不只是備份工具,活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器

或許我們對 Dropbox、Google Drive、OneDrive⋯ 等雲端儲存空間都不陌生,知道它可以用來儲存檔案、可以共享照片、可以免費使用,所以在每次限時贈送儲存空間的活動中,都不忘為自己累積更大的空間,好讓未來有空間儲存更多檔案,畢竟容量永遠不嫌大。但若能換個角度思考及運用,它還能是最具效益的溝通管道及平台。

溝通工具用對了嗎?

在課業、工作、生活領域中,我們會強調利用「溝通」的方式,協力達到共同的目標,打電話是溝通、開會是溝通、e-mail 往返也是溝通,有效的溝通可以達到事半功倍的效果,但更多時候,我們卻是處在各種會造成事倍功半的溝通裡,例如冗長的會議、重覆進行確認的動作、花時間等待他方回應等等。

為了克服這些不具效益的溝通行為,開始使用光碟、隨身碟這類可以大量複製的儲存工具,並因應不同溝通對象安裝各式通訊軟體,以及花費成本架設 FTP(File Transfer Protocol)傳送檔案等等。可惜的是,增加的工具及成本愈來愈多,卻不見得獲得相對的成效,甚至得花更多時間操作這些工具及軟體,讓自己更忙碌。如果你也遇到這樣的問題,就該反向思考,究竟用對工具了嗎?

同步/共享/協作的雲端空間

溝通的目的是為了達成共識與目標,隨著雲端儲存技術愈來愈成熟後,雲端空間除了儲存檔案之外,還具有同步更新檔案、分享資料、協同工作等等的特性,讓過去許多溝通行為,都可以透過雲端空間一次完成。舉例來說,在公司進行跨部門合作專案時,可以開啟共用的雲端空間,讓各部門準備的資料都可以相互取用,以減少電子郵件或檔案傳遞的時間,並使用協作模式讓多人共同完成企畫案,減量非必要的會議次數。此外,透過雲端儲存可以減少忘記攜帶 USB 隨身碟的風險,也可以不受e-mail傳送檔案大小的限制,以及降低一檔多存所造成版本錯誤的問題。

因此,重新檢視過去繁瑣的溝通行為後,會發現只要善加運用雲端儲存空間,過去依賴使用的工具及軟體其實可以被淘汰,且只要從中找出屬於自己的運用方法,就能打破時間與空間的限制,大幅減少重覆溝通所花費的時間,創造全新事半功倍的效率。

串連多裝置同步使用

目前免費雲端儲存空間的選擇很多,常見有 Dropbox、Google 推出的 Google Drive,以及微軟推出的 OneDrive,還有 Apple 的 iCloud Drive 等,容量及特色上略有差異,可以依照使用習慣,以及手機及平板的系統,選擇最適合搭配的一種。不過,多數的雲端空間都有針對行動平台推出 App,並且能夠支援不同作業系統使用,所以只要能夠串連平時使用的電腦、手機、平板等等,達到跨平台的目的,就能發揮雲端空間的效益,以下則以 Dropbox 及 Google Drive 為例。

不只是備份工具,活用Dropbox、Google Drive 成為協同工作、檔案救援利器

(後面有 Dropbox 與 Google Drive 分別介紹)

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則