文件中任選一張圖片,按下滑鼠右鍵,點選「設定圖片格式。

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Step 2

在「圖片」的頁籤中,按下下方的「壓縮」按鈕。

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Step 3

將解析度變更為「Web/畫面」,如果你只要壓縮所選的這張圖片,就勾選套用至「選取的圖片」,如果你要一次壓縮所有的圖片,就勾選「文件中的所有圖片」。

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Step 4

在跳出來的警告視窗按下「套用」,之後記得將壓縮過的檔案儲存下來,就可以把整個文件瘦身。

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第14招 一次把文件中所有圖檔都存成檔案

有的時候, 我們會需要把Word文件中的所有圖檔檔案通通都取出來,一個一個儲存成圖片檔案。只要將目前的這個Word檔案,另存成網頁的格式,這時Word就會自動把文件中所有的圖片轉出到一個資料夾存好了。

Step 1

選擇另存新檔,並且將存檔的格式設定為網頁的HTML格式。

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Step 2

只要你的文件中包含有圖片,你可以在原來的文件資料夾下,發現多出一個「檔名.files」的資料夾,點選進入這個資料夾,就可以看到文件所有的圖片檔案。

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第15招 將數據轉為圖檔貼到文件中

某些公司的資料或是簡報,會需要引用一些Excel報表中的數據,而你必須在Word裡頭引用某些數據,這時你可以用「文轉圖」的技巧,把一些報表中的數據轉為圖檔,提高人家直接把數據複製貼上的難度。
這種文轉圖的方式,又有分為直接貼上,與貼上連結兩種方式。所謂的貼上連結,就是你隨時可以在圖片上按下更新連結,圖片就可以即時更新裡頭的數據,可以確保圖片中的資料保持最新的狀態。

Step 1

我們在一份Excel檔案中選擇要複製的數據範圍,然後按下複製。

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Step 2

複在「常用」的工作區中點選「貼上」,按下「選擇性貼上」。

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Step 3

在「選擇性貼上」視窗裡頭,看你是要用貼上或是貼上連結的方式都可以,然後形式選擇「圖片(Windows中繼檔)」。

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Step 4

如果你選擇「貼上連結」的話,則之後你可以在這個轉換成圖片的數據上按下滑鼠右鍵,選擇「更新連結」。

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(下一頁:(16)複製網頁內容不帶格式、(17)找找看,兩個檔案內容差在哪?、(18)英文大小寫快捷切換法、(19)一次取出所有隱藏的超連結網址、(20)取消輸入網址變成超連結功能)

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3.  好奇 (發表於 2012年4月09日 11:32)
doc格式除非是為了讓其他台電腦讀取
不然我一律都以新的格式存取
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5.  Hannah (發表於 2012年5月05日 22:04)
技術含量高,內容超實用!!
看完馬上就把內容全部保存下來說,
感謝編者整理這麼好用的資訊~~
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7.  nextgen (發表於 2012年8月30日 17:03)
大大真是太利害了,有空也請用用新代全方位出版系統。跟Word 一樣好用,像Indesign 一樣專業。
Andy
8.  Andy (發表於 2013年4月07日 20:36)
技巧終究是技巧。
沒有基本排版美感的人有了這些技巧還是沒用╮(╯_╰)╭

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